ユーザ研修
Unity Connection ユーザへの研修のタスク リスト
ユーザが電話機やコンピュータから Cisco Unity Connection にアクセスするために使用するクライアント アプリケーションをセットアップした後は、次のタスク リストを使用してユーザが Unity Connection に関する知識を習得できるようにします。補足的な Unity Connection トレーニングを計画している場合は、「サポート デスク研修」の項に記載されているユーザの懸念事項や誤解について確認してください 。
ユーザ マニュアルおよび連絡先情報の提供
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Cisco Unity Phone Menus and Shortcuts ウォレット カードをユーザに提供します。ウォレット カードを作成するには、ウォレット カード ウィザードを使用します。ウィザード内のテンプレートには、Unity Connection メッセージを管理するために頻繁に使用されるメニュー オプションとショートカット、および電話ごとの個人設定が含まれています。このウィザードでは、指定されたカンバセーションに基づいて、適用されるキーが入力されます。得られる PDF はウォレット カード形式となり、ユーザはこれを印刷し、切り取り、折り曲げることができます。
『Cisco Unity Connection 電話インターフェイス ユーザガイド』の手順には、Unity Connection メニューのオプションに対してユーザが押すキーは記載されていません。その代わり、この手順ではプロンプトが使用されており、ユーザはこのプロンプトを聞いてメニュー オプションを指定します。ユーザにキー入力情報を提供するには、ウォレット カード ウィザードを使用する必要があります。
ウォレット カード ウィザードでは、テクニカル サポート情報および Unity Connection へのサインイン方法の説明をカスタマイズすることもできます。ウォレット カード ウィザードは、Windows ベースのリモート データベース管理ツールです。http://www.ciscounitytools.com/Applications/CxN/WalletCardWizard/WalletCardWizard.html からツールをダウンロードし、トレーニング ビデオとヘルプを参照してください。
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各ユーザに適切なユーザ ガイドを配布します。次の Cisco Unity Connection ユーザガイドは、http://www.cisco.com/en/US/products/ps6509/products_user_guide_list.html からご利用いただけます。
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User Guide for the Cisco Unity Connection Phone Interface
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User Guide for the Cisco Unity Connection Messaging Assistant Web Tool
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User Guide for the Cisco Unity Connection Messaging Inbox Web Tool
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User Guide for Accessing Cisco Unity Connection Voice Messages in an Email Application
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User Guide for the Cisco Unity Connection Personal Call Transfer Rules Web Tool
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Quick Start Guide: Using the Cisco Unity Connection Web Inbox
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Quick Start Guide: Using Cisco ViewMail for Microsoft Outlook
ガイドに記載された情報は通常、機能別に編成されています。ユーザが使用しているインターフェイスに適したガイドを配布できます。また、ユーザがすでに有効にしている機能に固有の情報を配布することもできます。(Cisco.com で、目的のトピックのリンクを選択し、PDF ファイルを印刷します)。
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組織内および組織外から Unity Connection にアクセスするためにダイヤルする電話番号をユーザに提供します。必要に応じ、デスクフォンで Unity Connection にアクセスするために使用するボタンまたはキーをユーザに示します。
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ユーザに Cisco PCA の Web サイトの URL(http://<Unity Connection サーバ名>/ciscopca)を提供します。
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Cisco Unity Connection Web Inbox への URL(http://<Unity Connection サーバ名>/inbox.)をユーザに提供します。
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Unity Connection の管理者の名前、内線番号または電子メール アドレスおよびサポート デスクの連絡先情報をユーザに提供します。
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組織のユーザが慣れているカンバセーション バージョンに応じて、Unity Connection と以前のボイス メッセージング システムの電話メニューの違いに関するリストを配布することを考慮します。特に、標準カンバセーションの代替方法を使用しない場合(Voice Mail User テンプレートでのデフォルト設定)に役立ちます。
PIN およびパスワードの通知とセキュリティ ガイドラインの説明
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ユーザに電話機の初期 PIN を通知します。または、ユーザが初回登録を完了するために Unity Connection に電話する前に、Cisco Personal Communications Assistant(PCA)の Web サイトにサインインして電話機の PIN を設定するようにユーザに指示します。(Cisco PCA で既存の電話機の PIN を変更するために、ユーザがその PIN を入力する必要はありません)。
Cisco PCA で最初に PIN を変更しない場合、初回登録時に電話機の PIN を変更するよう促すメッセージが表示されます。
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ユーザに Cisco PCA の初期パスワードを提供します。ユーザが Cisco PCA のパスワードを変更するには、Unity Connection Messaging Assistant を使用する必要があります。
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ユーザに、不正なアクセスから Unity Connection メールボックスを適切に保護するために、電話機と Cisco PCA の PIN とパスワードを保護する方法を説明します。組織のセキュリティ ガイドラインを詳しく説明します。ユーザには、PIN およびパスワードを変更する場合は必ず安全なものを入力するよう推奨します。
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ユーザが、Cisco PCA のパスワードは Unity Connection の電話機の PIN に関連しておらず、またパスワードと PIN は同期もされていないことを確実に理解するようにしてください。ユーザは、電話機と Cisco PCA の PIN とパスワードは同じと考える場合があります。その結果、初回登録時に Unity Connection のカンバセーションから電話機 PIN を変更するように求められたとき、両方を変更すると捉えてしまうことがあります。したがって、ユーザに Cisco PCA パスワードの保護を要求しても、すべてのユーザがその要求に従うとはかぎりません。
初回登録の完了についてのユーザへの確認
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電話で初回登録を完了しなければならないことをユーザが知っているか確認します。登録時には、Unity Connection のドキュメントを参照する必要はありません。Unity Connection には、登録プロセスが完了した日が示されます。登録が完了する前に電話を切った場合は、変更は何も保存されず、次回 Unity Connection にサインインしたときに再度初回登録カンバセーションが再生されます。
https://www.cisco.com/c/en/us/td/docs/voice_ip_comm/connection/14/user/guide/phone/b_14cucugphone.html にある『User Guide for the Cisco Unity Connection Phone Interface (Release 14)』の「Enrolling as a Cisco Unity Connection User」の章で、登録の一部としてユーザに要求されるタスクの詳細を説明しています。
Unity Connection の特長と機能の動作の説明
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表 4-1 で概説している、電話機と Unity Connection Messaging Assistant を使用してユーザ設定を個人向けに変更する方法について、トレーニングを行います。特に、ユーザは Web インターフェイスを使用してボイス メッセージ オプションを設定することに慣れていない場合があるため、Messaging Assistant の実践的なデモンストレーションを行うと効果的です。
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表 4-2 で概説している、Cisco Unity Connection パーソナル着信転送ルール Web ツールの使用方法、また、着信転送、通話保留と発信者名確認、および発信者オプションの使用方法について、トレーニングを行います。
研修後のさらなるガイダンスとして、『User Guide for the Cisco Unity Connection Personal Call Transfer Rules Web Tool (Release 14)』または『Cisco Unity Connection Personal Call Transfer Rules Help』を参照してください。
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一杯になったメールボックスが Unity Connection でどのように処理されるのか説明します。ユーザに生じる可能性のある問題については、『サポート デスク研修』を参照してください。同様の情報について、ユーザに適切なユーザ ガイドを参照してもらいます。
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inbox が 1 つに設定されている場合は、ユーザに inbox が 1 つの場合の動作を説明します。
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組織内に RSS リーダーを使用してボイス メッセージにアクセスするユーザがいる場合は、Unity Connection での RSS の使用方法についてトレーニングを行います。
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組織内に TTY および TTY プロンプト セットを使用するユーザがいる場合は、Unity Connection での TTY の使用方法についてトレーニングを行います。
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コール ハンドラまたはシステム同報リストを所有するユーザが自分の責任について理解しているか確認します(必要な場合)。
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必要に応じ、Cisco Unity グリーティング管理者およびシステム ブロードキャスト管理者の使用方法をユーザに提供します。
Unity Connection ユーザが変更できる設定
Messaging Assistant と電話メニューを使用してユーザが変更する設定
Messaging Assistant を使用して変更される設定 |
電話メニューを使用して変更される設定 |
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通話保留と発信者名確認(Call Holding and Screening)(1):
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通話保留と発信者名確認1
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着信転送(Call Transfers)(2):
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着信転送2
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発信者の操作
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発信者の操作
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電話メニュー オプション
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電話メニュー オプション
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グリーティング
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グリーティング
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メッセージの到着通知
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メッセージの到着通知
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メッセージ再生
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メッセージ再生
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メッセージの送信と宛先指定
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メッセージの宛先指定 |
個人設定
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個人設定
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プライベート同報リスト
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プライベート同報リスト
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連絡先:
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連絡先:
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12345 |
(1) 通話保留オプションと発信者名確認オプションは、自動応答またはディレクトリ ハンドラからユーザに転送された着信コールだけに適用され、直接の着信には適用されません。これらのオプションは、外部の発信者や他のユーザがユーザの内線を直接ダイヤルした場合には適用されません。また、保留オプションおよび発信者名確認オプションは、監視転送が有効な場合にだけ使用できます。これらの設定は、ユーザがパーソナル着信転送ルールを有効にしていない場合に適用されます。
(2) 着信転送オプションは、自動応答またはディレクトリ ハンドラからユーザに転送された着信コールだけに適用され、直接の着信には適用されません。転送オプションは、外部の発信者または他のユーザがユーザの内線を直接ダイヤルした場合には適用されません。
(3) 入力した名前による宛先指定を有効にしてあるかどうかによって異なります。
(4) 宛先指定優先リストに含まれる名前の確認、追加、または削除を許可する設定カンバセーションにユーザがアクセスするには、ユーザがカスタム カンバセーションに割り当てられている必要があります。また、管理者は、カスタム キーパッド マッピング ツールを使用して、宛先指定優先リスト カンバセーションを、そのカンバセーションの [メッセージ設定(Message Settings)] メニューのキーにマッピングする必要があります。
(5) ユーザは、[自分が定義した代行内線番号の管理をユーザに許可する(Allow Users to Manage Their User-Defined Alternate Extensions)] オプションが有効になったサービスクラスに属している必要があります。代行内線番号の確認、追加、または削除を許可する電話番号メニューにユーザがアクセスするには、ユーザがカスタム カンバセーションに割り当てられている必要があります。管理者は、カスタム キーパッド マッピング ツールを使用して、[ユーザが定義した代行内線番号の編集(Edit User-Defined Alternate Extensions)] オプションを、そのカンバセーションの [設定(Preferences)] メニューのキーにマッピングする必要があります。
Cisco Unity Connection パーソナル着信転送ルールと電話メニューを使用してユーザが変更する設定
パーソナル着信転送ルール Web ツールを使用して変更される設定 |
電話メニューを使用して変更される設定 |
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通話保留と発信者名確認(Call Holding and Screening):
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通話保留と発信者名確認(Call Holding and Screening):
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着信転送(Call Transfer)
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着信転送(Call Transfer)
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発信者の操作
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発信者の操作
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通知先(Destinations)
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通知先(Destinations)
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発信者グループ(Caller Groups)
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発信者グループ(Caller Groups)
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