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ビデオ会議活用を阻む運用負荷と環境制約

現在、日本郵政が変革の目を向けているのが紙や対面を前提とする文化や業務プロセスです。その代表的なものが会議です。「参加者が同じ場所に集まり、全員分の資料を印刷するのが一般的でした。その方法を見直してペーパーレス化し、工数やコストを削減するべきと考えました」と日本郵政の渋谷 祐介氏は言います。

パンデミックをきっかけにリモートから参加するビデオ会議の利用頻度も高まりました。しかし、日本郵政においては思うように有効活用できていなかったと言います。厳格なセキュリティポリシーを定めており、例えば、従来の業務ネットワークは、専用線を前提として構築し、高い信頼性と安定性を重視してきました。しかし、それが、クラウドが前提となるビデオ会議サービスの活用を難しくしていました。

「専用線は映像や音声を常時やり取りする用途を想定していなかったため、帯域が十分とはいえませんでした。結果、ビデオ会議を日常的に開催することが難しい状況だったのです」と同社の佐藤 俊一氏は言います。

この状況を打開するため、同社はインターネットに接続できるビデオ会議専用の PC を別途用意しましたが、この方法もビデオ会議の積極活用にはつながりませんでした。理由は運用の煩雑さです。「会議に参加するには事前に PC を予約し、場合によっては自宅に持ち帰る必要がありました。会議を開催する側も会議室の予約とは別に事前に PC を確保し、当日、その PCを会議室に設置して、設定を行わなければなりません。資料の印刷は不要になっても、今度は本来の業務とは直接関係のないビデオ会議への参加や設定の手間に追われていたのです」と同社の神村 芽依氏は言います。

複数のビデオ会議サービスに対応できる

この課題を解決するため、まず同社はセキュリティポリシーの見直しに着手しました。「見直しを踏まえ、ネットワークは従来の専用線前提の構成を改めてゼロトラスト環境に移行。業務用PCからもインターネットに接続できる環境を整備し、ビデオ会議サービスの利用を可能にしました」と佐藤氏は言います。

同時に取り組んだのが会議室環境の見直しです。PC を持ち込んで設定する運用方法では、準備の手間が利用の障壁になっていたことから、ビデオ会議システムを会議室に常設することを決めたのです。

複数の製品を比較検討した結果、同社が選定したのがシスコの Cisco Devices です。最大の理由は、Zoom や Microsoft Teams、そしてシスコの Webex Meetings など、複数のビデオ会議サービスに対応できる点でした。

「ビデオ会議は、社内だけでなく、管轄官庁や取引先など様々な相手と開催することになります。相手先が標準的に使用しているサービスに合わせることも多く、特定のサービスでしか利用できないシステムでは、実際の業務要件を満たすことができません。会議ごとに柔軟にサービスを選べることは欠かせない要件でした」と佐藤氏は話します。

また、ビデオ会議の質を支える高品質な音声と映像、会議室の全景や参加者ごとの分割画面を使い分ける自動フレーミング、話者をアップするスピーカートラッキング機能なども高く評価。さらに Zoom やMicrosoft Teams など、Webex Meetings 以外のビデオ会議サービスであってもワンタッチで会議を開催できるなど、誰もが迷わずに使いこなせる設計であることも導入を後押ししました。

数十人規模のビデオ会議を日常的に開催

同社は、本社の主要な会議室から Cisco Devices を導入。導入したのは、中～大規模会議室向けの Cisco Room Bar Pro と、小～中規模会議室向けの Cisco Room Bar という2 種類のオールインワン型ビデオ会議デバイス。さらに個人利用や小規模打ち合わせ向けのデスクトップ型コラボレーションデバイス Cisco Desk Pro、大型ディスプレイとホワイトボード機能を備えた Cisco Board Pro も導入しました。

これらの Cisco Devices により、ビデオ会議の開催頻度が上がり、現在では数十人規模の会議も日常的に開催されています。「参加者が増えても音質や接続の安定性に大きな問題はなく、会議をスムーズに進行できています。会議室にいる発言者の表情や反応が参加者に伝わりやすくなり、対面に近い感覚で議論を進められます」と渋谷氏。またリモートから参加する機会が多い神村氏も「以前は設置したPCから遠い席に座っている人の声が聞こえづらいことも多かったのですが、Cisco Devices 導入後は、どの席に座っていてもはっきりと聞こえます」と続けます。

会議準備の煩雑さも大きく改善されました。「会議室に入室し、ワンタッチですぐに会議を開始できるので会議開始の 30分前から会議室を予約しておくなど、長めに会議室を押さえる必要はありません。会議室の数は限られていますから、会議室の利用効率という面でも大きな改善がありました」と神村氏は言います。

管理面では管理ダッシュボード Control Hub による一元管理が効果を発揮しています。「デバイスの登録や設定は容易で利用状況も一目で可視化できます。今後、Cisco Devices を設置する会議室を増やす構想もありますが、管理負荷の増加を考えずに済むのは私たちにとっては大きな安心材料です」と佐藤氏。設置や設定の作業も自社で対応しましたが、マニュアルを参照しながら大きな問題なく設定し、すぐに利用を開始できたと言います。

このように同社は、Cisco Devices によって紙や対面を前提とする文化や業務プロセスの代表だった会議を大きく見直しました。今回の取り組みは、今後も続く同社の業務変革、そしてビジネスそのものを力強く支えていくはずです。