Har du ett konto?

  •   Anpassat innehåll
  •   Dina produkter och support

Behöver du ett konto?

Skapa ett konto

Lösningar - Anna Bellman

Ställ högre krav i digitala möten

Problemet är att de flesta försöker trycka in den fysiska mötesformen i det digitala formatet - och blir sedan frustrerade över att det inte fungerar.

Anna Bellman 
Utbildare, föreläsare och moderator - med passion för att sprida energi och engagemang digitalt

Det digitala är här för att stanna. Hört den förut? Och så är det. Det digitala ÄR här för att stanna. Undersökning efter undersökning talar samma språk. I takt med att vi har vant oss med att arbeta på distans så har vi också insett fördelarna med att slippa resa och kunna arbeta hemifrån, och vi vill fortsätta med det. I alla fall majoriteten av oss, och gärna så mycket som fyra dagar per vecka*. Samtidigt så blir baksidan mer och mer tydlig - vi mår allt sämre och vi blir tröttare av det digitala.

Problemet idag är att de flesta försöker trycka in den fysiska mötesformen i det digitala formatet - och blir sedan frustrerade över att det inte fungerar fullt ut och att deltagarna på mötena inte är så engagerade som förväntat. Finns någon lösning? JA! Ställ högre krav.

I takt med att vi blir mer och mer vana vid den digitala tekniken och livet på distans, så ökar också kravet på att den kommunikation som ges ska vara genomtänkt, snyggt levererad och med hög kvalitet. Andra ställer högre krav på dig, du behöver också ställa högre krav - på dig.

1. Dig själv som mötesledare

Hur väl förberedd är du när du leder möten? Avsätt tid så att det blir hög kvalitet på dina möten. Tänk på:

  • Var tydlig med syfte, mål, förväntningar och agenda.
  • Håll mötet kortare än motsvarande fysiskt möte - vi orkar inte lika mycket i det digitala, men hinner lika mycket på 45 minuter som 60 om vi är väl förberedda.
  • Förbered det du ska säga så att det är välformulerat, distinkt och snyggt förpackat om du använder presentationsbilder. Och öva. Mer än en gång.
  • Titta rakt in i kameran så att du ser de du talar till rakt in i ögonen.
  • Planera in tid för deltagarna att kunna interagera och vara delaktiga.

2. Dig själv som mötesdeltagare

Hur aktiv och delaktig är du som mötesdeltagare? Det finns en mening med att du är inbjuden och du är avgörande för hur bra mötet blir.

Tänk på:

  • Kom i tid. Logga in några minuter innan mötet ska börja så att du kan testa att din teknik fungerar så att mötet kan börja direkt på tid. Det handlar om respekt för andras tid.
  • Stäng av allt som stör, stäng ner andra program på datorn du inte behöver just nu, så att du är fokuserad och närvarande och inte frestas att mejla under tiden (nej, ingen av oss är bra på multitasking - inte ens i våra bästa stunder kan vi vara fullt fokuserade på två saker samtidigt).
  • Lyssna aktivt, även om du inte pratar: Sätt på kameran, titta så rakt in i kameran du kan och visa med ditt kroppsspråk att du lyssnar. Nicka, göra tummen upp och le.

3. Dig själv som ”teknikproffs”

Det som gör oss mest frustrerade med digitala möten är att tekniken strular, det visar en undersökning jag gjort med 370 respondenter. Oftast är det inte tekniken i sig som är problemet, utan att vi inte har testat den tillräckligt innan vårt möte.

Tänk på:

  • Våga leka. Testa tekniken, olika funktioner under tider då du inte är i möte. Ju mer du leker och vågar testa - desto närmare ett teknikproffs kommer du, och desto mer bekväm kommer du känna dig. Testa innan, inte under tiden mötet pågår.
  • Logga alltid in i god tid. Om du loggar in 10 minuter innan mötet ska börja så kan du testa att allt fungerar som det ska, du kan sedan göra annat minuterna fram till dess mötet startar. Du kommer att ha en skön puls och vara mer närvarande och på tå när mötet drar igång.
  • Välkomna nya uppdateringar och nya funktioner. Vi är troligen bara i början av hur fantastisk tekniken kommer att bli för att göra våra digitala möten ännu bättre. Så var nyfiken, så kommer du kanske inte att bli ett teknikproffs, men bra mycket närmare än om du sitter sur med armarna i kors.

”Svagheterna i våra fysiska möten blir förstärkta i det digitala” sa en kund till mig i början av pandemin. Spot on. Det som också blir allt tydligare är att det som fungerar bra i det fysiska inte nödvändigtvis fungerar digitalt. Men genom att se fördelarna med det digitala kan vi till och med göra bättre möten digitalt. Om vi ställer krav. 

Anna Bellman - i samarbete med Cisco Sverige

Utbildare, föreläsare och moderator - med passion för att sprida energi och engagemang digitalt

* En undersökning som Cisco genomförde med 1569 deltagare hösten 2020 visar att:

  • 58% vill arbeta minst 2 dagar per vecka från hemmet, varav majoriteten vill arbeta hemifrån 4 dagar per vecka. (Post-COVID)
  • 98% av alla möten kommer inkludera deltagare som befinner sig i hemmet. (post-COVID)