新商道

通向无纸之路

SMB 提高了效率,节约了资金


如果减少对纸的依赖,贵公司能够节约多少资金?


电子商务邀请设计公司Majestic Invites共有八名员工,根据其总裁 Alina Uzilov的估计,该公司每年能够从纸、打印、邮寄、物理文档存储及其它方面节约10万美元左右。Uzilov 将这些节约归功于公司的绝大部分流程都取消了纸的使用,包括模型设计、厂商和客户合同、采购合同和发票等。


拥有370名员工的Suncoast Medical Clinic 估计,如果用电子病历(HER)取代80%的基于纸的病历预算和大部分抄写服务,公司将能够节约100万美元。


优势

数字成像和文档解决方案研究公司 InfoTrends的总监Merilyn Dunn说,纸是中小企业(SMB)可以轻松削减的一项大额支出。如果取消用纸,SMB 还可以降低颜料、墨水、电及其它相关成本。


SMB 实施无纸化也有其它原因。国际企业内容管理协会AIIM 的营销情报副总裁 Carl Frappaolo 说:"硬件和软件的价格不断下降,技术变得越来越易于使用。现在这个时机非常好。Frappaolo 说,企业越来越需要所有供应商都实施无纸化工作流程,如果 SMB 不这样做,就会丧失业务机会。


除了增加收入和减少支出外,无纸化还具有其它优势:

  • 提高运作效率。 在Suncoast Medical Clinic,医生可以通过网络从办公室、家中或医院实时查看病人的化验结果、X射线说明和治疗报告。HER使负责治疗相同病人的主治医生和专家能够查看和修改同一份共享病历。这个过程不但能节省时间,避免错误,还能减少重复化验。除治疗过程外,计费、收费及其它管理过程也能通过数字流程变得更加顺畅。
  • 改善客户服务。 Uzilov指出,与纸质文档不同,电子文件可以随时随地访问。如果Majestic Invites 的员工需要快速回答客户的问题或满足客户的需求,可以在家中通过网络查看客户的文件,而不需要亲自到达办公室。
  • 加强协作。利用网上的共享文档,员工可以实时地与身处各地的同事、合作伙伴或客户协作。Uzilov 解释说,这种协作能够加强各方之间的视觉了解,在审核设计稿时尤其重要。另外,网络协作还能加快决策过程,缩短纸质文档所需要的前后交流。


实施无纸化需要的资源

SMB可以利用数字技术减少对纸的依赖,包括价值100美元的扫描仪,以及价值数千美元的高级文档管理及其它系统。


Majestic Invites使用的网络技术战略如下:

  • 建立互联网协议(IP)网络,对项目、客户和厂商等公司信息提供安全、可靠的访问。数据网络是 Majestic Invites的 IP 通信、即时消息传送、电子邮件及其它工具的基础,公司已经计划升级为融合型网络。
  • 建立受密码保护的网上工作区,让客户浏览并修改设计稿。
  • 提供自动冗余数据备份和网络安全性,保证所有文档都已上网,而且能够随时访问。
  • 使用基于Web的视频会议和文档协作,与中国、印度和欧洲的供应商召开虚拟会议。


根据Uzilov的估计,Majestic Invites 在这些及其它技术上的花费大约为每年2.5万美元。但是,利用网络实现无纸化之后,年投资回报(ROI)高达7.5万美元。


某些SMB更愿意为其网络文档管理、视频会议、IP通信、存储、安全及其它解决方案提供托管服务。这些服务按月收费,可提供必要的IT支持。


Uzilov说,实现无纸化可能需要几个月或更长时间。这个过程需要整个公司范围内的协作,需要制定文档组织和访问计划,而且必须将企业目标与实现目标所需的技术对应起来,并完成现有文档的数字化。


Uzilov建议说:"别因为实施时间较长而气馁。一切都是值得的。"


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