理念前沿

提高生产率的基本方法

关于提高生产率的基本知识

更快速、更智能、更具适应性- 这些是高度成功企业的标志。生产率最大化是他们成功的法宝,而技术在提升生产率方面起着举足轻重的作用。具体如下:

首先,许多拥有极高生产率的公司都建立了安全的网络,能在任何时间提供信息和应用访问。

其次,他们利用互联网协议(IP)通信解决方案来帮助员工轻松快速地共享信息,从而提升了生产率。员工能够在一个网络上利用语音、数据和视频应用彼此联络或进行团队协作,从而实现更有效和高效的协作。

最后,拥有极高生产率的公司投资建立了无线系统,将生产率优势延伸到了工厂、销售部门、会议室、用餐区、远程办公室和任何处理工作的地方。

最终的结果:效率更高、错误减少、员工及客户更满意、利润提升。

变革之道: 在合适的时间提供合适的信息
思考: 如何为生产率的提升做好准备
未来: 提前规划生产率提升
针对该解决方案询问合作伙伴的五大问题

变革之道: 在合适的时间提供合适的信息

如何才能提高您企业的生产率? 首先应建立一个安全的网络,使员工能够在任何地点连接到您的客户数据库、业务应用和其他资源。如需进一步提升生产率,您可以在网络基础设施中增加与您的通信工具集成的语音、视频、无线和业务应用,如客户关系管理(CRM)软件。

支持语音、视频、无线和/或其他应用的安全网络基础设施将怎样提高您的生产率?以下是一些举例:

  • 在需要的时间和地点工作。无论是在家中、咖啡厅、酒店房间还是其他地方,您都能安全地实时访问公司数据和应用。您可以利用电脑、电话或其他手持设备通过有线或无线连接实现这种访问—您可以随意选择。此外,在与客户、合作伙伴和供应商会面时,您也可访问所需的信息,使会议达到更好的沟通效果。
  • 更快做出决策和解决问题。员工能够轻松地安排并召开在线会议,召集相关的人员进行协作并做出决策,即使这些人员并不在办公室。
  • 停止使用电话标签。员工在开始联系同事之前就能确定以什么方式能最快地取得联系,因此提高了与他人的交流效率。例如:利用网络上的“presence”应用,您能够立即看到其他员工的实时电话状态(忙碌,联机等等)。此外,根据Sage Research的统计报告, 采用统一通信(一个运行在单个数据/语音融合网络上的IP电话系统)能使每个员工每天节省32分钟,因为该技术能使员工在第一次呼叫时就接通被叫人。
  • 减少成本高昂和浪费时间的差旅。利用网络,您能够设置临时的视频会议,或在互联网上共享演示或应用。您的时间和精力将花在有意义的工作上,而不是差旅,后者既浪费数小时的工作时间,又使您感觉疲惫不堪。   
  • 发展您的企业。管理人员可利用网络收集信息,用于改进情报收集与战略分析,建立新的购销渠道和合作伙伴关系。与数据库保持随时连接能够帮助员工更好地服务客户并提高工作效率,最终实现业绩的提升。
  • 减少漏接电话,提高电话接通率。员工能够随身携带他们的电话号码,不管他们搬到新的办公室还是下午呆在家中都能随时接听电话,因此漏接电话的数量减少。
  • 更快速地响应客户需求。通过适时地将客户电话转接到合适的人员,您将为客户和公司节省大量的时间。您可将电话设置为在收到来电时在屏幕上动态显示客户相关信息,如其他员工以前与该客户交流的记录。该信息能够帮助您提供更满意的客户服务,并大幅节省了时间,因为您无需再四处寻找呼叫者的客户记录。

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思考: 如何为生产率的提升做好准备

要转换到一个采用高级通信工具的网络,如统一通信和视频会议,建议您进行一些先期规划和分析。以下是在改造前需要考虑的因素。

  • 邀请关键人物参与决策。在改变员工的工作方式之前,应该询问管理人员和员工负责人希望进行哪些改进。您应尽可能收集员工的意见。越早让其他人参与意见,他们就越容易接受并适应将来的变化。
  • 使员工为改造做好准备。一个支持语音、视频、无线和其他应用的网络旨在大规模提高公司的生产率。员工需要适应新的工作和通信方式。这种变化并不容易很快被人接受,因此您应当制定一个转换计划,提前告知员工即将发生的变化,并强调这种改造将为他们带来哪些利益,如使工作变得更加轻松,通信更加有效。
  • 确定需要进行什么级别的培训。在为员工提供新工具时,为了充分利用这些工具的优势,他们需要接受一些培训。您应在规划阶段或者更早向思科认证合作伙伴咨询需要为员工提供哪些培训,然后将培训写入计划中。
  • 请合作伙伴预估升级流程所需的时间长度。升级网络和增加应用所需的时间取决于公司的员工数量和运营地点数量。您应要求合作伙伴根据实际情况估计所需的时间和怎样最好地完成升级。此外,还应询问如何才能最大限度减少潜在停机时间。网络升级造成的停机时间通常很少,如果在周末或其他非高峰时间段进行安装,对运营的影响将相应降低。
  • 设定现实的预期。重大的改造不会立即实现。在网络升级后,员工可能需要一段时间来学习使用所有的新特性。但一旦他们熟练掌握了新的工具,您会很快注意到生产率的提升,他们也一样。
  • 制定长期远景。生产率的提升是一项长期的工作。您将来是否会在网络中继续添加软件或解决方案,如与电话系统集成的客户关系管理(CRM)软件?如果是,您应该确保现在的计划能够支持未来的扩展远景。  
  • 确定您需要多少支持和维护。与合作伙伴商议并签订一份服务水平协议 (SLA),保证以不同的费率获得不同水平的支持。此外,您可能希望雇用一个或几个人提供日常的维护和支持。无论您选择什么方式,请务必提前仔细考虑每种方法的优缺点。  

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未来: 提前规划生产率提升

关于在将来提升生产率的规划进行得越早越好。通过采用支持数据、语音、视频、无线和其他应用的安全的思科网络基础设施,您将获得无限的未来生产率提升空间。以下是您能够经济高效地轻松实现的一些优势:

  • 快速开设新的办公地点。随着公司的发展,您可能需要开设新的办公地点。无线网络能够帮助员工保持与电话系统和数据资源的连接,如客户数据库,而无需受布线的限制和支付相关成本。通过一个虚拟专用网 (VPN)将网络扩展到任何地点之后,您只需在相当于打开笔记本并连接互联网的瞬间即可开设一个新的运营地点。  
  • 增加新员工、供应商和客户。灵活的网络能够随您的需求增长而同步扩展。您可以轻松地扩大网络规模及其覆盖范围,无需因设备无法同步升级而将其淘汰。  
  • 增加应用。您的网络基础设施支持在您的语音和数据网络中添加并集成应用,如能够提高生产率的日历应用和客户关系管理(CRM)计划。
  • 将电话转接到最合适的员工。将CRM与电话和数据网络进行结合,使您能够智能地将电话转接到联系中心的业务员或最适合接听呼叫者电话的员工。业务员在客户致电时马上就能收到相关的客户信息。此外,管理人员可获得联系中心可视性,从而能够合理分配员工、管理业务员业绩,并优化客户服务。  
  • 实现全球运营。利用单个网络支持统一通信、即时消息、视频和Web会议等应用使您能够更轻松地与全球的合作伙伴、供应商和客户进行有效、低成本的交易和合作。  
  • 与客户协作。在您的网站上购物时,客户经常放弃购物车吗?交互式的在线聊天将为客户提供他们所需的信息和亲和力,帮助他们从犹豫不决转向购买。
  • 无纸化。实现无纸化电子办公将为您带来巨大收益。员工不需要再浪费时间寻找客户文档,他们可以在任何地方访问文档,不仅仅是在办公室。您的客户服务水平将大幅度提高,与用纸、打印、文件存储和办公室空间相关的成本将减少。此外,无纸化办公还能使您成为“绿色”或环保企业,而环保是客户在购买产品时越来越注重的一个因素。
  • 提供在线培训。在网上培训员工将明显提升生产率。您的员工无需前往培训地点,而且可以选择在方便的时间接受培训,而不是离开工作岗位。
  • 随时随地保持连接。利用无线IP电话,您的员工可以在销售部门、办公室、园区或仓库之间穿梭的同时回答客户的询问并访问公司数据,如库存数据库。

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针对该解决方案询问合作伙伴的五大问题

以下是针对提供SMB解决方案的潜在合作伙伴提出的五个问题:

  1. 您是否专门从事与中小型企业(SMB)相关的业务?思科拥有一个认证合作伙伴网络,他们专门为SMB提供技术解决方案和支持,其中的许多合作伙伴本身就是SMB,因此他们了解您面临的业务挑战和您的目标。思科认证合作伙伴已经证明了他们在专业技术方面的技能和经验。他们拥有为您的企业设计、部署和优化网络解决方案所需的培训、支持和服务。他们还随时掌握最新的软硬件改进信息,以及未来思科产品和解决方案的相关信息。
  2. 您提供怎样的售后服务和支持?详细询问您的合作伙伴他们提供何种售后支持。例如:合作伙伴提供数小时后支持还是紧急支持?在几小时后提供支持?具体的支持级别应在服务水平协议(SLA)中详细写明。此外,许多思科合作伙伴提供屡获大奖的技术支持服务,这些服务支持您在任何时间访问思科工程师和大量的技术资源。  
  3. 新的解决方案如何与我的现有IT环境集成?将有一名思科合作伙伴与您讨论您的业务要求,评估您当前的系统和网络基础设施。然后,思科合作伙伴会提议一些备选的解决方案,这些选项既能满足您当前和未来的需求,能够适应您的预算要求。
  4. 新的解决方案将怎样帮助我节省开支和控制成本? 思科的端到端解决方案比多厂商解决方案更易于维护和支持,此外,在为网络升级规划预算时,还需考虑到不包含在硬件中的软件成本、培训、支持成本、增加的人员(如果需要)成本以及其他一些因素。据研究公司Gartner估计,这些间接成本占机构总技术开支的60%。因此,通过与思科合作伙伴合作,您将实现最出色的TCO。
  5. 我们需要做些什么准备工作? 在安装之前,询问合作伙伴需要您提供什么信息,包括关于您的网络、用户、业务流程和安全要求的信息,以便使网络升级顺利进行。您还需要询问合作伙伴像您这样的企业在升级网络时通常面临什么问题或挑战以及应该如何避免或应对。

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