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フレデリック郡公立学校、シスコ パートナーAAC社から納入のCisco IP CommunicationsとIP Phoneアプリケーションで大きな成果

2004年4月15日

シンディ マクダウェル、News@Cisco

Cisco®認定プレミア パートナーで、20年の歴史を持つAAC社(本社、バージニア州北部)は、4年前からIPテレフォニーの分野に力を入れており、Cisco AVVID®パートナーにも認定されています。同社は、顧客とする米連邦政府機関や地方自治体向けに、IPテレフォニー システムの設計と構築を行っているほか、Cisco IP Phoneを活用したXMLベースの業務支援アプリケーションの開発も請け負っています。

また、AAC社は、Cisco AVVIDパートナーとして、相互運用性テストや共同マーケティング プログラムなどのリソースを生かし、顧客が十分に検証されたe-ビジネス ソリューションを構築できるよう支援しています。AAC社が提供するPhoneTopアプリケーションは、技術開発の促進、業界標準の確立、オープンで標準ベースのネットワーク アーキテクチャとビジネスに欠かせない重要技術の普及促進をめざす、Cisco AVVIDプログラムにぴったりのソリューションとなっています。

「当社がPhoneTop®のブランドで提供する各種XMLアプリケーションは、利用者がIPテレフォニー ネットワークからCisco IP Phoneを最大限に活用できる環境を提供します」と、AAC社副社長のダグ ボウルズ氏は述べています。

郡公立学校のばらばらなPBXシステムをIPテレフォニーに刷新

AAC社の実績を示す好例として、フレデリック郡公立学校のプロジェクトが挙げられます。バージニア州北部のフレデリック郡には公立学校が18校あり、合わせて11,500人の生徒が在籍しています。学校設備は、長年にわたって少しずつ拡張されてきたため、電話システムも複雑で統一性のないものになっていました。5つの業者によって、計13種類の構内交換機(PBX)システムが設置され、それぞれ毎年更新される保守契約のため多額の費用が発生していました。そこで同郡は、全校の電話システムを統一し、自前の管理が可能で、将来の拡張にも対応できる技術インフラストラクチャを持ったシステムに一新する作業を、Cisco®認定プレミア パートナー兼AVVIDパートナーのAAC社に発注しました。

「我々AACは、Cisco IP Communicationソリューションを生かした各種IPテレフォニー アプリケーションの開発、提供で、他社に差をつけてきました。IPフォンが、単なる通話だけでなく、さまざまな機能に対応できることは、まだそれほど広く知られていません。当社ではまず、Cisco IP Phoneのスクリーンからあらゆる種類のデータにアクセスできるXMLのさまざまな機能を、営業の段階でお客さまにご覧いただくために、デモンストレーション用のアプリケーションをいくつか開発し、見積りの内容をより効果的にアピールできるようにしました」と、ボウルズ氏は話しています。PhoneTopアプリケーションのこうした付加価値によって、現在、AAC社の業績は順調に拡大しています。フレデリック郡公立学校は、AAC社にとって、教育機関で最初の顧客でした。同社を選択した大きな理由は、IPテレフォニー分野における豊富な経験と、各クラスの出欠データを担当教師がIPフォンで集計して職員室に送信するためのアプリケーションを開発できる能力が買われたことにありました。ボウルズ氏は、出欠データ管理のアプリケーションが、各学校の事務処理負担を1日あたり2時間も軽減するとしています。

セキュリティ監査と大雪から通信インフラ見直しへ

フレデリック郡公立学校が、通信インフラ見直しの必要性を痛感することになったきっかけは、州政府のセキュリティ監査と大雪という2つの大きな出来事でした。このうちセキュリティ監査では、教室と職員室の間に双方向の通信手段がない学校が3校にものぼることが明らかになりました。

「生徒と教職員の安全を考えると、これは放置できない問題でした。それに加えて、大雪が降ったことで貴重な教訓を得ることができたのです」と、フレデリック郡公立学校のIT部長、ロバート ヨスト氏は述べています。大雪の当日、学校当局が休校を決定した時点において、スクールバスで通学する生徒の一部は学校に到着していましたが、多くの生徒はまだバスの中でした。この時、休校かどうかを問い合わせ、子どもの居場所を確認しようとする保護者からの電話が各学校に殺到したため、電話システムが容量をオーバーし、ほとんどの通話がつながらなくなってしまったのです。もっと大きな問題は、本部からの電話さえ一部の学校につながらなくなってしまったことでした。そんな中、データ通信用のWAN(ワイド エリア ネットワーク)だけは持ちこたえていました。ヨスト氏と彼のチームは、このデータWANに注目しましたが、本部では当初、各教室への安全対策として、双方向の一斉放送(PA)システムを導入する案が考えられていました。

「本部は、全教室にツイスト ペアの回線を引いて双方向スピーカを設置しようとしていましたが、すでに全校舎にはカテゴリ5イーサネットが接続されていたのです。そこで私たちは、時間と経費を節約するために、既存のこの回線を活用しようと提案しました」。ヨスト氏は、この時すでにIPテレフォニー導入の意向を固めていました。部内で検討した結果、学校群のニーズに最も合ったものとして、Cisco IP Communicationソリューションが選ばれました。

「4社に見積りを依頼した結果、PhoneTopアプリケーションでさまざまなサービスが実現できるAACに発注することを決めました」と、ヨスト氏は言います。

「フレデリック郡公立学校で既存のデータ インフラストラクチャを再利用するお手伝いができたことを、本当にうれしく思っています。この例では、すでにファイバ バックボーンが設置済みで、各学校と本部をリンクする一種の都市型エリア ネットワークができていたわけです。AACはここに、Cisco IP Communicationソリューションを導入しました。通話処理ソフトウェアのCisco Call Manager、Cisco IP Phone、メッセージングとボイスメール統合ソフトウェアの Cisco Unityといったソリューションを本部に設置し、各学校間で運用ができるようにしました。各教室には、すでにイーサネットが配線されており、最低でも1個の端子があったので、これを使って全教室にCisco IP Phoneを設置することができました」と、ボウルズ氏は述べています。

学期の合間の短い作業時間

ボウルズ氏は、「フレデリック郡公立学校は、AACにとって教育機関で初めての顧客だったため、いろいろなことが勉強になりました」と振り返り、「最近では、米国海軍からの依頼で、4,500の電話機を接続したCisco IP Communicationソリューションの導入を行いました。AACでは、個々のプロジェクトからできる限り多くのノウハウを学び、それを新たなプロジェクトに生かしています」と、語っています。AAC社が教育機関のプロジェクトで学んだのは、「作業のために確保できる時間の短さこそ最大の難問」ということでした。授業への影響をごく最小限にとどめるためには、秋の新学期開始を前にした夏の終わりのわずか数日間で、集中的に工事を行う必要がありました。

「このような厳しい工期を守るため、膨大な準備作業が行われました。ダイヤル プランの策定、各校舎の実測と配線の検分、移動授業でもIP Phoneを利用できるようにするための確認作業を行ったのです。当社の人材でも最高のメンバーが作業にあたった結果、プロジェクトは無事成功しました」と、ボウルズ氏は振り返ります。もう一つの問題は、「新しい電話機の使い方が覚えられない」という一部の人の抵抗を取り除くことでした。

「実は、こういう問題はよく起こるのです。Cisco IP Phoneは高度なインテリジェント機能を持っていて、たとえば7960モデルでは、通話を発信するための方法が6種類もあります。人によっては、ちょっと気後れしてしまうというわけです。しかも今回、先生方には通常の機能に加えて出欠アプリケーションの操作も覚えていただく必要がありました。しかし、早々と操作を習得した数人の先生が、同僚の先生方を親切に手助けされていたこともあり、まもなくすべての先生がこの新しい電話の機能に満足してくださるようになりました」と、ボウルズ氏は語っています。

Cisco IP Phone専用XMLアプリケーションで、学校の設備投資効果がさらに拡大

フレデリック郡公立学校が新たに導入したCisco IP Phoneで、利用者にまず提供されたAACのPhoneTopアプリケーションは、出欠データ管理でした。従来、出欠データは、教師が欠席者の欄にマークしたカードを、手の空いた職員が各教室を巡回しながら集めていました。カードに記された欠席者の情報は、事務担当の職員が2時間近くを費やして、保護者から欠席の電話連絡があった生徒の記録と照合したうえでデータベースに入力していました。さらに、無断で欠席した生徒の家庭には電話で連絡を取るため、一連のプロセスに事務職員の時間が毎日2時間、またはそれ以上も割かれていたのです。

PhoneTopアプリケーションの導入で、すべての出欠記録を各クラスの担任が直接職員室に送信できるようになりました。

「今では、朝8時15分までに、届けがあった欠席者と無断欠席者を正確に把握することができるようになりました。無断欠席者の家庭への問い合わせ電話も、以前に比べて何時間も早くかけられるようになりました。このアプリケーションで、データ入力にかかっていた膨大な手間が省けたうえ、出欠カードを購入する必要もなくなりました。各学校の事務職員は、浮いた時間を他の重要な校務にあてることができるようになったのです」と、ヨスト氏は述べています。省力化だけでなく、各学校では出欠状況が改善され、セキュリティが高まったほか、保護者と教師のコミュニケーションも円滑になりました。ヨスト氏は今、Cisco IP Phoneの用途を広げ、従来手書きだった離席許可証を電子化するアプリケーションや、居場所のわからない生徒の情報を各IP Phoneに送信することができるAACのAMBER Alertsアプリケーションなどを熱心に検討しています。

シンディ マクダウェル:カリフォルニア州サンタクルーズ在住のフリー ジャーナリスト

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