理念前沿

实现无纸化办公

帮助SMB提高效率并降低成本

减少纸张的使用量能够帮助您降低多少成本?


拥有8名员工的Majestic Invites是一家电子商务邀请函设计公司。据公司总裁Alina Uzilov估算,公司每年用在纸张、打印、邮寄及文件物理存储等项目上的开销高达10万美元。Uzilov认为,无纸化办公几乎能从各个方面帮助她的公司节省成本,包括设计分类目录、供应商和客户合同、采购单和发票等。


拥有370名员工的Suncoast Medical Clinic预计,以电子医疗卡(EHR)替换80%的纸制病历为病人开处方,将为医院节省100万美元的预算。


创造巨大优势

数字成像和文档解决方案研究公司InfoTrends总监Merilyn Dunn指出,纸张成本是中小企业(SMB)能够轻松避免的一大块开销。无纸化办公还使SMB能够降低墨粉盒、油墨、电气和其他相关成本。


SMB追求无纸化办公还有其他原因。国际企业内容管理协会AIIM市场情报部副总裁Carl Frappaolo说:“软、硬件的价格可经下降,技术也变得更加简单易用。”实现无纸化办公的时机已经成熟。Frappaolo指出,大型企业日益要求所有的供应商都实现无纸化工作流,如果SMB无法满足这个要求,将无法与大客户开展业务。


除了收入和成本优势外,无纸化办公还提供其他优势,包括:

  • 提高运行效率。在Suncoast Medical Clinic,无论在办公室、家里还是医院,医生都能通过网络实时查看病人的化验结果、放射单和病情报告。HER允许同一个病人的主治医生和专家查看相同的病例并协同做出诊断,从而帮助节省时间、避免误诊并减少重复化验。除了临床优势外,数字流程还能简化计费、记账和其他行政工作。
  • 改进客户服务。Uzilov指出,不同于纸制文件,电子文件可供随时随地进行访问。为了快速响应客户问题或需求,Majestic Invites员工可通过网络在家里查看客户文件,无需赶往办公室。
  • 增强协作。通过网络使用共享文件,员工可以彼此间或者与合作伙伴及客户实时协作,不受位置的影响。Uzilov解释说,此类协作可促进多方之间增进了解,这对验证设计建议非常重要。她补充说,与纸张文件不同,在线协作可加快决策并减少耗时的重复通信。


实现无纸化办公所需的资源

SMB可使用数字技术减少对纸张的依赖性,从100美元的简单的扫描仪直到几千美元的高级文件管理和其他系统。


Majestic Invites使用的网络技术战略包括:

  • 构建互联网协议(IP)网络,允许安全可靠地访问关于项目、客户和供应商的公司信息。数据网络是Majestic Invites IP通信、即时消息传递、电子邮件和其他工具的基础,公司计划升级到融合网络。
  • 构建受密码保护的在线工作场所,允许客户查看设计建议并提出自己的修改意见。
  • 提供冗余、自动的数据备份和网络安全性,确保在线提供所有文件并且这些文件可供随时随地使用。
  • 使用基于Web的视频会议和文件协作解决方案,以便与印度、中国和欧洲的供应商召开虚拟会议。


据Uzilov预计,Majestic Invites每年用在此类技术上的投资约为2.5万美元,通过实现无纸化办公,公司的年投资回报(ROI)高达7.5万美元。


此外,越来越多的SMB愿意为网络文档管理、视频会议、IP通信、存储、安全性和其他解决方案购买托管或管理服务。此类固定月收费的服务能够提供必要的IT支持。


Uzilov指出,实现无纸化办公可能需要几个月甚至更长时间。这个过程需要全公司协作并决定文件的组织和存取方式;此外,您还必须为实现业务目标选择适当的技术,并对现有文件进行数字化处理。


Uzilov建议说:“请别吝惜这点时间,这可是笔划算的交易。”


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