Errungenschaften und die gewonnenen Erkenntnisse betrachten

Mit dem Umbau haben wir eine dynamische, motivierende Arbeitsumgebung geschaffen, die wie geplant eine Anlaufstelle für MitarbeiterInnen als Ergänzung zum Homeoffice bildet. Es gab bei diesem Projekt jedoch auch Herausforderungen.

Virtueller Designprozess

Die Coronapandemie hat uns alle überraschend getroffen. Eine der größten Herausforderungen bestand daher darin, dass wir das gesamte Projekt – mit Grundrissen, technischen Zeichnungen und einer 3D-Begehung – vollständig virtuell planen mussten. Der Erfolg von PENN1 beweist, dass diese virtuelle Zusammenarbeit tatsächlich nahtlos funktioniert hat.

Verzögerungen in der Umbauphase

Durch die Pandemie kam es zu erheblichen Verzögerungen beim Umbau und teilweise zu Lieferschwierigkeiten bei den benötigten Komponenten. Der Vorteil: Da die Büros zur Zeit des Umbaus ohnehin nicht genutzt wurden, mussten keine MitarbeiterInnen umquartiert werden.

Es gab verschiedene unerwartete Schwierigkeiten, aus denen wir Erkenntnisse gewinnen konnten. Beispiele:

• Nicht alle GebäudeprüferInnen sind mit aktuellen Technologien vertraut. Viele PrüferInnen hatten noch keine Berührungspunkte mit Neuerungen wie PoE und dessen Anwendung. Unternehmen, die den Einsatz neuerer Technologie planen, sollten nicht davon ausgehen, dass die PrüferInnen sich damit auskennen. Oftmals muss das Unternehmen erst die entsprechenden Informationen bereitstellen.
• Bei der Innenausstattung konnte nicht immer auf die üblichen Büromöbel zurückgegriffen werden. Herkömmliche rechteckige Tische sind für Videoräume nicht die beste Wahl. Unter anderem neigen die TeilnehmerInnen bei dieser Sitzordnung dazu, auf die andere Seite des Tischs zu blicken statt in die Kamera. In PENN1 wurden die Videoräume stattdessen mit trapezförmigen Tischen ausgestattet, bei denen alle TeilnehmerInnen in der Kamera zu sehen sind und sich dennoch gegenseitig ansehen können.
• Es wurde eine neue Möglichkeit zum Melden von Problemen benötigt. Wenn BenutzerInnen auf Probleme stießen, war zunächst nicht klar, an wen sie sich wenden sollten: an die IT, das für die Einrichtung zuständige Team oder an eine ganz andere Abteilung? Daraufhin haben wir Webex Boards zum Melden von Problemen entwickelt, damit schnell eine Lösung gefunden werden kann. Das System gibt die einmal gemeldeten Probleme mit Angaben zur Problemart an alle zuständigen Personen weiter.
• Alles muss so einfach wie möglich sein. In aller Regel entscheiden sich MitarbeiterInnen für die unkomplizierteste der verfügbaren Lösungen. Einfachheit fördert also die Annahme. So haben wir beispielsweise den herkömmlichen komplexen Hot-Desking-Prozess abgeschafft. Stattdessen können die BenutzerInnen ihr Smartphone auf eine Ladestation legen, wodurch sie auch gleich angemeldet werden.