ประโยชน์ของการใช้ Instant Messaging ภายในองค์กร

จากความนิยมอย่างมากในกลุ่มนักเรียนนักศึกษา และวัยรุ่นในการส่งข้อความแบบออนไลน์ผ่านอินเทอร์เน็ต (Chat ) หรือที่มีชื่อเรียกอย่างเป็นทางการว่า Instant Messaging (IM) โดยได้มีการพัฒนามาจนถึงในยุคปัจจุบัน ได้มีการขยายตัวเข้าสู่การใช้งานสำหรับธุรกิจ ในการสื่อสารภายในองค์กรกันอย่างแพร่หลาย

ตัวเลขประมาณจำนวนผู้ใช้จากการวิจัยของ IDC ชี้ว่าภายในสิ้นปี 2546 นี้จะมีจำนวนผู้ใช้ทั่วโลกมากกว่า 66 ล้านคน ที่จะเข้าไปใช้บริการ Instant Messaging แบบสาธารณะในการติดต่อเกี่ยวกับธุรกิจ ซึ่งเติบโตจากจำนวน 60 ล้านคนในปีที่ผ่านมา ซึ่งการเติบโตนี้ เกิดจากการใช้งานด้านการสื่อสารภายในองค์กร ของบริษัทต่างๆ และถ้าจะดูกันเฉพาะตัวเลข ของผู้ใช้แอพพิเคชัน Instant Messaging ภายในองค์กรนั้น ผลการวิจัยได้ระบุต่อไปว่า จะมีการเติบโตจากจำนวนผู้ใช้ 19 ล้านคนในปี 2545 เป็นจำนวนผู้ใช้ประมาณ 37 ล้านคนในปี 2546 นี้

ข้อแตกต่างที่ทำให้ความนิยมในการส่งข้อความถึงกันแบบออนไลน์ผ่านอินเทอร์เน็ต หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า Chat มีมากกว่าการส่งอีเมล์นั้น เนื่องจากว่าการสื่อสารกันทางอีเมล์นั้น มีความล่าช้า ถึงแม้ว่าผู้รับจะรีบตอบข้อความในทันทีที่ได้รับเมล์แล้วก็ตาม แต่การสนทนาผ่านการ Chat หรือ IM นั้นเป็นไปแบบเรียลไทม์ทันใจผู้ใช้มากกว่า นอกจากนี้การใช้ IM นั้น เราสามารถที่จะทราบได้ว่า คนที่เราต้องการจะสนทนาด้วยนั้น ออนไลน์อยู่หรือไม่ ซึ่งฟังก์ชั่นนี้เรียกว่า "presence awareness" ที่จะช่วยให้เราสามารถติดต่อสื่อสาร และได้รับการตอบรับอย่างรวดเร็ว ซึ่งก็หมายถึงว่า ได้รับคำตอบของคำถาม และแก้ปัญหาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

ซึ่งทั้งหมดนี้ก็คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานภายในองค์กร และสร้างเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีมเวิร์คมากขึ้น โดยถ้ามองในมุมของธุรกิจแล้วนั้น บริษัทสามารถลดต้นทุนในการปฎิบัติงาน และสร้างความได้เปรียบในเชิงธุรกิจ ที่สามารถดำเนินการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว สำหรับการแข่งขันที่สูงในภาวะเศรษฐกิจในปัจจุบัน

อย่างไรก็ตามแอพพิเคชัน IM นี้ก็ยังมีความท้าทายหลายๆ อย่าง เช่นด้านความปลอดภัยของข้อมูลในการสื่อสาร, การทำงานร่วมกันระหว่างแอพพิเคชัน IM ของหลายๆ ค่ายยังไม่สามารถทำได้ และท้ายสุดคือ ความกังวลว่าการใช้ instant massaging นี้จะเป็นการรบกวน และสร้างความลำคาญ มากกว่าที่จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานหรือไม่

ขณะนี้กลุ่มของผู้ผลิตแอพพิเคชัน IM ต่างก็ได้พัฒนาโปรแกรมที่มีความสามารถ ในการใช้งานด้านธุรกิจ และการสื่อสารภายในองค์กร ตลอดจนได้แก้ไขข้อกังวลต่างๆ ที่ได้กล่าวมาในขั้นต้นเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ไม่ว่าจะเป็น AOL, Microsoft และ Yahoo ต่างก็ได้เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการสื่อสารอย่างเข้มงวด และสามารถปรับแต่งให้เข้ากับระบบในองค์กรได้ นอกจากนี้ยังมีผู้ผลิตแอพพิเคชัน IM อีกไม่ต่ำกว่า 30 ราย ที่ได้มีการนำไปใช้งานในบริษัทใหญ่ แล้วอย่างเช่น Lotus Sametime ของค่าย IBM ที่เป็นผู้นำตลาดในขณะนี้ ด้วยจำนวนผู้ใช้กว่า 8 ล้านคน และแอพพิเคชันแบบ opensource ของ Jebber Messenger ซึ่งมีราคาถูก และเหมาะสำหรับองค์กรขนาดกลาง และขนาดเล็ก