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중소기업 협업 체크리스트

이 체크리스트를 참조하면 더욱 효율적으로 협업을 진행할 수 있는 작업 환경을 원활하게 만들 수 있습니다.

협업 소개

업무 방식이 어떻게 달라졌는지를 생각해 보십시오. 아마도 더 이상 9시 출근, 5시 퇴근이 아닐 가능성이 높을 것입니다. 그리고 업무가 한 사무실 안에서만 이루어지지도 않습니다. 전 직원이 각기 다른 곳에서 일하게 될 날도 멀지 않았습니다. 작업 환경과 사용하는 디바이스도 제각각일 수 있습니다.

이러한 상황에서는 협업 기능이 반드시 필요합니다. 직원들이 함께 파일을 공유하고 프레젠테이션을 진행하면서 서로 협의하고 아이디어를 공유해야 하기 때문입니다.  

오늘날 기업은 더 높은 생산성과 비즈니스 민첩성을 지원하기 위해 더 강력한 직원 참여 및 고객 경험을 추구하고 있습니다. 더 효과적인 협업을 위해서는 기업이 더 스마트하게 일해야 합니다. 그러려면 적절한 종류의 도구가 필요합니다. 

협업 기술의 유형

협업 기술은 장기간에 걸쳐 발전해 왔습니다. 현재는 작업 효율성을 높여 주는 다양한 솔루션이 시판되고 있으며, 이러한 솔루션 중 대다수는 클라우드에서 실행됩니다. 협업 솔루션의 주요 범주는 다음과 같습니다.

  • 회의
  • 메시징 및 파일 공유
  • VoIP(Voice over IP)를 포함한 전화기 시스템
  • 룸 디바이스
  • 헤드셋
  • 협업 기술을 활용하는 방법

    기업에서는 커뮤니케이션을 원활하게 진행할 수 있어야 합니다. 하지만 협업을 진행할 때 기술을 제대로 활용하기 어려운 경우도 많습니다. 연결과 협업 기능의 효율성이 낮으면 많은 시간과 비용이 낭비될 수 있습니다.

     "확장을 다운로드해야 한다네요."

    "늦어서 죄송합니다. 로그인이 안 돼서요."

    "다들 제 화면 보이세요? 지금은요? 아직도 안 보이나요?"

    "파일 받으셨어요? 못 받으셨다구요? 이메일 다시 보내 드릴게요."

    효율적인 기술이 없으면 협업 과정에서 이러한 상황이 항상 발생할 수 있습니다.

    그러므로 혼선을 초래하지 않고 원활하게 업무를 처리할 수 있는 커뮤니케이션 기술이 필요합니다.

    협업 솔루션을 고려할 때 파악해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

    협업 기술을 통해 사업 목표를 달성할 수 있어야 합니다. 회의, 메시지 전송, 파일 공유, 전화기 등의 적절한 도구를 전사적으로 통합하여 활용하면 혁신을 원활하게 추진할 수 있습니다.

    1. 회의 및 컨퍼런싱

    다음과 같은 솔루션을 선택해야 합니다.

    • 다운로드 또는 플러그인이 필요하지 않은 솔루션
    • 앱 또는 Microsoft Outlook에서 협업을 즉시 시작할 수 있는 "원클릭" 방식 로그온 기능을 제공하는 솔루션
    • 사용자가 브라우저, 모바일 디바이스, 비디오 룸 디바이스, 심지어는 서드파티 디바이스에서도 아무 문제 없이 협업할 수 있는 솔루션
    • 항상 연결 가능하며 고품질 비디오를 재생할 수 있는 솔루션
    • 손쉬운 화면 공유 기능을 제공하는 솔루션
    • 잠재 고객 등의 외부 협업 대상에게 프로페셔널한 이미지를 전달할 수 있는 솔루션

    2. 메시징 및 파일 공유

    가상 협업 환경은 다음 요구를 충족해야 합니다.

    • 협업을 계속 진행할 수 있도록 회의 솔루션과 통합 가능해야 합니다.
    • 디지털 화이트보드를 사용하여 빠르게 브레인스토밍을 진행할 수 있어야 합니다.
    • 여러 디바이스에서 메시지와 파일을 안전하게 교환할 수 있어야 합니다.
    • 환경을 쉽게 검색해 대화와 문서를 찾을 수 있어야 합니다.
    • 특정인에게 비공개 메시지를 보내거나 몇 초 내에 그룹 채팅을 생성할 수 있어야 합니다.

    3. 온프레미스 허들 공간 및 소형 회의실

    다음과 같은 솔루션을 선택해야 합니다.

    • 어떤 화면도 무선 자료 공유 디바이스로 전환할 수 있는 솔루션
    • 소형 공간도 완벽한 기능을 갖춘 컨퍼런싱 장소로 활용 가능하도록 최고의 오디오/비디오 환경과 무선 공유 기능을 제공하는 솔루션
    • 쉽게 사용 가능하여 직원의 혼선을 줄여 주는 솔루션

    4. 전화기

    다음과 같은 솔루션을 선택해야 합니다.

    • 클라우드에서 완벽하게 관리 가능하며 직관적으로 작동하여 IT 전문가의 지원이 필요하지 않은 솔루션
    • 다른 솔루션과 통합하여 연락처 목록과 통화 기록을 여러 디바이스 간에 동기화할 수 있는 솔루션
    • 원하는 요금제와 하드웨어를 선택할 수 있으며 사전 설정할 수 있는 솔루션
    • 쉽게 관리하고 개인별로 맞춤 설정할 수 있는 솔루션
    • 종량제 서비스를 제공하는 솔루션

    5. 적절한 인프라 구축

    기술 플랫폼을 구축하는 과정은 번거롭습니다. 하지만 적절한 인프라를 구축하지 않으면 아무리 유용한 기능도 활용할 수가 없습니다.

    따라서 다음 기능을 제공하는 솔루션을 선택해야 합니다.

    • 안정적이며 철저한 보안이 유지되는 커뮤니케이션 인프라
    • 어떤 디바이스에서나 일관된 환경
    • 유동적인 구축 모델(구내, 클라우드, 하이브리드)

    시작하는 방법

    오늘날에는 언제 어디서나 연결 상태를 유지할 수 있으므로 빠르고 효율적으로 업무를 처리해야 합니다. 규모에 관계없이 모든 기업이 활용할 수 있는 Cisco 사무용 커뮤니케이션 솔루션을 활용하면 변화하는 기업 환경에 빠르게 대응할 수 있습니다. 

    Cisco 전문가의 지원을 받아 간편한 협업 도구를 채택할 수 있습니다. 협업 요구를 지원해 드리는 어드바이저의 상담을 받아 보시기 바랍니다.

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