Uw contactpersonen beheren

Over uw contactpersonen

Cisco Unity Connection gebruikt de informatie in uw lijst met persoonlijke contactpersonen om uw inkomende gesprekken door te sturen en u te helpen bij het plaatsen van uitgaande gesprekken. Connection gebruikt uw persoonlijke contactpersonen ook om de personen die u bellen te identificeren.

De informatie over uw persoonlijke contactpersonen vult de informatie in de telefoonlijst van Cisco Unity Connection aan. De telefoonlijst van Connection is bestemd voor intern gebruik door uw organisatie. Deze lijst wordt onderhouden door de systeembeheerder, terwijl persoonlijke contactpersonen door uzelf worden ingevoerd en onderhouden.

U kunt de persoonlijke contactpersonen gebruiken om namen en nummers op te slaan van personen die niet in de Connection-telefoonlijst zijn opgenomen, zoals klanten, leveranciers, familieleden en vrienden.

U kunt uw persoonlijke contactpersonen beheren via het webhulpmiddel Messaging Assistant. U kunt Connection-gebruikers toevoegen aan uw persoonlijke contactpersonen. Deze gegevens worden echter niet automatisch bijgewerkt en onderhouden door het systeem. Als een collega die in de lijst staat bijvoorbeeld het bedrijf verlaat, moet u de gegevens zelf uit de lijst met persoonlijke contactpersonen verwijderen.

Als u werkt met spraakopdrachten om te bellen, heeft het toevoegen van andere Connection-gebruikers aan uw persoonlijke contactpersonen de volgende voordelen:

Alternatieve namen gebruiken - Als u spraakopdrachten gebruikt voor het bellen van collega's, werkt dit mogelijk beter met behulp van alternatieve namen. Voeg bijnamen of andere alternatieve namen aan uw lijst met contactpersonen toe voor die personen in de Connection-telefoonlijst waarmee u regelmatig belt of waarvan de naam moeilijk uit te spreken is.
Externe nummers gebruiken - Als u regelmatig collega's belt op hun persoonlijke mobiele telefoons, kunt u hun gegevens uit de Connection-telefoonlijst samen met hun mobiele nummer aan uw persoonlijke lijst toevoegen zodat u ze snel kunt bereiken via spraakopdrachten.

(Houd er rekening mee dat u aangemeld moet zijn bij Connection als u spraakopdrachten wilt gebruiken om gesprekken tot stand te brengen.)

Contactpersonen toevoegen

U kunt twee soorten telefoonnummers opgeven voor uw contactpersonen:

Telefoonnummers om contactpersonen te bellen via spraakopdrachten

Gebruik de velden Gekozen telefoon werk, Gekozen telefoon thuis en Gekozen mobiele telefoon als u spraakopdrachten wilt gebruiken om uw contactpersonen te bellen.

Neem in de telefoonnummers eventuele extra cijfers op om naar buiten te bellen (bijvoorbeeld 9) en voor internationale nummers (bijvoorbeeld 1).

Telefoonnummers om contactpersonen te identificeren voor persoonlijke doorschakelregels

In de velden Telefoon werk, Telefoon thuis en Mobiele telefoon kunt u telefoonnummers opgeven die door Connection worden gebruikt om uw persoonlijke doorschakelregels toe te passen op inkomende telefoongesprekken van persoonlijke contactpersonen. (Als u bijvoorbeeld een persoonlijke doorschakelregel wilt maken die gebaseerd is op het vaste nummer van uw ouders, dan geeft u dit nummer op in het veld Telefoon thuis.)

E-mailadressen zijn uitsluitend bedoeld ter informatie. Connection gebruikt deze niet in uw lijst met persoonlijke contactpersonen.

Tip

U kunt contactpersonen uit Microsoft Exchange importeren in uw lijst met persoonlijke contactpersonen in Connection. Zie Contactgegevens uit Exchange importeren in persoonlijke contactpersonen.

Procedure

Stap 1	Selecteer in Messaging Assistant de optie Nieuwe contactpersoon in het menu Contactpersonen. (U kunt ook op de pagina Contactpersonen weergeven op het pictogram Nieuwe contactpersoon klikken onder de menubalk.)
Stap 2	Voer op de pagina Contactpersoon maken de voor- en achternamen in.
Stap 3	Als u de namen opgeeft met behulp van andere tekens dan het Romeinse alfabet (bijvoorbeeld met Kanji-tekens voor een Japanse contactpersoon), moet u ook de namen opgeven met het Romeinse alfabet in de velden Alternatieve spelling voornaam en Alternatieve spelling achternaam. U kunt de tekens A-Z, a-z en 0-9 gebruiken. Door deze alternatieve spelling kan Connection de namen identificeren als u spraakopdrachten gebruikt om deze contactpersoon te bellen.
Stap 4	Als u spraakopdrachten gebruikt en u voor de contactpersoon een alternatieve naam gebruikt (bijvoorbeeld de meisjesnaam of een bijnaam), geeft u deze namen op in het gedeelte Alternatieve namen.
Stap 5	Als u een andere alternatieve naam voor de contactpersoon wilt toevoegen, klikt u op Rij toevoegen en geeft u de naam op.
Stap 6	Om andere alternatieve namen voor de contactpersoon toe te voegen, herhaalt u stap 5.
Stap 7	Geef desgewenst in het veld E-mail het e-mailadres van de contactpersoon op. (E-mailadressen zijn uitsluitend bedoeld ter informatie.)
Stap 8	Als u spraakopdrachten gebruikt om contactpersonen te bellen, geeft u in het gedeelte Telefoonnummers om contactpersonen te bellen via spraakopdrachten het zakelijke, privé- of mobiele telefoonnummer op dat Connection gebruikt voor de contactpersoon. Als u bij de gekozen nummers een intern nummer wilt invoeren, moet u het toestelnummer van uw contactpersoon opgeven. Als het een extern nummer betreft, voert u het nummer in, beginnend met de toegangscode die nodig is om een buitenlijn te bellen (bijvoorbeeld 9). U kunt de cijfers 0 tot en met 9 invoeren. Gebruik geen spaties, streepjes of haakjes tussen cijfers. Voor internationale nummers neemt u ook de van toepassing zijnde toegangscodes op (bijvoorbeeld 1 en het netnummer). U kunt ook het volgende invoeren: , (komma) om een pauze van één seconde toe te voegen. # en * die overeenkomen met de # en * toetsen op de telefoon.
Stap 9	Als u persoonlijke doorschakelregels gebruikt voor het beheren van gesprekken van contactpersonen, voert u in het gedeelte Telefoonnummers om contactpersonen te identificeren voor persoonlijke doorschakelregels een zakelijk, privé- en mobiel telefoonnummer voor de contactpersoon in. Wanneer u nummers invoert die moeten worden gebruikt met persoonlijke doorschakelregels, voert u het nummer in zoals dit op een display met nummerweergave wordt weergegeven. Connection kan het gesprek alleen identificeren als afkomstig van de contactpersoon wanneer het telefoonnummer van een inkomend gesprek exact overeenkomt met de waarde die u in het veld invoert.
Stap 10	Selecteer Opslaan. De gegevens worden toegevoegd aan uw contactpersonen.

Gegevens van contactpersonen wijzigen

Voer de procedure in dit gedeelte uit als u de naam of het telefoonnummer van een contactpersoon wilt wijzigen of als u een alternatieve naam wilt toewijzen.

Procedure

Stap 1

Selecteer in Messaging Assistant de optie Contactpersonen weergeven in het menu Contactpersonen.

Stap 2

Klik op de pagina Contactpersonen op de persoon waarvan u de gegevens wilt wijzigen.

Stap 3

In de velden Alternatieve spelling voornaam en Alternatieve spelling achternaam kunt u de alternatieve spelling van de naam van uw contactpersoon wijzigen, indien van toepassing.

Als u niet-Romeinse tekens gebruikt in de velden Voornaam en Achternaam, kan Connection aan de hand van deze alternatieve spelling de contactpersoon identificeren wanneer u spraakopdrachten gebruikt om deze contactpersoon te bellen. U kunt de tekens A-Z, a-z en 0-9 gebruiken.

Stap 4

U kunt in het gedeelte Alternatieve namen gegevens wijzigen als dat van toepassing is:

Als u een alternatieve naam wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de naam in en klikt u op Selectie verwijderen.
Als u een alternatieve naam wilt toevoegen, klikt u op Rij toevoegen en geeft u de naam op.

Stap 5

Wijzig indien van toepassing in het veld E-mail het e-mailadres van de contactpersoon. (E-mailadressen zijn uitsluitend bedoeld ter informatie.)

Stap 6

Wijzig, indien van toepassing, in het gedeelte Telefoonnummers om contactpersonen te bellen via spraakopdrachten, het zakelijke, privé- of mobiele telefoonnummer dat Connection gebruikt om de contactpersoon te bellen.

Als u bij de gekozen nummers een intern nummer wilt invoeren, moet u het toestelnummer van uw contactpersoon opgeven. Als het een extern nummer betreft, voert u het nummer in, beginnend met de toegangscode die nodig is om een buitenlijn te bellen (bijvoorbeeld 9). U kunt de cijfers 0 tot en met 9 invoeren. Gebruik geen spaties, streepjes of haakjes tussen cijfers. Voor internationale nummers neemt u ook de van toepassing zijnde toegangscodes op (bijvoorbeeld 1 en het netnummer). U kunt ook het volgende invoeren:

, (komma) om een pauze van één seconde toe te voegen.
# en * die overeenkomen met de # en * toetsen op de telefoon.

Stap 7

Wijzig, indien van toepassing, in het gedeelte Telefoonnummers om contactpersonen te identificeren voor persoonlijke doorschakelregels, het zakelijke, privé- of mobiele telefoonnummer van de contactpersoon.

Wanneer u nummers invoert die moeten worden gebruikt met persoonlijke doorschakelregels, voert u het nummer in zoals dit op een display met nummerweergave wordt weergegeven. Connection kan het gesprek alleen identificeren als afkomstig van de contactpersoon wanneer het telefoonnummer van een inkomend gesprek exact overeenkomt met de waarde die u in het veld invoert.

Stap 8

U kunt in het gedeelte Lidmaatschap bellergroep gegevens wijzigen als dat van toepassing is:

Als u de contactpersoon uit een bellergroep wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de groepsnaam uit.

Als u de contactpersoon aan een bellergroep wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje naast de groepsnaam in.

Opmerking

Als u geen bellergroepen hebt ingesteld, wordt het gedeelte Lidmaatschap bellergroep niet weergegeven. (U maakt bellergroepen in het webhulpmiddel Persoonlijke doorschakelregels.)

Stap 9

Selecteer Opslaan.

Contactpersonen verwijderen

Procedure

Stap 1

Selecteer in Messaging Assistant de optie Contactpersonen weergeven in het menu Contactpersonen.

Stap 2

Vink op de pagina Contactpersonen het selectievakje aan naast de naam van de contactpersoon. U kunt meerdere selectievakjes aanvinken als u meerdere contactpersonen tegelijk wilt verwijderen.

Opmerking

Contactpersonen kunnen niet worden verwijderd als ze deel uitmaken van een bellergroep of een persoonlijke doorschakelregel. Voordat u de contactpersoon kunt verwijderen, moet u deze eerst uit de bellergroep of regel verwijderen. (U maakt regels in het webhulpmiddel Persoonlijke doorschakelregels.)

Stap 3

Klik op het pictogram Geselecteerde rijen verwijderen onder de menubalk.

Contactgegevens uit Exchange importeren in persoonlijke contactpersonen

U kunt tijd besparen bij het invoeren van gegevens van persoonlijke contactpersonen door deze te importeren uit de map Contactpersonen in Microsoft Exchange. Op die manier weet u ook zeker dat de gegevens van uw persoonlijke contactpersonen recent zijn.

U kunt in Cisco Unity Connection alleen de namen, telefoonnummers en e-mailadressen importeren van contactpersonen die op de Exchange-server zijn opgeslagen. Tijdens het importproces wordt het volgende door Connection uitgevoerd:

Voorafgaand aan het importeren wordt het aantal persoonlijke contactpersonen weergegeven.
Nieuwe contactgegevens uit Exchange worden geïmporteerd in uw persoonlijke contactpersonen.
Contactgegevens uit Exchange die zijn gewijzigd sinds de vorige importeeractie, worden bijgewerkt.
Contactgegevens die zijn verwijderd uit Exchange sinds de vorige importactie, worden verwijderd uit de persoonlijke contactpersonen.

Houd er rekening mee dat Connection geen onderscheid kan maken tussen dubbele invoer en geen gegevens van telefoonnummers kan invoeren in de velden Gekozen telefoon. Nadat het importeren is voltooid, moet u mogelijk de lijst met persoonlijke contactpersonen opnieuw bekijken om dubbele invoer te verwijderen of om gekozen nummers toe te voegen als u spraakopdrachten gebruikt om contactpersonen te bellen.

Procedure

Stap 1	Selecteer in Messaging Assistant de optie Contactpersonen importeren in het menu Contactpersonen.
Stap 2	Klik op de pagina Contactpersonen importeren vanuit Exchange op Contactpersonen importeren.
Stap 3	De gegevens uit de map Contactpersonen in Exchange worden geïmporteerd in Connection en de resultaten van de import worden weergegeven.

Gebruikershandleiding voor het webhulpmiddel Cisco Unity Connection Messaging Assistant (versie 15)

Inclusief taalgebruik

Over de vertaling

Book Title

Gebruikershandleiding voor het webhulpmiddel Cisco Unity Connection Messaging Assistant (versie 15)

Chapter Title