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Coop--网络转型的收益

"我们的目标是整合一个高度分散的机构,以变得更加灵活、机动和透明,并获得至关重要的成本效率。对于COOP而言,网络转型的关键在于定义内部流程,继而找到可以帮助我们朝着目标前进的基础设施和应用。"

August Harder,CIO,COOP瑞士

概述


背景


15个地方性机构与Coop 瑞士在2001年初合并成了一个统一的机构,它们的主要目的是实现成本效率。一个重要的考虑因素是通过定义由IT支持的新中心流程,降低流程成本。此外,Coop为实现迅速的增长投入了很大的精力,非常希望加强它在这个竞争激烈的市场中的效率、灵活性和机动性。

挑战


业务挑战包括升级分支网络、集成15个不同的机构,确保它们可以作为一个整体协同工作。其重要的目标之一是降低年度IT预算,加强业务流程支持。

解决方案


作为Coop信赖的互联网业务顾问,思科帮助该公司完成了一个包含从董事会到运营管理人员的五个步骤的网络转型流程。Coop在开始时研究了四个特定的互联网业务解决方案领域--在线HR、在线学习、电子采购和库存管理,最终将他们的注意力集中到了一些特定的关键领域,例如目录管理、库存控制、采购流程和最佳价值管理。网络就绪调查和电子商务兼容网络调查促使Coop决定制定计划来升级他们的分支网络和增加带宽。

成效


根据思科对于该机构真正长期的需求的敏锐分析,管理层的决心促使该机构在整个机构中部署了目录管理系统,实现了有效的库存预算和性能控制,提高了采购流程的效率和透明度,并采用了多种价值管理工具。该机构还建立起了具备适当互联网安全措施(包括防火墙)的虚拟专用网(VPN),并且对IT部门进行了大规模的改组,从而将IT成本降低到了接近于最初预期的水平。

人人为我,我为人人


异常激烈的竞争导致欧洲零售市场出现了一股兼并浪潮,零售商们都希望通过集中控制采购和市场开发活动而实现成本效率。越来越少的企业控制着越来越大的市场份额。

2001年1月1日,15个地方性合作社和Coop瑞士的合并正是这股趋势的自然结果。通过合并为一个统一的机构,这些合作社希望借此机会实现规模效益和集中市场份额。

"合并的目标是提高我们财务方面的灵活性和增加我们在面临市场中的各种压力时所能调用的资源",Coop的CIO August Harder解释说,"但是为了实现这个目标,我们必须大规模地改造整个机构的结构和我们的合作方式。"

在观看过思科互联网业务解决方案部(IBSG)在2000年晚些时候所做的一次前期演示之后,Coop的董事会决定邀请思科来与他们一同部署一个转型流程,以便尽可能快地将多个地方性机构整合成一个统一、强大的整体。

客户简介


  • Coop是瑞士领先的食品和非食品类商品零售商,在瑞士全国拥有大约1600家食品店、超级市场、小型市场和加油站。
  • 年收入76亿美元,其中食品销售额占63%,非食品类商品占37%。
  • Coop由Coop瑞士和15家地方性合作社合并而成。
  • Coop拥有四个著名的市场品牌:Coop Naturplan(有机食品)、Coop Naturaline(纺织品和化妆品)、Coop Oecoplan(纸巾和日常用品)和Cooperacion/Max Havelaar(进口的公平贸易产品)。
  • Coop还拥有消费电子产品连锁店、香水商店和家具店,并能提供银行和保险服务。
  • 该集团拥有45000名员工。
    Coop是一个倾向于非盈利性的合作性机构,它会将所得的利润再投资于业务的发展。

五步流程


"我们最感兴趣的是思科注重实效的工作方式",August Harder继续指出,"我们迅速地意识到,我们在让整个机构采用一种全新的工作方式方面还有很长的路要走。但是思科的建议是,首先根据对新机构中流程的详细分析,部署重要的局部项目,以便尽可能快地创造出价值。"

2001年2月,思科为Coop制定了网络转型流程的发展计划。双方设立了一个网络就绪指导委员会,由它负责管理一个分为五步的流程:

  • 确定Coop的网络就绪状态
  • 制定一项网络就绪计划
  • 确定价值链和相关的计划和项目
  • 在业务分析的基础上,确定不同计划和项目的优先顺序,并指定必要的IT基础设施
  • 启动对于Coop最重要、最适用的项目

"我们最初的想法是在四个主要的领域--在线HR、在线学习、电子采购和库存管理中开展项目",August Harder解释说,"但是,思科所推荐的方式--在开展下一个项目之前先通过某一个局部项目实现业务价值,迅速地显示出了威力。随着整个计划的不断推进,我们的发展重心也在不断地发生变化,我们更加关注于库存控制和采购等问题。"

推动变革


技术让变革成为可能,而真正推动变革的是人。这就是为什么从一开始就必须让整个机构中不同级别的管理人员都意识到新技术所能提供的机会,并让他们参与到规划和部署的过程中来。 "我们在每周六会连续召开五场讨论会,有15或者16名管理人员会从全国各地来到苏黎士参加这些会议。他们这样做的原因是他们希望学习和了解一种优于普通业务运营方式的整体观念",August Harder指出。他还补充说,每个人都意识到,他们不应当指望IT部门单独完成这些项目,而是应当承担起他们自己为了实现这些项目的成功所应肩负的责任。

面向客户的管理


人们很快就发现,以前的地区性机构结构已经不再适用于新的机构。必须通过一种能够体现客户对于该公司看法的方法,建立起一种面向客户的机构架构。答案就是目录管理,它有助于从客户的角度建立机构的架构。

"每个目录都包含一组满足某种明确定义的客户需求的产品,例如婴儿产品、谷类商品、日常用品或者酒精饮料",August Harder解释说,"我们设立了一个目录管理部门,它负责定义价值链在工作流程应用方面的各个步骤。这将让我们的目录管理人员可以利用Coop的数据和来自于外部供应商的数据,使用我们的应用,进而用一种统一的方式制定和监控他们的业务计划。我们目前正在开展一个小规模的实验项目,它采用了SAP的技术。我们将循序渐进,并在前进过程中不断地学习。目前,我们的每项新的业务计划都是通过这个系统制定的。这样最终我们将把所有的业务计划都整合到同一个系统中来。"

随着实验项目的不断深入,应用将通过升级,转移到SAP企业门户中运行。这样用户在本地只需要使用一个标准的互联网浏览器。

控制业绩


下一个需要优先考虑的领域是店内业务的盈利能力,它会影响到经营业绩的各个方面。Coop将确保每个商店都长期进行定期的滚动式预测(与预算相比),并确保他们可以拥有足够的工具,来将自己的业绩与整个机构中已有的最佳实践相比较。这些工具将能衡量业务运营的三个指标--收入、人力成本和消耗。

最佳实践价值的一个典型例子是人力成本与收入的关系。一个需要大量人力的部门(例如肉品柜台)必须严格地监控人力成本,才能保持令人满意的盈利能力。而对于一个自服务柜台来说,人力成本对于盈利能力的影响则小得多。

August Harder表示:"我们在思科的一个应用中看到,工作人员必须每周预测他们的收入,该应用会监控他们的业绩,再将其与他们预定的目标相比较。在我们自己的应用中,商店管理人员将能够把人力成本和预期收入结合起来,并以周为单位监控工作业绩。这个项目将在今年九月投入试运行,并在2003年初全面推广。"

"我们与思科讨论的一个问题是怎样管理预算和滚动式预测之间的相互依赖性。我们从他们的技术中学到了很多知识,从而让我们可以针对我们的商店的特性需求,采用一种极为系统化的方法。"

复杂市场中的透明度


机构内部的可视性对于找出那些能够完全控制其业务效率的人员至关重要。对于供应商的可视性也是有效采购的一个重要因素。Coop用以提高采购流程透明度的方法之一是进行基于互联网的拍卖。

"互联网拍卖开阔了我们的眼界,让我们看到了很多过去从来没有想过的事情",August Harder承认,"例如,过去我们一直苦于必须从四个不同的供应商那里购买某个特定的产品。事实上,他们都属于同一个集团,并且会在我们与他们谈判之前协商好价格。在线拍卖系统可以迅速地发现这种情况,这显示了深入了解市场内幕所带来的巨大优势,而传统的采购流程根本无法揭示这些市场内部情况。"

只需要邀请多个供应商参加某个在线拍卖活动的网上竞标,通常就可以发现很多更加优惠的价格。当Coop需要购买5000台PC作为其升级计划的一部分时,就出现了这种情况。"我们只是宣布,我们将举办一场在线拍卖活动,这意味着我们希望比较各种不同的价格",August Harder指出。

August Harder认为,在线拍卖的真正价值在于提高市场的透明度(包括更加深入地了解供应商之间的关系)和确定需要寻找新的供应商和合作伙伴的领域。他估计,在线拍卖可以大幅度地降低目录产品的价格。 最重要的是价值
归根到底,新系统的价值在于它可以为企业增添多少收入。但是评估这种价值并不是一个简单的过程。

思科所提出的最佳价值管理方法是从上层开始,向下层发展。首先,是在企业级别确定所有的价值驱动力,再判断它们对于经营业绩的贡献。这个流程还将继续在整个机构中向下发展--深入到员工和资源。

"这是一种相当常见的评估方法,即将所有业绩参数综合到一起,为各个领域提供一个总体的评分,从而让人们可以了解他们的整体业绩",August Harder解释说。

将来,这个流程将会集成到Coop的IT系统中。"目前,我们需要让人们适应这个新的系统。最重要的是找出真正的驱动力--那些影响我们经营业绩的关键因素。"August Harder表示。

无纸办公


我们都可以想象,如果我们可以在日常工作中摆脱书面文件,我们将会获得极大的便利。尽管早先人们在这方面做出了种种承诺,但是现在书面文件仍然是业务环境中一个不可或缺的组成部分。我们需要用它来提供报告、合同和发票,而所有这些文件目前都可以利用一些已经可以免费获得的技术转变为电子格式。 "书面文件的多少是机构界面是否便利的重要指标",August Harder指出,"当我们看到一份书面文件时,我们就面临着一个不便利的机构界面。当我们在Coop看到一份书面文件时,我们会设法开发一个应用来取代它。"

这种应用在Coop的一个典型例子是支付流程。人们必须检查和校对订单、交货单和收到的发票--这个流程非常费时,但是可以利用IT自动执行。

"我们启动了一个小规模实验项目来解决这个问题",August Harder表示,"希望这可以在未来发展成为一个可行的应用。我们不会用它完全取代这个流程中的工作人员,但是这些事务中的95%可能都可以自动处理。"

减少书面文件数量的另外一个例子是自动补货,这个流程可能会创造巨大的价值,但是需要与供应商进行密切的合作。EDI还有望成为提高供应商流程的自动化水平的重要手段。

"我们并不缺少创意",August Harder表示,"我们计划开发各种创新的应用,包括通过交易中心进行采购,让供应商访问我们的外联网,以及面向员工的在线学习计划。问题的关键不在于创造力,而在于优先开发哪种应用--我们必须根据我们的实力,循序渐进地开发这些应用。"

Coop的系统建立在SAP解决方案的基础之上,随着该机构逐渐发挥出Web转型的全部潜力,这些系统将越来越依赖于思科的设备。思科的理念是在找出那些可以在短时间内为企业提供最佳回报的项目,这种理念带来了一种新的IT项目管理方法。现在,每个项目都拥有三个不同的阶段--体验阶段、小规模实验阶段和实际使用阶段。在最后这个阶段,项目的主导权将交给企业的管理人员,由他们负责这个项目在整个机构中的日常运行。

安全第一和最高的可用性


当业务流程需要依赖一个持续可用的互联网技术网络时,安全性是一个非常重要的问题。思科进行了大量的安全研究,最终决定部署防火墙和VPN软件。

思科还对Coop的LAN和WAN基础设施的冗余性进行了严格的检查,以确保最高的可用性,并将路由器和交换机冗余加入到了Coop业务中的关键任务性组成部分中。

全面的兼容和统一


Coop选择Swisscom作为他们的互联网运营商,并与之达成了一项非常灵活的协议,认可了WAN中带宽不断增长的普及趋势。随着各种新型Web应用的不断推出,对于带宽的需求一直在稳步地增长。Swisscom的网络可以方便地与Coop的思科交换机和LAN交换机进行交互,而且他们的IP和EPS服务也符合思科的标准。

"我们刚开始时使用了一个令牌环网,但是现在一切都发生了变化",August Harder指出,"现在,每个管理人员都拥有自己的PC。我们在六个月之内移植到了以太网,并且更换了5000台PC,所有这些PC现在都使用相同的应用和Web接口。一切业务都运行在企业内联网上。"

变革的勇气


在被问及思科对Coop的主要影响时,August Harder回答说,思科与Coop共享的经验和方法让Coop的管理人员获得了解决问题和采取行动的信心和勇气。

"我们也提出了很多新的想法,而他们总是非常认真地看待我们的想法,并且提出一个相应的解决方案。这是我们为什么喜欢和思科合作的原因。我们处在一个不断变化的市场之中,我们需要他们的灵活性、创造力,以及他们注重实效的业务方式。"

成功的合作


Coop与其可靠的互联网业务顾问--思科的密切合作,给它带来了重要、全面的优势,并迅速地对它的经营业绩产生了积极的影响。August Harder指出,与思科的合作使得Coop可以更快地采取行动,更加迅速地改变价格,比以往任何时候都更加统一地降低企业开支,以及在整个企业中实现成本效率。

"即使在经济形势处于最低谷时,我们也从没有想过取消我们正在开展的这些项目",August Harder表示,"我们从没有怀疑过我们向电子商务转型的长期战略价值,我们与思科的合作也始终非常稳定。他们为我们提供了非常稳定、强大和经济的通信技术,这已经成为我们的核心业务资产。他们不断地就我们的应用系列提出很好的建议,帮助我们安排我们各项雄心勃勃的计划的优先顺序,并逐一加以实现。"

尽管衡量IT项目的业务价值的通用规则是计算三到五年内的投资回报,但是各种迹象表明Coop正在稳步地实现其重要目标。在它的网络转型计划获得成功之后,Coop已经意识到了技术投资为它带来的重要价值和积极影响。

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