Cisco Smart Business : Simplifier sa gestion opérationnelle pour devenir plus compétitif

Intégrez vos fonctionnalités de front et de back office pour améliorer votre relation client et augmenter votre rentabilité.

Les services de front et de back office des PME/PMI sont trop souvent considérés comme étant indépendants. Leurs équipes ne collaborent pas entre elles et l'entreprise, en baissant sa productivité, atteint plus difficilement ses objectifs.

Si ce cas de figure se présente dans votre société, vous avez tout intérêt à modifier votre organisation en intégrant ces deux types de fonctions. Vous améliorerez le niveau de satisfaction client, dynamiserez votre croissance et développerez vos parts de marché. Un système informatique en réseau disposant d'applications administratives et commerciales peut vous aider dans ce travail d'intégration.

Les bénéfices de l'intégration

En contact permanent avec vos clients, les services de front office (vente, marketing, saisie de commandes ou services client) nécessitent une bonne connaissance des clients et de leurs besoins. Le back office (comptabilité, service financier, fabrication, gestion des stocks, distribution et expéditions) assure le suivi des activités de front office.

La plupart des PME ne favorisent pas la communication entre ces différentes fonctions pourtant complémentaires. Ce manque de cohésion peut entraver sérieusement la gestion des clients.

L'intégration des opérations de front et de back office offre pourtant de nombreux avantages :

• identification des attentes : en recoupant les informations recueillies sur vos clients par les différents services, vous pouvez proposer des produits et services encore mieux adaptés à leurs besoins
• fiabilité des données : vous limitez le nombre de saisies des mêmes renseignements et réduisez les erreurs et les incohérences
• augmentation des revenus et réduction des coûts : en analysant plus précisément les comportements d'achats, vous pouvez anticiper les demandes et augmenter vos ventes. La simplification de vos processus internes permet également de diminuer vos coûts
• amélioration du flux d'informations : la transparence de l'échange des données entre les services améliore la réactivité et permet de se conformer aux réglementations relatives à l'information financière (comme la loi américaine Sarbanes-Oxley)
• réduction des pertes : vous offrez aux services commerciaux une meilleure connaissance de l'historique de paiement des clients, ce qui leur permet d'évaluer les capacité d'achat avant de répondre à une commande

Des technologies de réseau qui favorisent l'intégration

L'efficacité de l'intégration nécessite l'utilisation d'applications logicielles évoluées. Des solutions de réseau peuvent également être mises en place :

• réseaux sans fil (WLAN) : les ports LAN Fast Ethernet ou Ethernet Gigabit supportent les applications et les technologies nécessaires à une diffusion instantanée des données 
• réseaux étendus (WAN) haut débit : les réseaux WAN facilitent les communications en temps réel entre votre entreprise, vos clients et vos partenaires
• sécurité de réseau : les pare-feu, les systèmes de détection et de protection contre les intrusions, les antivirus et les réseaux privés virtuels (VPN) garantissent la protection et la confidentialité des informations
• communications IP : les systèmes convergents IP supportent des applications évoluées permettant de transmettre données, voix et vidéo via un réseau unique
• réseaux de stockage : la capacité d'archivage, l'accès en temps réel aux informations et les fonctions de sauvegarde intégrées améliorent nettement l'activité des entreprises

Toutes ces technologies se complètent pour former un système de fonctions de front et de back office cohérent et efficace, indispensable pour augmenter les performances de votre entreprise.

Réussir votre intégration

La plupart des technologies permettant de relier les applications de front et de back office sont adaptées aux infrastructures des PME. Il faut toutefois respecter certains critères. La solution de réseau adoptée doit garantir la protection et la confidentialité des informations. Les systèmes doivent également être coordonnés pour assurer la fiabilité des données clients. Trois grands principes permettent d'y arriver :

• Le système doit être avant tout orienté vers le client. Il doit être conçu à partir du front office, les applications de back office servant de relais à la relation client 
• La compatibilité doit être optimale entre les systèmes de l'entreprise et de ses prestataires en cas d'externalisation du back office
• Les technologies de réseau et les logiciels d'application métier se complètent et sont indissociables

Votre solution doit favoriser la communication des informations en temps réel entre groupes de collaborateurs, et en externe pour développer la relation client. Le système d'information doit être suffisamment flexible pour s'adapter facilement au développement de l'entreprise et de ses changements de personnel. Une société a besoin de la garantie d'un système complet robuste et fiable, pour réagir rapidement et de manière efficace à toutes les situations, même en période de crise.

Des solutions adaptées pour augmenter la compétitivité

Le contexte concurrentiel actuel oblige les entreprises à améliorer sans cesse leurs performances. Une diffusion fluide et organisée des informations clients vers les services en charge des opérations de transaction augmente l'efficacité de manière significative. En favorisant les relations client en toutes circonstances, l'intégration des systèmes permet aux PME d'exploiter les avantages d'une structure légère et réactive en réalisant les performances des grandes entreprises. Avec toutes ces informations en main, à vous de faire le choix des technologies existantes pour assurer la réussite de votre société !