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Cisco IPコミュニケーション システムによって、Cooper, White & Cooper LLP法律事務所のコール アカウンティングを合理化

IPテレフォニーでコスト削減と収入確保を実現

2004年2月6日

ステイシー ウィリアムズ、News@Cisco

概 要

Cooper, White & Cooper LLP法律事務所は、まもなく老朽化を迎える従来の構内交換機を新しいものと取り替える必要がありました。

Cisco IPコミュニケーションシステムとLiteScape Technologies社のPro-Trackアカウントコード管理ソフトウェアをシームレスに導入することによって、コストの削減と投資回収率の大幅な向上につながりました。

法律事務所というものは、古くからの慣習とレガシー システムから抜け出せず、リスクを嫌い、新しいテクノロジーの導入には難色を示すものです。しかし、多くの法律事務所にとって、統合データやIPテレフォニーなどのソリューションが、生産性の向上や投資回収率(ROI)の大幅な引き上げに効果的だということがわかってきました。

今では、専門サービス会社のために特別に開発されたIPコミュニケーション ソフトウェア ソリューションに、Cisco IPフォンから直接アクセスすることが可能です。例えば、LiteScape Technologies社のPro-Trackアカウントコード管理アプリケーションは、アカウントコードや案件コードから各通話の追跡が可能なため、すべての通話履歴を自動的に記録し、クライアントへの請求をよりスムーズに行うことができます。

「今日の厳しい経済情勢において、法律事務所にとっては、収入につながるあらゆる機会を逃さないことがますます重要になってきました」と、LiteScape Technologies 社(旧Circle24 Technologies社)社長マノジ・フェルナンド氏は述べています。「従来の電話システムでは、通話やクライアントコードを追跡できないといった事態が発生することがあります。Cisco IPテレフォニー ソリューションとPro-Trackを導入することによって、あらゆる通話を把握することが可能になります」

PBX(構内交換機)システムをベースとした従来の電話システムには、概してアカウントコードを確認する機能がありません。職員はどのような番号でも入力することができるため、通話の追跡時にエラーが発生する可能性が高まります。

カリフォルニア州サンフランシスコのCooper, White & Cooper LLP法律事務所では、Cisco IPテレフォニー ソリューションとPro-Trackソフトウェアを導入することで、クライアントの代理としてかけた、あらゆる長距離通話について把握し、よりスムーズで正確な請求業務が可能になっています。弁護士やスタッフが電話をかけると、Pro-Trackソフトウェアが適切なアカウントコードと案件コードを入力するように指示してくれるので、結果的にROIの大幅な向上につながるのです。

しかし、通話の追跡と把握は、Cisco IPテレフォニー ソリューションのほんの一部の機能でしかありません。シスコのプレミア パートナーであり、IPテレフォニー パートナーである Innovative Computing Systems 社は、サンフランシスコとロサンジェルスにおいて、法律事務所向けのシステム インテグレーションを専門として事業を展開し、成功を収めてきました。同社と取引のあったCooper, White & Cooper LLP法律事務所では、既存のPBXシステムがまもなくライフサイクルの終わりを迎えることから、Cisco IPテレフォニー ソリューションについての調査を開始しました。

「当法律事務所にとって、次に取り組むべき大きなプロジェクトは電話システムでした」と、Cooper, White & Cooper LLP法律事務所でITディレクーを務めるロビン・コンプトン氏は語っています。「既存のPBXシステムがライフサイクルの終わりを迎えており、維持にも多額のコストがかかっていたことから、設備をアップグレードするだけでなく、維持費の削減も視野に入れました。2001年9月に、IPテレフォニーのデモを見る機会があり、これこそがテレフォニーが向かっている方向だと直感しました。当初、IPテレフォニー製品はまだリリースされたばかりだったため、経営幹部からはなかなか支持を得ることができませんでした。しかし、その後もIPテレフォニーの進化をモニターしつづけ、やがてメインストリームになりつつあることがわかりました。私にとっての最大の目標は、5年先を見据えたテクノロジーの導入をいかに事務所側に納得してもらえるかということでした」

Cooper, White & Cooper LLP法律事務所では、Cisco IPテレフォニー ソリューションを導入するにあたって、いくつかの目標がありました。通話のルーティングをスムーズに行えること、職員の変更に対応できること、既存の設備に統合できることなどです。Compton氏には、IPテレフォニーによって、サンフランシスコのオフィスに必要な機能がすべて実現できるだけでなく、35マイル離れたカリフォルニア州ウォルナットクリークにある小さな事務所のニーズにも応えられるとの確信がありました。

IP通話処理ソフトウェアのCisco CallManagerとCisco IP Phoneを用いた統合型Cisco IPコミュニケーション システムの導入は、スムーズに行われました。Cooper, White & Cooper LLP法律事務所は、今では、IPテレフォニーが法律事務所にとっていかに大きなメリットになるかを示す良い例となっています。例えば、Microsoft Outlookや遠隔地からボイスメールにアクセスできるようになったため、弁護士やスタッフの生産性が向上しています。

また、Cisco IPテレフォニー ソリューションのシンプルさのおかげで、第二受付係をより生産性の高いポジションに配属することができたほか、すべてのCisco IP Phoneを一元管理することによって、スタッフの移動や追加、変更が以前よりもずっと素早く簡単にできるようになりました。

また、法律事務所は、統合ネットワークとIPテレフォニーを導入することによって、通話の追跡のほかにもさまざまなオプションを利用することができます。例えば、IPテレフォニー ソリューションを顧客関係管理(CRM:Customer Relationship Management)アプリケーションと統合することによって、デスクトップから顧客に直接電話をかけることができ、タイム トラッキングや通話時間の把握が可能になります。さらに、バックエンドの費用回収システムと統合すれば、クライアントの代理としてファックスやコピー費用が発生した通話についてより簡単に把握することができます。

他にも、オフィスに導入されたIPテレフォニー ソリューションを利用することで、社員がどこからでも(個人の携帯電話からでも)契約に基づいた低価格の通話料で国際電話をかけることを可能にするようなアプリケーションもあります。さらに、Cisco IP SoftPhonesを利用すれば、こうした機能をラップトップ コンピュータやPDA(携帯情報端末)にまで拡張することができるため、たとえ出張中でも、より柔軟に長距離電話をかけることができます。

付加価値IPテレフォニー アプリケーションが広く利用できるようになった今、Cisco IPコミュニケーション システムは、法律事務所にとって、これまで以上に納得のいくソリューションであるといえるでしょう。

フェルナンド氏は次のように語っています。「Cisco IP PhoneとCisco CallManagerの能力と柔軟性のおかげで、LiteScape社のようなアプリケーション プロバイダーにとって、真に価値のあるサービスを専門サービス会社に提供するための道が開かれつつあるのです」

ステイシー・ウィリアムズ:ユタ州ダッチジョンを拠点に活動するフリー ジャーナリスト

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