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​​疎外感が顕在化した“会議室＋リモート”のハイブリッド会議​

近年、NTTドコモビジネスは、働き方改革に継続的に取り組んでいます。“会議” も高度化が求められていた領域の1 つです。コラボレーションツールとしてMicrosoft Teams を導入し、ビデオ会議を柔軟に開催できるようになりましたが、オフィスの会議室に人が集まり、そこにリモート参加者も加わる“会議室＋リモート”のハイブリッド会議には課題がありました。

「従来の会議室の設備は、机上のスピーカーフォンを通じて音声を伝える、いわゆる電話会議システムでした。そのためPC からリモート参加している社員は、会議室にいる社員の表情、誰が発言したのか、資料のどこを指して説明しているのかなどがはっきりとわからず、話し合いに参加しづらい、話し合いの結果をきちんと把握できないという状況が生まれていました」と同社の濱田氏は言います。同社の柿嶌氏も「社内の意識調査でも会議にリモート参加する際は『疎外感がある』『参加しづらい』という声が多く上がっていました。また、システムの機能や性能面でも音声の途切れや映像の遅延が発生し、会議に集中できないという指摘がありました」と言います。

​​ワンタッチでMicrosoft Teams のビデオ会議を開催

そこで同社が導入を決めたのがシスコのCisco Devices です。​

Cisco Devices は、高品質な音声と映像はもちろん、会議室の全景や参加者ごとの分割画面を使い分ける自動フレーミングや話者をアップするオートフォーカス機能を備えており、会議室の誰が発言しているかを直感的に把握できます。「表情や声色もリアルに伝わり、あたかも目の前にいるかのように会話できます」と同社の鍵山氏は話します。​

また、Cisco Devices はMicrosoft Teams と親和性の高いMicrosoft Teams Rooms にも対応し、ポートフォリオにはMicrosoft 社から正式に認定されたビデオ会議端末とパネルが用意されています。「画面をワンタッチして会議室のCisco Devices を参加させれば、すぐにビデオ会議を開始できます」と濱田氏は言います。​

​管理性も高く評価しました。Cisco Devices は管理ダッシュボードControl Hub を通じてデバイスの登録、稼働状況の把握、ソフトウェア更新を統合的に行えます。「これなら本社だけでなく、多様な拠点に導入しても無理なく管理していけます。さらに会議室を何人で利用したかなども記録されているため、会議室の適正な運用にもデータを役立てられると考えました」と同社の赤石氏は言います。

さらにCisco Devices は人感、温度・湿度といった各種センサーを搭載しています。それらのセンサー、同社が先行導入していたシスコの無線LAN アクセスポイントCisco Catalyst 9100 シリーズ、そしてCisco Spaces による位置情報把握の仕組み、これらすべてのデータを集約し、オフィスや会議室の運用に関わるデータの可視化、より快適なオフィスの実現に役立てられる点も評価しました。​

会議の質を高め、顧客とのコミュニケーションにも効果

同社は、まず東京大手町の本社をはじめとする都内主要拠点の会議室にCisco Devices を導入。今後、段階的に全国拠点にも導入を拡大する計画を立てています。

Cisco Devices の導入により会議の質は大きく向上しました。リモート参加者からも会議室の様子が分かりやすくなり、発言のタイミングや空気感を共有しやすくなったことで、ハイブリッド会議特有の疎外感は着実に解消されています。「調査でも多くの社員が会議の準備や進行が改善したと回答しています」と柿嶌氏は話します。

その効果は社内にとどまりません。お客様を交えた打ち合わせにおいても音声や映像の品質が安定し、提案の内容を正確に伝えられるようになりました。「お客様がリモート参加されている場合でも以前より自然に会話でき、説明のしやすさや安心感が違います」と鍵山氏は言います。

選定時に評価したCisco Devices を活用したデータ活用にも取り組んでいます。「現在は、会議室の利用状況と予約システム連携させ、一定時間利用されていない会議室の予約を自動的に解放する『空予約の自動リリース』機能を実装しています。これにより会議室をより効率的に活用できるようになりました。会議室やオフィスの利用状況の可視化については、Control Hub で集めたCisco Devices のデータと、Cisco Spaces で集めたネットワーク機器のデータを1 つの3Dリッチマップ上に統合し、誰もが一目で利用状況が分かるように工夫しています。加えて、Cisco Devices やCisco Catalyst 9100 シリーズのデータをWeb電話帳システムとも連携させることで、社員がどのエリアにいるかを把握したり、コミュニケーションを取りたい相手を探したりできる仕組みも整えています」と赤石氏は言います。

Cisco Devices によってハイブリッド会議の課題を解決し、ハイブリッドワークの高度化を実現したNTTドコモビジネス。Cisco Devices の多拠点への展開を進め、その価値をさらに全社に拡大していく構えです。 ​