Cisco Smart Business : Un cabinet d'avocats qui démarre fort

Le jeune cabinet Ebanks, Smith & Carlson convertit les Communications IP en actifs rentables.

En ouvrant leur cabinet d'avocats à Houston au cours de l'été 2003, Deanna Dean Smith et James Ebanks ont décidé de soutenir leur activité sur les technologies les plus récentes.

« L'un des gros problèmes des cabinets juridiques, c'est la vétusté de leurs systèmes informatiques et de téléphonie », constate Deanna Dean Smith. « En démarrant de zéro, nous avons pu investir dans les technologies de notre choix pour nous apporter un véritable avantage concurrentiel. Nous avons choisi un système adapté à notre budget, fonctionnant dès son installation et qui puisse évoluer en même temps que notre activité. »

Le choix de la téléphonie IP

Deanna Dean Smith et James Ebanks étaient particulièrement intéressés par les avantages offerts par la technologie des Communications IP, notamment par sa capacité à :

• intégrer des programmes de gestion de documents et de facturation
• organiser et trier les messages téléphoniques par dossiers clients
• permettre à leurs collaborateurs de travailler à distance.

Mais ce sont les fonctionnalités distantes qui ont réellement convaincu les deux avocats à investir dans une solution de Communications IP, qui leur permet de :

• se connecter à Internet quelque soit l'endroit où ils se trouvent
• créer un tunnel VPN (réseau privé virtuel) Cisco pour accéder au serveur de l'entreprise depuis leur ordinateur portable
• passer des appels, consulter leurs messageries et accéder à la base de données du cabinet à partir de Cisco SoftPhone ou IP Communicator.

Les avocats du cabinet ont souvent besoin de travailler à domicile ou en déplacement. Certains résident même dans d'autres régions, afin d'y assurer une présence locale. Beaucoup ont accepté l'offre du cabinet grâce à ce potentiel de mobilité professionnelle.

De nouvelles fonctionnalités pour plus de productivité

Aujourd'hui, les 36 employés du cabinet sont particulièrement productifs grâce aux nombreuses fonctionnalités de Communications IP du système :

• la messagerie unifiée, qui place les messages vocaux, les fax et les courriers électroniques de chaque employé dans une seule et unique boîte aux lettres 
• la mobilité des postes téléphoniques qui permet à chacun de changer de bureau au sein du cabinet, de partir en déplacement ou de travailler à domicile en conservant le même numéro de téléphone
• le suivi des frais de téléphonie, qui permet au cabinet d'affecter chaque dépense de communication au compte d'un client et de facturer automatiquement les appels, les copies, les frais de télécopie et de courrier conformément à chaque contrat
• l'archivage des messages vocaux qui permet à chacun d'accéder pendant plusieurs années à leurs informations de messagerie
• l'accès à distance qui laisse les avocats libres de travailler chez eux ou dans leurs filiales, généralement éloignés de plusieurs centaines de kilomètres

Deanna Dean Smith estime que la productivité du cabinet a augmenté de 15 à 18% grâce à ces fonctionnalités à distance.

Les clients aussi y trouvent leur compte :

• les avocats sont plus facilement joignables 
• l'échange des informations entre les différents juristes est plus efficace
• les affaires sont traitées plus rapidement
• les améliorations de productivité ont permis de réduire les honoraires.