重新定義IT委外策略 強化企業核心價值

面對全球經濟衰退的困境，如何確保公司的競爭力和效率更形重要。對中小企業來說，正確的委外策略不應只專注於減少成本，而是要找到一種能夠幫助企業渡過難關、增進企業營收的核心價值。
「倘若您未採用委外策略，而您的競爭對手卻相反，那您無非是不想做生意了。」~新加坡總理 李光耀¹

中小企業面臨的挑戰
絕大多數的企業，特別是中小企業，雖然專精於本業的經營開發，卻缺乏整合所有週邊資源與持續提升營運績效的能力及時間。舉例來說，當排名財富雜誌前1000大的企業有能力負擔與日俱增的IT服務成本的同時，中小企業為了生存，卻也必須提供包括電子商務、動態網站及行動應用等與大型企業相同的服務，然而，中小型企業卻不太可能掌握所有能力來強化公司體質、擴展業務、以創造市場領先優勢。因此對中小企業來說，他們所面臨挑戰是以中型企業的預算規模，提供大型企業等級的服務。

企業委外解決方案的革新
傳統上，委外意旨與另一家公司或個人簽訂合約，再將特定業務交由其執行²，通常亦用來形容任何經由外部廠商來管理企業內部活動的行為，範圍可涵蓋公司的伙食到 IT 需求等責任的移轉³。自從專業分工出現之後，委外的方式就應運而生，這種由勞動套利⁴到將特定功能管理委外的企業活動，已經被視為策略性商業計劃的基石。 對中小企業來說，委託有能力承攬大量企業活動的第三方業者，可讓企業獲得規模經濟優勢。因為將特定的企業活動委外，通常會比自行執行所花費的成本與資源來得更划算，讓企業可專注於商機的開發。這種模式在IT產業十分盛行，原因是在於企業內部資源往往很難完全跟得上技術更新的速度。此外，委外還可以幫助那些無法負擔全職員工的中小企業做更多的事⁵。企業與委外供應商間的關係也從起初銀貨兩訖的模式，演變為類似商業夥伴的關係。在這種新的商業關係下，客戶公司的規模不但會反應出其委外支出規模，雙方在某種程度上還會共同承擔委外衍生的風險、相互分享帶來的收獲。

專業人才的引進
選定委外夥伴之前，企業必須先體認到，委外服務供應商與企業主可能會有各自的商業動機。委外服務供應商希望企業主能夠提供足夠的預算支援，而企業主則想要從每一次的服務中幫助其提升獲利。此外，服務供應商與企業主的計劃不周詳或未能善盡監督之責，都可能導致委外計畫失敗。因此，委外作業需要藉由細心的規劃、專注與嚴格地執行才能符合各方期望⁶。 為確保委外計劃的成功並將效益最大化，企業必須非常瞭解委外業務的進度與結果，以符合企業目標。因此，企業主需要仔細考量並清楚了解公司本身的業務標準，並以其做為衡量委外夥伴的準則。這段期間裡，企業也可以預期委外夥伴在次產業供應鍵中，可提供相關專業知識，如最佳實務經驗、執行建議、以及組織異動建議等。 對企業來說，無論是短期或長期的委外業務，分析公司的營運狀況並提出一個有根據的決定是非常重要的，若委外只是習慣性地去應付突發或急迫需求，結果可能會發現它不但無法為公司提供有價值的服務，還會帶來不利的影響。

委外解決方案的好處
隨著全球市場競爭更趨激烈，企業主不得不將公司的人事開銷壓低到目前的水準以下，因此更加重依賴外部資源，以彌補短缺的功能，使公司能夠更專注於其核心業務。在以下幾個案例中，我們可以清楚地看到策略性應用委外帶給企業的好處。

臨時員工—泰國方興未艾的趨勢
最近一項針對泰國11個主要產業中49家領導企業所做的調查顯示，企業主聘用臨時員工及季約員工的趨勢較以往成長許多，從特約顧問到專業人員都有，目的在彌補企業本身的能力缺口⁷。企業對資源委外的主要心態是這些人員不見得永遠最便宜，但卻可以隨時被替換或淘汰。 調查結果也發現，這些領導企業中的人力資源各項業務被視為有價值的委外。最近幾年裡，隨著公司的成長，對人事部門而言，整體環境變化太快，因此很難及時提升能力來適應新的變遷。為了彌補這些差距，兩家泰國企業⁸遂引進外部人力提供臨時性支援，印證了優異的人力資源仰賴其企業文化與在地領導力更甚於其他任何傳統指標。

台灣飯店業者的營運委外解決方案
一份研究指出，台灣飯店經營的委外趨勢，是將更多需要特殊設備或專業技術的部門委外管理⁹。 大部份的飯店都不太願意將直接與客戶接觸的第一線業務 (例如櫃檯、房務以及餐飲等) 及行政部門委外。在飯店業中最常見的委外工作，包括一般區域清潔、洗衣、保全監控、資訊系統以及休閒娛樂活動等¹⁰。 多數飯店的管理階層表示，將上述類型的工作委外，可讓飯店獲得不易取得的技能和能力，進而增加經營彈性，更專注於飯店的核心業務。

策略性的運用委外方案 強化企業核心價值
有報告預期東盟國家的中小企業案的IT投資將持續成長，金額高達$13.4億美元，其中，印尼、馬來西亞以及泰國的投資金額則領先各國¹¹。而在景氣不明的情況下，這方面支出仍將持續成長的製造部門更引起了ICT 供應商的關注¹²。 這情形對委外供應商來說的確是個好消息。Lewis Carroll 曾說：「如果你不知道自己要去哪裡，那麼無論走哪條路總會抵達目的地」¹³，對那些已經開始進行委外的中小企業，這句話在許多方面都足以說明規劃與訂定目標的價值。除了不確定性之外，策略性運用委外將可持續為企業帶來可觀的價值。

1. http://www.brainyquote.com/quotes/quotes/l/leekuanyew407049.html
2. "Outsourcing – What is outsourcing?",www.sourcingmag.com
3. "Outsourcing"為《經濟學人》於2008年9月29日之報導
4. "The Future of Outsourcing"為《商業周刊》於 2006年1月30日之報導
5. "Outsourcing"為《經濟學人》於2008年9月29日之報導
6. "Transformational IT service outsourcing"，思科技術白皮書
7. "Outsourcing popular trend in Thailand"為《曼谷郵報》財經版於 2008年10月30日之報導
8. ibid
9. "Outsourcing hotel service operations: The case of Taiwan hotels"，由Pei-Chun Lai與Ebrahim Soltani所著
10. ibid
11. "ASEAN SMBs to spend US$13.4 billion on IT"為《ZDNet Asia》於2008年2月25日之報導
12. "Asian manufacturers go digital"為《ZDNet Asia》於2009年2月12日之報導
13. "Transformational IT service outsourcing"，思科技術白皮書