Slovenija

Uporaba družabnih omrežij pri poslovanju: kažejo se prednosti, potrebni pa so predpisi

Podjetje Cisco je predstavilo rezultate treh povezanih mednarodnih raziskav, ki jih je naročilo, da bi ugotovilo, kakšen vpliv imajo družabno mreženje in aplikacije za sodelovanje na podjetja. Prvi od treh delov niza je bil zasnovan, da bi ocenili, kako organizacije pri zunanjem sodelovanju uporabljajo potrošniška orodja za družabno mreženje. Druga študija z naslovom »Collaboration Nations« (Sodelujoči narodi) raziskuje prednosti in izzive uspešnega sodelovanja v srednjih in velikih podjetjih (takimi z več kot 250 zaposlenimi). Tretja raziskava se osredotoča na uporabo in nastavitve sodelovanja končnih uporabnikov na delovnem mestu.

Glavni zaključki:

Povečana uporaba orodij potrošniških družabnih omrežij v podjetjih

  • 75 odstotkov organizacij, ki so sodelovale v raziskavi, je označilo družabna omrežja kot potrošniška socialno-medijska orodja, ki jih primarno uporabljajo, 50 odstotkov skupine pa v veliki meri uporablja tudi mikro spletne dnevnike.
  • Orodja za družabno mreženje prodirajo na osnovna področja verige vrednosti, vključno s trženjem in komunikacijo, odnosi med ljudmi in oddelki za podporo uporabnikom. Na področju trženja in komunikacij so ta orodja že postala sestavni del pobud organizacij, saj je osebje, zadolženo za tržne komunikacije, razumelo premik z »oddajnih« k »pogovornim« komunikacijam ali obogatenim interakcijam in je v zvezi s tem tudi ukrepalo. Majhna in srednje velika podjetja aktivno uporabljajo kanale družabnega mreženja za ustvarjanje virov, pri večjih podjetjih pa je ta priložnost za rast še odprta.
  • Na podlagi primera potrošniških družabnih omrežij načrtujejo podjetja uvedbo tehnologij za sodelovanje na poslovni ravni, ki bi zagotavljale enako preprostost uporabe, hitrost in široko sprejetost, kot najbolj priljubljena družabna omrežja. Glavna direktorica za tehnologijo pri podjetju Cisco Padmasree Warrior pravi, da bodo omrežja za sodelovanje za podjetja predstavljala to, kar predstavljajo družabna omrežja za potrošnike.

Najpogosteje uporabljana aplikacija za sodelovanje z drugimi je e-pošta, vendar je potrebna sprememba

  • E-pošta sicer ostaja najbolj priljubljen način sodelovanja, vendar se številni anketiranci pritožujejo, da prejmejo preveč nepomembnih e-poštnih sporočil (40 %) in da na ta način ne morejo sodelovati v realnem času (32 %). Končnim uporabnikom tudi nista všeč dejstvi, da imajo na voljo zelo omejen prostor za shranjevanje (25 %) in da v svoje predale prejemajo velike količine e-poštnih sporočil brez organizacijske strukture (21 %).
  • Anketa razkriva, da anketiranci poleg e-pošte na delovnem mestu uporabljajo tudi druge aplikacije za sodelovanje z drugimi: mesta v skupni rabi (66 %), glasovne klice, telekonference (66 %), spletne konference (55 %) in videokonference (35 %), neposredno sporočanje (34 %) ter družabno mreženje (17 %).

Osebe, ki sprejemajo odločitve o IT (ITDM-ji), vlagajo v tehnologije za sodelovanje, da bi izboljšale učinkovitost poslovanja

  • Globalno gledano se 96 odstotkov ITDM-jev (angl.: IT Decision Maker) in končnih uporabnikov zaveda, da bodo orodja za sodelovanje v prihodnosti imela pomembno vlogo pri uspešnosti njihovega poslovanja. V primeru dobavnih verig sta komunikacija in sodelovanje med podjetji ključnega pomena.
  • Tako končni uporabniki kot ITDM-ji prepoznavajo produktivnost in učinkovitost kot ključni prednosti povečanega sodelovanja, pri čemer 69 odstotkov končnih uporabnikov uporablja napredna orodja za sodelovanje, kot so video- in spletne konference, ki jim pomagajo pri učinkovitejšem izvajanju nalog. 
  • 77 odstotkov ITDM-jev, ki so sodelovali v raziskavi, pričakuje, da se bodo vlaganja v orodja za sodelovanje do oktobra povečala, 56 odstotkov pa jih pričakuje, da se bo poraba za orodja za sodelovanje povečala za 10 odstotkov ali več.

Končni uporabniki obidejo pravilnike, da bi lažje opravili delo

  • Zaposleni imajo več pritožb nad napravami in aplikacijami na delovnem mestu. Med drugim se pritožujejo nad omejitvami, ki jih upravitelji IT določajo glede vrst tehnologij za sodelovanje, ki jih je mogoče uporabljati na delovnem mestu, nad pomanjkljivo integracijo med aplikacijami, nezdružljivimi formati (video, podatki, glas) in omejenim številom orodij za sodelovanje, ki so jim na voljo. Ta ugotovitev je povezana z dejstvom, da je več kot polovica anketiranih ITDM-jev določila pravilnike, ki prepovedujejo uporabo aplikacij družabnih medijev. Vendar včasih zaposleni vzamejo zadeve v svoje roke: polovica jih je priznala, da enkrat tedensko dostopajo do prepovedanih aplikacij, več kot četrtina pa jih je priznala, da so spremenili nastavitve v svojih napravah, da lahko lažje opravljajo svoje delo.
  • Dobra polovica (52 odstotkov) organizacij prepoveduje uporabo aplikacij družabnih medijev ali podobnih orodij za sodelovanje na delovnem mestu.
  • Polovica (50 odstotkov) končnih uporabnikov je priznalo, da najmanj enkrat tedensko kršijo pravilnik, ki prepoveduje uporabo orodij družabnih medijev na delovnem mestu, 27 odstotkov pa jih je priznalo, da so spremenili nastavitve službenih naprav, da lahko dostopajo do prepovedanih aplikacij.

Potreba po boljših možnostih za upravljanje in sodelovanju IT pri prizadevanjih družabnih medijev

  • Samo eno od sedmih podjetij, ki so sodelovala v raziskavi, navaja, da ima formalni postopek, povezan z uvedbo uporabe orodij potrošniških družabnih omrežij za poslovne namene, pri čemer so potencialna tveganja, povezana s temi orodji, spregledali ali pa jih ne razumejo dobro.
  • Samo eden od petih anketirancev ve za pravilnike, ki urejajo uporabo tehnologij potrošniških družabnih omrežij v podjetju. Znotraj baze uporabnikov upravljanje družabnega mreženja običajno vključuje več delničarjev kot običajne pobude podjetij, saj morajo te organizacije šele definirati, kdo je »lastnik« strategij zunanjih družabnih medijev. Ker organizacija nima lastništva, je te pobude zelo težko nadzorovati in upravljati.
  • Zaradi nestrukturirane narave družabnega mreženja se podjetja težko spopadajo z ustvarjanjem in uvajanjem pravilnikom, saj kopiranje uveljavljenih postopkov nadzora z drugih, bolje strukturiranih področij (na primer s področja informacijske tehnologije) pogosto ni učinkovito za družabno mreženje. Podjetja imajo tudi težave pri iskanju primernega ravnotežja med družabno in osebno naravo teh orodij, da bi ohranili določeno stopnjo nadzora na ravni podjetja.
  • Samo eno od 10 anketiranih podjetij navaja, da IT sodeluje pri zunanjih pobudah družabnega mreženja. Čeprav oddelek za IT običajno ni glavni pri sprejemanju odločitev, anketiranci ugotavljajo, da so ta orodja potrebna za nadgrajevanje in ustrezno integracijo z obstoječimi delovnimi procesi, da bi zagotovila kar največje prednosti.

Oseba za odnose z javnostmi:
Nina Benedičič
Cisco Slovenija
E: nkorde@cisco.com
T: +386 1 582 314