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Dataprev reduz custo e ganha produtividade com sistemas de vídeo e voz sobre IP

Dataprev reduz custo e ganha produtividade com sistemas de vídeo e voz sobre IP

Sob o modelo de comunicações unificadas como serviço (UCaaS), o projeto inclui ramais virtuais e aumento do número de salas de telepresença e videoconferência

Por Agência Comunicação Interativa*

Cortar custos. Exigência histórica em 10 entre 10 empresas, a prática está ainda mais rigorosa nas empresas públicas, devido ao contingenciamento orçamentário dos clientes governamentais. E a Dataprev, especializada em soluções de TI para apoio a políticas sociais do Governo Federal, dá seu exemplo. Na lição de casa da economia, a organização identificou na área de tecnologia da informação e comunicação (TIC) a oportunidade não só de reduzir os gastos diretos, mas também as despesas com viagens, hospedagens e outros deslocamentos. A antiga central telefônica foi substituída por uma plataforma IP, com novos recursos e facilidade de suporte, e saíram carros, aviões e hotéis, para a en trada de sistemas de telepresença e videoconferência, além de telefones IP e os ramais virtuais, instalados em PCs, laptops e dispositivos móveis.

Com unidades em todas as capitais brasileiras - sendo três data centers, em Brasília, Rio de Janeiro e São Paulo, e cinco Unidades de Desenvolvimento (no Nordeste, no Sul e duas no Rio de Janeiro), a Dataprev possui a tecnologia da informação no seu DNA. Com o apoio da PromonLogicalis, selecionada em uma licitação, a empresa chegou ao projeto de Comunicações Unificadas (UC - Unified Communcation). “Nós tínhamos uma solução tecnologicamente defasada e também precisávamos reduzir o alto gasto com viagens”, conta Álvaro Botelho, diretor de Finanças e Serviços Logísticos da Dataprev.

“A solução foi buscar uma alternativa moderna, de alta qualidade, que permitisse alcançar os resultados almejados”. Entre os maiores parceiros da Cisco no Brasil, a PromonLogicalis propôs e implementou a solução completa de comunicações unificadas da fabricante na forma de serviço, o conceito conhecido como UCaaS (UC as a Service) ou UC Outsourced, uma forma de adquirir tecnologia por meio de desembolsos mensais, como uma prestação de serviço.

Apesar de ainda não estar finalizado, o projeto apresentou resultados logo nos primeiros meses de operação. Uma das indicações é o aumento de 152% das reuniões por videoconferência, que saltaram de 386 reuniões em abril de 2014, para 974 reuniões em março deste ano.

“Fizemos um primeiro pedido de equipamentos, que já está demandando aumento, e agora estão sendo instaladas as soluções Cisco Webex e Cisco Jabber, para conferências e videoconferências pessoais”, diz Botelho.

Das 93 salas de videoconferência, 47 são novas, e mesmo aquelas com a tecnologia antiga estão sendo atualizadas com a plataforma Cisco. A Dataprev já tem 96 salas equipadas com sistemas de alta definição (full HD) e o plano é chegar a 100. Além disso, há duas salas de telepresença, uma na sede, em Brasília, e outra no Rio de Janeiro.

A telepresença é utilizada basicamente pela diretoria executiva da organização. As salas acomodam até 20 pessoas, contam com telões e características de design que simulam a presença dos participantes em um mesmo ambiente. “As videoconferências passaram a contar com mais recursos, como gravação, transmissão de eventos e possibilidade de exibição de apresentações. Temos hoje reuniões que envolvem até 10 salas em uma transmissão, caso das sessões técnicas, com a participação de vários profissionais em diferentes estados”, explica Marcos Cupolillo, Gerente do Departamento de Soluções de TIC para Uso Interno da Dataprev.

No primeiro bimestre de 2015, a queda das despesas com deslocamentos foi de 88%, em comparação a igual período do ano passado: de R$ 2,3 milhões em janeiro e fevereiro de 2014, para R$ 277 mil em 2016, ou cerca de R$ 2 milhões não gastos.

Dataprev reduz custo e ganha produtividade com sistemas de vídeo e voz sobre IP

Telefonia IP

Item elementar da comunicação unificada, a telefonia IP também promete custos menores, principalmente nas ligações de longa distância - interurbano e internacional. Assim, para a Dataprev, esta tecnologia se apresentou interessante porque viabiliza a ligação entre ramais, mesmo no caso das unidades instaladas em diferentes cidades.

“A ligação interurbana feita no ramal corporativo utiliza a rede IP”, ressalta Cupolillo. Ao chegar no ponto de destino, a ligação é transferida para a Central Pública de Telefonia Local e completada como chamada local.

Cupolillo salienta ainda que se a rede IP estiver congestionada, a ligação se dá por meio de desvio direto para a Central Pública, caso em que o custo da chamada é de longa distância (DDD), devido à conexão entre as centrais públicas de localidades distintas.

Na prática, a telefonia IP provocou uma queda de 44% no custo total de ligações DDD, considerando as chamadas de telefone fixo para fixo e de fixo para móvel. A despesa mensal caiu de R$ 18,8 mil, em março de 2014, para R$ 10,5 mil em março de 2016.

Foram instalados 4 mil ramais, entre físicos e virtuais (computador), também sob o contrato de terceirização assinado com a PromonLogicalis. O modelo, segundo Cupolillo, aumenta a produtividade da equipe de TIC da Dataprev, porque os equipamentos são locados, e também reduz a complexidade da gestão do suporte técnico. “A parceria tem sido bastante interessante”, afirma o diretor de Finanças e Serviços Logísticos da Dataprev, Álvaro Botelho.

"Como a Dataprev está presente em todas as capitais, era preciso ter vários contratos regionais. Agora, nesta modalidade de serviço, com a Cisco tenho apenas um contrato para toda a empresa, o que aumentou a produtividade e reduziu o tempo de solução de problemas"

revela o gestor de TI Interna da Dataprev

*A Agencia Comunicação Interativa desenvolve a Revista Cisco Live