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Cosa si intende per videoconferenza?

I moderni ambienti di lavoro sono ormai formati da colleghi sparsi in tutto il mondo e dal desiderio di tutti i team di creare comunque rapporti quotidiani. E questo è fondamentale in un mondo il cui successo si basa sul lavoro di squadra e sulla collaborazione. Per questo, in alcune aziende vengono quindi adottate le videoconferenze come soluzioni di collaborazione. Le videoconferenze sono un derivato della tecnologia delle chiamate Web, soluzioni di collaborazione che consentono di effettuare chiamate tramite browser Internet, dispositivi mobili o video. Le videoconferenze consentono l'interazione visiva tra colleghi di ogni livello e reparto.

Vantaggi delle soluzioni per videoconferenze

Perché ci stiamo rivolgendo al software delle videoconferenze? Guardati attorno in ufficio. I colleghi con cui lavori sono seduti accanto a te? Oppure lavorano in una città diversa e con un fuso orario diverso? È molto probabile che la risposta corretta sia la seconda. Questa situazione crea la necessità di incrementare la comunicazione e la collaborazione all'interno dell'ambiente di lavoro.

I vantaggi della videoconferenza includono una migliore Collaborazione tra team e una condivisione delle idee diretta, esattamente come avviene negli scambi faccia a faccia. Una videoconferenza è facile da programmare. I team possono partecipare senza alcuna difficoltà ovunque si trovino. Gli incontri faccia a faccia, anche per i team dislocati in varie parti del mondo, consentono una comunicazione più umana e offrono la possibilità di creare legami.

Aggiungendo una componente visiva alle riunioni si crea un maggior coinvolgimento dei partecipanti che va oltre la singola riunione. Le videoconferenze offrono l'opportunità di sfruttare tutti quei segnali non verbali che agevolano la comprensione tra gli individui. Per la sua stessa natura, la videoconferenza permette ai team di partecipare ovunque si trovino e questo implica una notevole riduzione dei costi per l'azienda.

Come posso usare le videoconferenze nel mio lavoro?

Sono diversi i modi in cui puoi usare le videoconferenze per collaborare con i tuoi colleghi:

  • Riunioni settimanali
  • Lancio dei progetti
  • Formazione di nuovi dipendenti
  • Sessioni di rapido brainstorming
  • Presentazioni delle argomentazioni di vendita ai clienti
  • Descrizioni dei prodotti
  • Riunioni manageriali 1:1
  • Connessioni in remoto delle classi

Quali sono i componenti di un sistema di videoconferenza?

Uno dei motivi per cui le videoconferenze sono ormai molto diffuse è la facilità con cui è possibile reperire i componenti necessari, anche se questi possono variare leggermente in base alle caratteristiche dell'ufficio. Il primo componente di un sistema di videoconferenza moderno è il software. Sia la pianificazione che l'avvio di qualsiasi videochiamata avviene tramite un software installato su computer desktop, dispositivo mobile o video. Anche la soluzione per conferenze Web può avere funzioni video. Le sale per videoconferenze di alcuni uffici vengono allestite con telecamere e schermi ad alta definizione ideati appositamente per offrire l'inquadratura perfetta e per spostarsi sul relatore ogni volta che prende parola durante le riunioni e le presentazioni. L'altro elemento importante è una connessione Internet veloce e sicura.

In ogni caso, non è fondamentale avere una sala riunioni speciale o un allestimento complesso per poter usare la videoconferenza come strumento di lavoro. I servizi di videoconferenza sono progettati per funzionare con computer desktop, laptop e dispositivi mobili. Inoltre, prevedono l'uso di webcam e microfoni autonomi e sale comuni perché l'unico scopo è raggruppare i partecipanti nella stessa sala virtuale. Molti smartphone sono dotati di videocamere integrate con app di videochiamata installate. Basti pensare a FaceTime sugli iPhone. Questa è musica per le orecchie dei 3,9 milioni di lavoratori statunitensi impegnati in telecomunicazioni per almeno metà della loro giornata lavorativa. Sono questi i dati emersi da uno studio condotto nel 2017.

Una comunicazione più umana

Attraverso riunioni giornaliere condotte in videoconferenza è più facile ottenere risultati migliori, ridurre i costi e far quadrare i budget. In un momento storico in cui sono sempre più diffuse le aziende distribuite, unire un team in una videoconferenza crea sicuramente legami più umani.

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