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In Verbindung bleiben und zusammenarbeiten auch in Ausnahmezuständen

von Paul Freiberg

IT-Spezialist, Universität zu Lübeck / Juni 15, 2020 / Lesezeit: 8 Min.

Video verbindet Menschen auf eine Art und Weise, die die Möglichkeiten traditionellerer Kommunikationsmittel weit übersteigen. Bereits vor der globalen Corona-Pandemie nutzten Menschen Video, um mit Freunden, Familie und Kollegen in Verbindung zu bleiben, während sie sich räumlich voneinander entfernen. Die Pandemie hat diese Notwendigkeit verschärft und nochmals verdeutlicht, wie wichtig es ist, mit Menschen in Verbindung zu bleiben, die plötzlich physisch nicht mehr miteinander verbunden sind – selbst wenn sie sich in der Nähe befinden. In welche Richtung sich die Welt auch immer entwickelt, die Zusammenarbeit per Video wird immer wichtiger für den Informationsaustausch und die Art und Weise, wie wir miteinander in Verbindung treten. An der Universität zu Lübeck wissen wir das nur zu gut.

Die Universität zu Lübeck ist eine Forschungsuniversität in Norddeutschland, die sich fast ausschließlich auf Medizin und Wissenschaften mit medizinischer Anwendung konzentriert. Wir sind eine spezialisierte Universität, keine Großuniversität. Mit 5.000 Studierenden und 1.200 Mitarbeitern betonen wir seit langem die Vorteile des persönlichen Lernens auf dem Campus für die Studierenden. Infolgedessen hatten wir traditionell keinen formalen Fernunterricht angeboten.

Darüber hinaus suchen wir natürlich immer nach Wegen, um auf dem Laufenden und in Verbindung zu bleiben. Ein Student braucht nach einem Unfall Zeit, um sich zu erholen, oder er muss für eine Familienveranstaltung in sein Heimatland zurückkehren. Immer wieder hindern unvorhersehbare Ereignisse Studierende daran, auf dem Campus zu sein. Aus diesem Grund haben wir bereits vor der Pandemie begonnen, nach Möglichkeiten zu suchen, unsere Vorlesungen digital zugänglich zu machen.

Mehr als Videokonferenzen, wir brauchten Zusammenarbeit

Ich bin seit 2014 als Netzwerkadministrator an der Universität zu Lübeck tätig. Aber im Jahr 2017 als unsere Universität erstmals ernsthaft darüber nachdachte, einen Teil unserer Ausbildung zu digitalisieren, änderte sich meine Rolle. Wir konnten nur Adobe Connect für unsere Online-Sitzungen einsetzen und es war auf Audio, Video und die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen beschränkt. Es fehlte das gemeinschaftliche Element, das wir brauchten. Zudem war die User Experience ungenügend. Wir brauchten Videokonferenzen plus Zusammenarbeit: ein Werkzeug, das Diskussionen und umfangreiche Integrationen ermöglichte.

Wir haben versucht, Jabber für Chats zu verwenden, brauchten aber eine kohärentere, integrierte Plattform. Eine andere Option, die wir in Betracht zogen, war Pexip, auf das wir über ein Institut für deutsche Wissenschaftsorganisationen zugreifen konnten. Als wir Pexip jedoch genauer unter die Lupe nahmen, stellten wir fest, dass wir auf ähnliche Probleme stoßen würden, da es ebenfalls nur auf Videokonferenzen beschränkt war. Wir brauchten mehr als nur Videokonferenzen.

Ich nehme jedes Jahr an der Cisco Live teil und dort bin ich zum ersten Mal mit Webex in Kontakt gekommen. Der Großteil unserer bestehenden Hardware stammt von Cisco und wir haben in der Vergangenheit gute Erfahrungen sowohl mit den Produkten als auch mit dem Team von Cisco gemacht. Es war jedoch das erste Mal, dass ich Webex in Aktion gesehen habe. Ich sah, dass Webex viel leistungsfähiger war als das Tool, das wir verwendeten, und dass es sich auch in Moodle, unsere Open-Source-Lernplattform, integrieren ließ. Webex eröffnete unseren Studierenden die Möglichkeit, in Online-Räumen zusammenzuarbeiten. Es war genau das, wonach wir gesucht hatten.

Wenn sich ein Projekt nicht gut für einen Piloten eignet, sollten Sie sich nicht scheuen, zu einem anderen Use Case zu schwenken.

Deutschland hat sehr strenge Datenschutzgesetze, denen nicht alle IT-Lösungen gerecht werden können. Das bedeutet, dass die Einführung und Bereitstellung eines Dienstes sehr langsam sein kann. Als wir uns 2018 zum ersten Mal für Webex entschieden, haben wir beschlossen, Webex in einem bestimmten, von Wissenschaftlern geleiteten Projekt zu erproben, um sicherzustellen, dass Webex innerhalb der deutschen Protokolle arbeiten kann, bevor es auf die gesamte Universität ausgeweitet wird. Später stellten wir fest, dass dieses Projekt als Pilot nicht gut geeignet war, und so wechselten wir zu einer kleineren Testgruppe an unserem Institut für IT-Sicherheit.

Diese neue Testgruppe nutzte die Lösung zusammen mit ihren Studenten, richtete Seminare mithilfe von Webex ein und arbeitete auch mit Forschern aus den Vereinigten Staaten und Frankreich zusammen. Das Pilotprojekt dauerte etwa ein Jahr und alle waren mit Webex sehr zufrieden. Wir waren gerade dabei, eine Ausweitung auf die gesamte Universität vorzuschlagen - da kam der Coronavirus.

Einfache Skalierung auf unsere akuten Anforderungen

Wie so viele Menschen auf der ganzen Welt standen wir plötzlich vor der Aufgabe, alle zu integrieren, damit sie aus der Ferne arbeiten konnten. Wir standen auch im persönlichen Kontakt mit den Studierenden, um sie zu beraten. Sie können sich meine Erleichterung vorstellen als ich auf die Frage "Haben wir einen Service, den wir nutzen können, um Kursarbeiten zu teilen?" ehrlich sagen konnte, dass wir gerade einen Piloten mit dem perfekten Tool hierfür abgeschlossen hatten.

Die Leute haben gefragt, warum wir uns nicht für die angeblich "kostenlosen" Videokonferenz-Optionen entschieden haben. Doch ich sage ihnen die Wahrheit: So etwas wie kostenlos gibt es nicht. Sie geben immer etwas auf – und mit kostenlosen Cloud-basierten Tools ist dieser Kompromiss oft auf der Seite der Sicherheit. Mit Webex hatten wir ein sehr gutes System, und wir konnten jede verfügbare Sicherheitserweiterung nutzen.

Wir hatten alle dazu ermutigt, sich über einen Link auf dem Webportal der Universität anstatt über die Webex-Website anzumelden, da wir das Erstellen von Schattenkonten vermeiden wollten. Die Webex-API ermöglichte es uns, innerhalb einer Woche unter beispiellosen Umständen einen umfassenden Start für die Universität und die Studierenden hinzulegen.

In gewisser Weise waren wir vorbereitet, weil wir den Piloten bereits abgeschlossen hatten, jedoch kam das Coronavirus eine Minute zu früh: Wir mussten unter hohem Zeitdruck auf die Cisco Webex EMEAR-Datenresidenz migrieren. In einer idealen Welt hätte ich mehr Zeit gehabt. Aber es war ein Notfall. Auch wenn niemand mit Sicherheitsbedenken zu mir kam, stand es für mich im Vordergrund.

In der ersten Woche mit Webex schien es, als ob jeder auf der ganzen Welt zum ersten Mal Videokonferenzen versuchte. Dieser Zeitraum brachte für alle eine große Veränderung, aber sobald wir die Konten eingerichtet hatten, fanden die Benutzer es sehr einfach, sich innerhalb des Systems zu verbinden.

Von da an war das Feedback überwältigend. Die Kursleiter mussten nur die Schüler in ihren Seminarraum einladen und konnten dort zusammenarbeiten. Die Verbindung mit externen Benutzern ist so einfach wie das Senden einer E-Mail-Einladung. Selbst bei einer durchschnittlichen Internetverbindung fanden die Nutzer die Audio- und Videoqualität von Webex fantastisch, unabhängig davon, ob Studenten im selben Gebäude, auf dem Campus oder auf der ganzen Welt eine Verbindung herstellten.

In stressigen Zeiten müssen wir einander mehr denn je die Hand reichen. Die Studenten haben Webex angenommen, um innerhalb und außerhalb des Seminarraumes zu sprechen und zu teilen.

Wir sind auch beeindruckt, wie gut die Plattform skaliert hat. Innerhalb von nur sechs Wochen sind wir vom Test mit einer kleinen Personengruppe zum Einsatz an der gesamten Universität gesprungen– von 100 Nutzern auf 2.600 und mehr. Wir haben eine Obergrenze von 6.360 Nutzern gesetzt, die wir auf Basis unserer gesamten Nutzer an der Universität berechnet haben, plus weitere 20%. Das lässt uns viel Raum zum Wachsen.

Die einfache Fehlersuche für den Benutzer ist ein weiterer großer Vorteil, denn das Gerät ist nie das Problem. Das macht mir auch die Verwaltung viel leichter. Ohne Webex würde ich wesentlich mehr Mannstunden für die Wartung der on-prem-Infrastruktur verzeichnen müssen. Das würde viel mehr Arbeit für mein Team, eine schlechtere Erfahrung für den Benutzer und höhere Kosten für die Universität bedeuten. Eine Cloud-basierte Lösung wie Webex ist deshalb für alle Beteiligten die bessere Wahl.

Verbunden wie nie zuvor

Webex wird oft als professionelles Tool verwendet. Dass es unseren Campus auch pädagogisch und sozial zusammenbringt, zeigt wie gut es wirklich ist. Die Studenten nehmen es schnell an und sobald der erste Student sagt, dass Webex ein gutes Tool ist, greifen es auch andere auf.

Nach nur einem Monat haben wir von Studenten gehört, dass Webex eine Vielzahl ihrer Bedürfnisse erfüllt. Angesichts der Schließung von Räumen auf dem Campus waren wir überrascht, wie schnell sie sich über Webex-Teams und Meetings verbinden, um Partys zu veranstalten, Karten und Brettspiele zu spielen oder einfach nur mit Freunden zu sprechen.

Wir sollten die Bedeutung dieses sozialen Aspekts nicht aus den Augen verlieren. Universität ist mehr als nur Vorlesungen, und wie wir alle gerade schmerzhaft erinnert werden, ist das Leben kurz. In stressigen Zeiten sozial aufeinander zuzugehen ist genauso wichtig, wie uns beruflich zu vernetzen. Ich finde es erstaunlich, dass Studenten Webex angenommen haben, um miteinander zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Niemand muss sich isoliert fühlen, nur weil er von zu Hause aus lernt.

Unsere wissenschaftlichen Mitarbeiter freuen sich auch über die Möglichkeit, in einem integrierten Online-Raum zusammenzukommen. Sie können ganz einfach ein Team für das Semester erstellen und all ihre Studenten einladen. Die Integration mit Moodle könnte nicht einfacher sein. Innerhalb von Webex kann ein Kursleiter Links zu den Moodle-Lerndateien bereitstellen und dann Webex zur Diskussion verwenden. Da es kollaborativ ist, ist es mehr als nur eine Vorlesung per Video. Die Studenten können Fragen stellen oder das Material im Chatraum besprechen. Wir haben viele sehr positive Rückmeldungen von Dozenten erhalten.

Die Zusammenarbeit aus der Ferne hat nicht nur während der Krise zugenommen. Es ist wahrscheinlich, dass diese Art der Interaktion auch in Zukunft fortgesetzt wird.

Unsere Verwaltungsmitarbeiter lieben auch die Flexibilität, die Webex bietet. Der Universitätspräsident und andere wichtige Führungskräfte müssen die Mitarbeiter bei regelmäßigen Treffen informieren. Diese fanden früher in einem Hörsaal statt. Aus offensichtlichen Gründen können wir derzeit nicht mehr Hunderte von Personen persönlich treffen, daher haben wir sie bei unseren beiden letzten Meetings mit Webex moderiert.

Dies war das erste Mal, dass viele Verwaltungsmitarbeiter das Tool nutzten, und einige Benutzer sind damit vertrauter als andere. Da mein Team jedoch kontinuierlich unterstützt hat, konnten wir die Meetings weiterführen – und die Leute haben wirklich gut reagiert. Alle waren beeindruckt von der Video- und Audioqualität und ganz allgemein von der Fähigkeit, in einer solchen Zeit der Ungewissheit mit "business as usual" fortzufahren.

Wir beginnen jetzt, aus der ersten Phase dieser Pandemie herauszugehen, aber wir wissen nicht wirklich, wie lange es dauern wird, eine neue "Normalität" zu finden. Wenn wir darüber nachdenken, wie dies aussehen wird, können wir reflektieren, was uns die Pandemie über Bedürfnisse gelehrt hat, die vielleicht schon immer existierten, aber bisher nicht berücksichtigt wurden.

Nach einer unserer letzten Remote-Mitarbeiterbesprechungen stellte mein Team eine Umfrage: Sollten Meetings, sobald wir uns nicht mehr im Krisenmodus befinden, noch über Webex verfügbar sein? Die Antwort war ein klares "Ja". Letztendlich sind wir dankbar, ein so großartiges Tool zu haben, das die allgemeine Bildungserfahrung auf dem Campus und außerhalb des Campus für Studenten, Dozenten und Mitarbeiter gleichermaßen verbessert.

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Paul Freiberg

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