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O que é a Colaboração?

A colaboração no local de trabalho tornou-se numa matéria importante para vários executivos e funcionários que buscam melhores resultados de negócio. A um nível básico, uma colaboração acontece quando duas ou mais pessoas trabalham em conjunto para um objetivo comum. Por ser um termo vago e devido à sua aplicação a diversas soluções de tecnologia, muitos se questionam sobre “o que é a colaboração?” e como pode beneficiar as suas empresas?

Colaboração na vida real

O que nos ocorre em primeiro lugar quando ouvimos a palavra “colaboração?” Uma colaboração musical ou do mundo da moda inesperada? Embora sem o impacto de um sucesso musical ou do último grito da moda, muitos de nós deparam-se com o fenómeno da colaboração todos os dias.

Pense a nível da sua vida pessoal: preparar uma refeição, planear uma viagem, o dia da sua família ou até escolher um programa para ver na Netflix. São exemplos de colaboração. A colaboração está em todos os aspetos da sua vida diária, exceto talvez nas caixas de pagamento automático do supermercado.

Colaboração no local de trabalho

Tendo em conta toda a colaboração que acontece na sua vida pessoal, é natural que este fenómeno também exista no seu local de trabalho, certo? Longe vão os dias em que as equipas tinham de trabalhar no mesmo espaço físico ou até no mesmo fuso horário, mas isso não significa que o trabalho próximo e em tempo real com os nossos colegas se tenha tornado menos importante. Especialmente num mundo em que as empresas dependem de equipas que necessitam de se ligar entre si através de dispositivos, locais e fusos horários diferentes para cumprirem prazos, manterem o envolvimento e continuarem a inovar.

Simon e Garfunkel (um bom exemplo de colaboração) não estavam totalmente certos quando cantavam “I am an island” (Sou uma ilha). Apesar dos nossos melhores esforços para realizar o trabalho por nossa conta, precisamos dos nossos colegas para atingir os objetivos. Pense na frequência com que colabora com outras pessoas para dar conta da sua lista de tarefas. Reuniões, projetos de grupo, pedir a alguém para rever o seu trabalho antes da finalização, são exemplos de colaboração no local de trabalho.

Mas nem toda a colaboração acontece face a face. Grande parte da colaboração acontece através de ferramentas e de software de colaboração online. Com mais de 43 por cento da força de trabalho nos EUA a trabalhar remotamente, de acordo com um inquérito da Gallup de 2017, as aplicações de colaboração ajudam a eliminar a separação geográfica, seja na mesma cidade ou dentro do país, e aproximam equipas, para um trabalho mais eficiente.

O aumento do software de colaboração na cloud que oferece uma experiência de utilizador consistente em múltiplos dispositivos e que armazena o trabalho fora da área também está a contribuir para aumentar a adesão. Com soluções disponíveis em qualquer local, em qualquer momento, independentemente do dispositivo de trabalho, a tecnologia moderna está a permitir que o local de trabalho do futuro se expanda muito além do espaço de escritório e do horário tradicional das 9h00 às 17h00.

Soluções de colaboração empresarial que provavelmente já utiliza

Pode surpreender-se ao constatar que já utiliza alguma tecnologia de colaboração no seu trabalho diário. Utiliza a webconferência para reuniões? Ou uma plataforma de colaboração de equipa para envio de mensagens e partilha de ficheiros? E a partilha de documentos para fugir ao inferno dos e-mails? Então já embarcou no comboio da tecnologia de colaboração.

Vejamos de forma aprofundada algumas aplicações de colaboração e as suas vantagens.

 

  • Chamada Web: A chamada web ou “webconferência”, como também é conhecida, é uma solução de colaboração que permite aos utilizadores efetuar chamadas através de um browser de Internet, dispositivo móvel ou dispositivo de vídeo. Os utilizadores podem efetuar uma simples chamada de voz, semelhante a um telefonema normal, incorporar vídeo, partilhar o ecrã do computador, conversar por chat, consultar os participantes ou partilhar ideias através de um quadro branco digital. A chamada web transforma uma reunião indesejada numa ação de verdadeira colaboração.
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  • Videoconferência: Um subconjunto de soluções de chamada web, a tecnologia de videoconferência permite aos utilizadores transmitir vídeo em direto durante uma chamada. Muitos smartphones com câmaras incorporadas têm uma aplicação de vídeo nativa instalada, por exemplo, o FaceTime do iPhone, e várias soluções de webconferência incluem funcionalidades de vídeo para utilizadores de colaboração empresarial. À medida que cada vez mais colegas colaboram remotamente com frequência diária, a colaboração face a face ajuda as equipas a humanizarem a comunicação, a criar laços e relações, assim como a reunirem-se virtualmente a qualquer hora, independentemente da sua localização.
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  • Colaboração da equipa:: A maior parte das vezes utilizamos o e-mail para obter uma resposta rápida ou partilhar um feedback sobre um ficheiro. No entanto, isto provoca uma saturação das nossas caixas de correio. De acordo com a IDC, os trabalhadores passam 36 por cento do seu dia à procura de informação. As soluções de colaboração de equipa ajudam a reduzir esse tempo e a mudar tarefas de caixas de correio cheias para uma plataforma de colaboração tudo-em-um que permite realizar o trabalho em qualquer lugar e logo que chega a inspiração. Graças às aplicações móveis e de computador de secretária, os utilizadores podem enviar mensagens, colaborar em documentos, partilhar ficheiros ou reunir-se para garantir que o trabalho não para com uma interrupção da reunião.
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  • Colaboração em documentos: Quantas vezes pediu aos seus colegas para reverem um ficheiro por e-mail e recebeu várias versões com marcações contraditórias, obrigando-o a reconciliar as edições? Pode ser imensamente frustrante. As soluções de colaboração em documentos, em particular as que permitem o controlo de versão, ajudam a eliminar a confusão e o trabalho extra. Sem edições sobrepostas e sem múltiplas versões de um ficheiro a circular; algumas soluções oferecem um repositório único para os ficheiros finais. Todos na mesma página.
  • As vantagens adicionais das soluções de colaboração empresarial incluem:

    • Acelerar o tempo de entrega de projeto
    • Melhorar a comunicação entre as equipas
    • Manter a progressão dos projetos entre reuniões
    • Fomentar a inovação, uma vez que a partilha de ideias deixa de estar limitada às horas de reunião
    • Ajudar a eliminar hierarquias e dar voz a todos os membros de uma equipa
    • Permitir aos membros da equipa trabalhar em qualquer lugar e em qualquer momento a partir de qualquer dispositivo
    • Reduzir os custos de deslocação e formação

    Abraçar uma mentalidade de colaboração

    As soluções de colaboração modernas procuram integrar e facilitar a nossa forma de comunicar e trabalhar em conjunto, independentemente de estarmos no mesmo escritório ou dispersos pelo mundo. À medida que continuamos a evoluir para o local de trabalho do futuro, com mais escritórios abertos, trabalhadores remotos e uma abordagem ao trabalho a partir de qualquer local e a qualquer hora, abraçar a mentalidade e as soluções de colaboração que a possibilitam torna-se essencial para os trabalhadores a todos os níveis.

    Para obter uma resposta à pergunta “o que é a colaboração”, basta olhar à sua volta e observar a forma como trabalha com os seus colegas.