Hlasové a konferenční služby: O co se jedná
Jak firmy využívají hlasové a konferenční služby
Jak začít s hlasovými a konferenčními službami
Nejdůležitějších 5 dotazů na vašeho partnera

Hlasové a konferenční služby: O co se jedná

Pokud ve své společnosti sloučíte hlasový a datový systém, bude mnohem snazší udržovat kontakt a sdílet informace. Po sjednocení podnikové telefonní a počítačové sítě se mohou členové týmu snadno navzájem najít, ať jsou kdekoli, a stávající a potenciální zákazníky lze rychle přesměrovat na nejvhodnější osoby nebo oddělení.

Jak vaše firma poroste, budou komunikační technologie založené na protokolu IP umožňovat přidávání nových zaměstnanců, odlehlých pracovišť a zaměstnanců pracujících z domu, a to jen s minimálním úsilím a výdaji. V každé fázi bude mít váš tým komunikační nástroje, které potřebuje pro firemní úspěch.

Spojení všech technologií

Abyste porozuměli jednotné komunikaci, zrekapitulujte si všechny nástroje, které se ve vaší firmě nyní využívají: telefon v kanceláři, mobilní telefon, fax, internet, hlasovou poštu a pravděpodobně i další. Potom popřemýšlejte, jaké používáte aplikace pro zvýšení produktivity: kalendáře, klienty pro pořádání konferencí a schůzek, e-mail a zasílání zpráv. Nyní si představte, že všechny tyto samostatné a rozdílné nástroje fungují společně jako jediné řešení, pomocí kterého lze snadno provádět následující činnosti:

• Pořádat schůzky z odlehlých pracovišť s využitím zvukových, obrazových nebo webových technologií
• Usnadnit členům týmu vzájemné vyhledávání – bez spousty zmeškaných volání
• Získat přístup ke klíčovým technologiím prostřednictvím bezdrátových zařízení
• Spojit zákazníky se správnou osobou ve správnou chvíli
• Umožnit zaměstnancům pracovat odkudkoli
• Snadno přidávat a integrovat nové zaměstnance s úsporou času a peněz
• Zabezpečit firmu před hackery, viry a jinými bezpečnostními riziky

Zde se dozvíte, jak jednotlivé komponenty jednotného komunikačního systému – jehož součástí jsou také hlasové a konferenční služby – spolupracují, aby to vše umožnily.

IP telefonie
Telefonní služby – včetně vytáčecích tónů, přepojování, přidržení, telekonferencí a dalších standardních funkcí – jsou připojené přes datovou síť. Zaměstnanci mohou přepojovat hovory na kohokoli ve společnosti, bez ohledu na jeho působiště, a pracovníci na odlehlých pracovištích mají přístup ke všem telefonním službám přes zabezpečené připojení k hlavní kanceláři prostřednictvím virtuální privátní sítě (VPN).

Software
Hlasový a konferenční software zaměstnancům mimo jiné umožňuje snadno pořádat schůzky formou konferenčních hovorů, sdílet prezentace, navzájem se vidět při videokonferencích a zasílat si okamžité zprávy. To vše je k dispozici prostřednictvím jediného, snadno použitelného rozhraní.

Řešení pro zjišťování přítomnosti
Již není třeba plýtvat časem opakovanými pokusy o zastižení kolegy, který je mimo kancelář, na telefonu. Aplikace „pro zjišťování přítomnosti“ (indikující v reálném čase, kdo je k zastižení online) umožňují bezprostředně zjistit, zda je váš spolupracovník dostupný, kde se nachází a jaké jsou jeho kontaktní údaje.

Jednotné zasílání zpráv
Představte si, kdybyste všechny své e-mailové a hlasové zprávy a faxy mohli prohlížet přímo ve své e-mailové schránce. Jednotné zasílání zpráv to umožňuje, takže můžete zůstat v kontaktu pomocí každodenně používaných nástrojů.

Konference s možností bohatého mediálního obsahu
Konferenční řešení umožňují pracovníkům a týmům na odlehlých pracovištích pořádat konference pomocí hlasových, obrazových či webových služeb nebo jejich kombinace. Konference s možností bohatého mediálního obsahu umožňují uskutečňovat schůzky, kterých se může každý snadno zúčastnit a které zvyšují úroveň spolupráce.

Zpět na začátek

Jak firmy využívají hlasové a konferenční služby

Hlasové a konferenční nástroje zlepšují komunikaci, díky které budete moci poskytovat kvalitnější služby zákazníkům, umožňují zaměstnancům pracovat během služebních cest a poskytují vašim partnerům přístup k dodavatelskému řetězci.

Zde je několik oblastí, ve kterých společnosti využívají řešení pro hlasové služby, konference a jednotnou komunikaci:

Kontakt se zákazníky

• Poskytnutí snadného a okamžitého přístupu k vaší firmě pro zákazníky
• Umožnění, aby se zaměstnancům na obrazovce objevily informace o zákazníkovi, jakmile daný zákazník zavolá

Díky technologii centra pro kontakt se zákazníky, která je součástí řešení jednotné komunikace, může vaše společnost nabízet nejrůznější možnosti komunikace, například telefon, fax, e-mail a chatovací službu. Toto řešení je všechny propojuje, aby váš tým technické podpory mohl poskytovat rychlejší a cílenější služby.

Mobilita

• Umožnění přístupu do kanceláře ze vzdálených míst, ať již hlasového, obrazového nebo datového
• Poskytnutí bohatých možností pro vzdálené konference
• Zlepšení dostupnosti a akceschopnosti mobilních pracovníků

Zaměstnanci již nepracují jen u svých pracovních stolů – jsou na prodejních schůzkách, na letištích, doma nebo v jiné časti firmy. Pracovníci mohou všechna svá příchozí služební volání (na mobilní telefon, na telefon v domácí kanceláři nebo na libovolný dočasný telefon při práci z domova) konsolidovat na jediné služební telefonní číslo a okamžitě je přijmout bez ohledu na to, kde pracují.

Spolupráce

• Snadný přístup k nástrojům pro spolupráci
• Práce s kalendáři a zprávami pro snadnější koordinaci

Řešení pro hlasové a konferenční služby a jednotnou komunikaci umožňují přístup k nástrojům pro spolupráci potřebným pro pořádání schůzek, k hlasovým a webovým konferencím, videu, hlasové poště a jiným službám prostřednictvím jediného, snadno použitelného rozhraní, které je dostupné v nejrůznějších kabelových a bezdrátových zařízeních.

Nižší náklady, vyšší produktivita

• IP telefonní systémy pomáhají šetřit peníze za telefonní poplatky
• Kombinovaná hlasová a datová síť zjednodušuje instalaci a správu
• Jednotné zasílání zpráv zkracuje dobu nutnou pro vyřizování zpráv
• Hlasové služby a webové konference zvyšují produktivitu a snižují výdaje na cestovné

Je skutečností, že mnoha malým společnostem ušetří kombinovaná síť pro hlasové a datové služby statisíce korun ročně za meziměstská a mezinárodní volání, za náklady na správu a za cestovní výdaje a že zároveň zvyšuje jejich produktivitu.

Zpět na začátek

Jak začít s hlasovými a konferenčními službami

Jste připraveni začít? Je třeba zvážit následující aspekty:

Stav aktuální sítě
Obecně platí, že novější sítě poskytují pro hlasové a konferenční služby solidnější základ. Při zahájení celého procesu zvažte následující:

• Stáří: Pokud je síť starší než 5 let, je dosti pravděpodobné, že bude vyžadovat aktualizaci.
• Zapojení prodejce: Váš partner/prodejce může provést zhodnocení kapacity a připravenosti sítě.

Váš telefonní systém
Pokud přecházíte na IP telefonní systém, co uděláte se stávajícím systémem pro hlasovou komunikaci? Není nezbytně nutné okamžitě likvidovat vaši firemní telefonní ústřednu – jednotnou síť můžete zavádět tempem, které si sami určíte. Díky tomu může vaše společnost přejít na nový IP telefonní systém podle svých specifických potřeb.

Aktivní zapojení zaměstnanců
Aby vaše společnost dosáhla u této investice dobré návratnosti, bude potřebovat systém, který budou zaměstnanci skutečně používat. Pokuste se zaměstnancům vysvětlit následující skutečnosti:

• Proč tyto změny provádíte: Zaměstnanci získají motivaci pro používání nového systému a snáze se vyrovnají s případnými změnami, pokud porozumí důležitosti celé operace pro ně a pro firmu.
• Co se od nich očekává: Lidé se lépe zapojí do změn, kterých se aktivně účastní. Sdělte zaměstnancům, jakým způsobem by měli pracovat nebo sdílet informace během přechodu a po jeho dokončení.
• Jaké to pro ně bude znamenat přínosy: Hlasové a konferenční služby se výrazně vyplatí. Opakovaně o těchto přínosech zaměstnance informujte, aby změny přivítali.

Školení
Hlasové a konferenční služby přinášejí nové a účinné metody, jak mohou zaměstnanci sdílet informace a být v kontaktu. Rychlou a snadnou cestu k vyšší produktivitě, lepší komunikaci a úsporám času představuje zaškolení zaměstnanců. Školení se velmi doporučuje, aby bylo zajištěno plné využití těchto nástrojů a maximální užitek z investice pro zaměstnance. Prodiskutujte se svým partnerem/prodejcem, kdy bude pro školení nejvhodnější doba a jak nejlépe informovat váš tým o přínosech systému.

Zabezpečení
Vaše společnost potřebuje chránit svou infrastrukturu, informace a aplikace. Dobré plánování zabezpečení zajistí jeho správnou implementaci, aby se zabránilo aktuálním i novým hrozbám.

• Potřebujete různé úrovně přístupu pro různé členy vašeho týmu?
• Budete schopni řídit, kdo bude mít přístup k informacím a sítím z jakéhokoli typu zařízení?
• Jak bude systém chránit firemní komunikaci a jak omezí nežádoucí přístup k informacím společnosti?
• Poskytuje vaše řešení ochranu v krátkodobé i dlouhodobé perspektivě?

Zpět na začátek

Nejdůležitějších 5 dotazů na vašeho partnera týkajících se tohoto řešení

Zde je nejdůležitějších 5 dotazů na vaše potenciální partnery nabízející řešení pro malé a střední firmy (SMB):

1. Specializujete na spolupráci s malými a středními firmami? Cisco disponuje sítí certifikovaných partnerů, kteří se speciálně zaměřují na poskytování technologických řešení a podpory pro malé a střední firmy. Mnoho z těchto partnerů k této kategorii firem patří, takže rozumí výzvám a nástrahám, kterým při svém podnikání čelíte, a cílům, kterých chcete dosáhnout. Certifikovaní partneři společnosti Cisco prokázali svou kvalifikaci ve specializovaných technologiích. Prošli školeními a mají k dispozici podporu a služby pro navržení, nasazení a optimalizaci síťových řešení pro vaši firmu. Udržují si rovněž přehled o nejnovějších změnách v oblasti softwaru a hardwaru a také o chystaných změnách produktů a řešení od společnosti Cisco.
2. Jaký typ služeb a podpory nabízíte po prodeji? Podrobně se svého partnera zeptejte na podporu, kterou může nabízet po prodeji. Například: Nabízí partner podporu po pracovní době nebo v mimořádných situacích? Pokud ano, jaký je časový rozvrh této podpory? Konkrétní nabízené úrovně podpory by měly být podrobně uvedeny ve smlouvě o úrovni služeb (SLA). Mějte rovněž na paměti, že mnoho partnerů společnosti Cisco nabízí oceněnou službu technické podpory, která zajišťuje kdykoli přístup k technikům společnosti Cisco a rozsáhlé škále technických prostředků.
3. Jak se bude toto nové řešení integrovat s mým stávajícím IT prostředím? Partner společnosti Cisco s vámi může prodiskutovat vaše firemní požadavky a vyhodnotit stávající systémy a síťovou infrastrukturu. Na tomto základě pak může nabídnout varianty řešení, které budou splňovat vaše současné potřeby, bude je možné postupně rozšiřovat, jak poroste vaše firma, a budou odpovídat vaším rozpočtovým požadavkům.
4. Jak vám toto řešení pomůže ušetřit peníze a udržet pod kontrolou náklady? Komplexní řešení od společnosti Cisco s sebou nese mnohem snazší údržbu a podporu než v případě řešení od více dodavatelů. Při stanovování rozpočtu na vylepšení sítě mějte také vždy na paměti náklady na software, který nemusí být součástí nákupu hardwaru, a dále na údržbu, školení, podporu, nové zaměstnance (v případě potřeby) a další faktory. Výzkumná společnost Gartner odhaduje, že tyto nepřímé náklady tvoří až 60 % celkových výdajů organizace na technologie. Vzhledem k této skutečnosti můžete spoluprací s partnerem společnosti Cisco dosáhnout nejlepších možných celkových nákladů na vlastnictví.
5. Jaké musíme provést přípravy? Před instalací se zeptejte partnera, jaké informace o síti, uživatelích, firemních procesech a požadavcích na zabezpečení od vás potřebuje, aby upgrade sítě proběhl co nejhladčeji. Rovněž se partnera zeptejte, k jakým opominutím nebo komplikacím často dochází při upgradu sítí ve firmách podobných té vaší a jak se na ně máte připravit.

Dotazy?

Kontaktujte partnera společnosti Cisco, který vám sdělí další informace a poskytne přesně to, co potřebujete.

Zpět na začátek