6 วิธีในการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรคุณ

การดำเนินธุรกิจแบบออนไลน์ช่วยลดค่ายใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธภาพการทำงาน

ด้วยอินเตอร์เน็ตและแอพพิเคชันบนเว็บช่วยให้องค์กรสามารถทำธุรกิจแบบออนไลน์และลดต้นทุนได้ ตั้งแต่เรื่อง Supply Chain Management ไปจนถึง การสื่อสารภายในองค์กร ยิ่งไปกว่านั้นยังช่วยในเรื่องการบริหารจัดการและมี เวลามากพอที่จะใช้คิดและทบทวนกลยุทธ์ในการดำเนินธุรกิจต่อไป ด้วยวิสัยทัศน์ของผู้นำองค์กรที่จะนำความเปลี่ยน แปลงนี้ให้เกิดผลลัพท์ที่ยิ่งใหญ่บางทีหลายคนนั้นคาดไม่ถึง

#1 ช่วยให้ลูกค้ารับบริการได้ด้วยตนเอง #2 ดำเนินการจัดซึ้อจัดหาแบบออนไลน์
การดูแลลูกค้าสามารถดูได้ใน 4 ส่วนด้วยกันคือ ทำให้ลูกค้ารู้สึกดี, ทำให้ลูกค้ารู้สึกง่าย, ทำให้ลูกค้ารู้สึกรวดเร็ว, และที่สำคัญคือจำชึ่อลูกค้าของคุณให้ได้ เราสามารถเริ่มให้บริการที่ลูกค้าสามารถรับบริการได้ด้วยตนเอง (Customer Self-service) และในรูปแบบออนไลน์ รวมไปถึงการช่วยเหลือด้านเทคนิค ตัวอย่างง่ายๆที่เห็นได้ชัดคือ การบริการ ลูกค้าแบบออนไลน์ผ่านอินเตอร์เน็ตนั้น ช่วยให้ลูกค้ามีทางเลือกมากขึ้น และลดจำนวนการโทรศัพท์เข้ามาในศูนย์ บริการลูกค้า หลายองค์กรมีความเข้าใจในเรื่องนี้อย่างดีและหลายองค์กรก็ประสบความสำเร็จอย่างดีเยี่ยมในการ ดำเนินการ สิ่งที่ได้รับกลับมาก็คือ ความพึงพอใจของลูกค้า ยอดขายเพิ่มขึ้น และลดต้นทุนในการให้บริการ การทำฝ่ายจัดซึ้อให้เป็นผู้เชี่ยวชาญในการซื้อแบบอัตโนมัติ ช่วยลดต้นทุนของคุณได้อีกวิธีหนึ่ง โดยการทำให้พนักงาน ฝ่ายจัดซื้อได้คิดอย่างเป็นแบบแผน แทนที่จะต้องมาคิดเรื่องการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับซัพพลายเออร์อย่างไร และแทนที่จะส่งผ่านใบสั่งซึ้อโต๊ะแล้วโต๊ะเล่าและให้พนักงานค้นหาสิ่งต่างๆ จากแคทตาล็อกเล่มโต องค์กรท่าน สามารถทำระบบการจัดซึ้อแบบออนไลน์และมีการส่งใบสั่งซื้อ เพื่อให้หัวหน้างานเซ็นต์อนุมัติโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะ ประกอบไปด้วยรายการสินค้า รายชื่อของซัพพลายเออร์ ที่ผู้ใช้สามารถเลือกดูได้แบบออนไลน์ ผลการสำรวจล่าสุด จาก 1,600 บริษัท ปรากฎว่าส่วนใหญ่องค์กรต่างๆ มีการใช้การจัดซื้อจัดหาแบบออนไลน์ประมาณ 20% และสามารถ ลดต้นทุนในการดำเนินการได้ประมาณ หนึ่งในสาม จากในอดีต
#3 ส่งสินค้าและบริการถึงลูกค้าโดยตรง #4 ใช้เทคโนโลยีวีดีโอในการสื่อสาร
เมื่อองค์กรมีความพร้อมและต้องการสานความสัมพันธ์ระหว่างซัพพลายเออร์ และลูกค้า กลยุทธ์อย่างหนึ่งก็คือการ ให้บริการและติดต่อกันโดยตรง การที่ซัพพลายเออร์ส่งสินค้าและบริการถึงลูกค้าโดยตรงช่วยในเรื่องการจัดการใน ส่วนของการสต๊อกสินค้า ถ้าผู้จัดจำหน่ายสามารถลดการสต๊อกสินค้า ก็จะช่วยลดต้นทุนได้อย่างมากเช่นกัน นอก จากนี้การที่ผู้ผลิตส่งสินค้าตรงถึงลูกค้ายังช่วยลดเวลาในการจัดส่งสินค้า ลดขั้นตอนและโอกาสผิดพลาดจนไปถึง ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งอีกด้วย การดำเนินการที่กล่าวมานี้จะเห็นได้ว่าเราสามารถควบคุมการทำงานได้ดีขึ้น ใช้ ทรัพยากรบุคคลน้อยลง แต่ได้ความไว้วางใจและพึงพอใจจากลูกค้ามากขึ้น และก็เป็นจุดหนึ่งที่ปัจจุบันนิยมใช้กัน ในเรื่องของการ Outsourcing Video on demand ไม่ใช่เทคโนโลยีใหม่อะไร แต่มันเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างมากในการสื่อสาร อีเลินร์นิ่ง ที่มีการเรียนผ่านเว็บเป็นอีกส่วนหนึ่งที่ video on demand สามารถช่วยได้ในเรื่องของการประหยัดค่าใช้จ่ายขององค์กร ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดก็คือพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ที่ต้องการได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้บริษัทท่านยัง สามารถถ่ายทอดได้แบบสดๆ และยังสามารถนำเทปมาโพสท์ไว้บนเว็บ เพื่อให้พนักงานได้ดูในภายหลังได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ การฝึกอบรมพนักงานขาย การที่ให้ทุกคนออนไลน์และเรียนผ่านทาง อินเตอร์เน็ตใช้งบประมาณน้อยกว่าให้พวกเขาทุกคนเดินทางมาประชุมกัน ในกรณีที่พนักงานบางคนไม่สามารถเข้า ประชุมหรือฝึกอบรมออนไลน์แบบสดได้ เขาหรือเธอก็ยังสามารถดูวิดีโอ ผ่านทางเว็บในภายหลังได้ในเวลาที่ว่าง
#5 จัดเตรียมวิธีหรือช่องทางให้กับพนักงาน #6 ทำเรื่องการเดินทางและการเบิกจ่ายแบบออนไลน์
แนวคิดในการจัดเตรียมวิธีหรือช่องทางให้กับพนักงานนี้ก็เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงเครื่องมือและข้อมูลต่างๆได้ง่ายขึ้น ข่าวสารต่างๆของบริษัทรวมไปถึงความเป็นไปของตลาดและลูกค้า การเช็คอีเมล์ การเบิกค่าใช้จ่ายในการ เดินทาง การติดต่อกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล และอื่นๆอีกมากมายที่เป็นไปในบริษัททุกวี่วัน ลองคิดดูว่าถ้าพนักงานใช้ เวลาในการหาข้อมูลต่างๆน้อยลง พวกเขาก็จะมีเวลาในการทำงานมากขึ้น นี่คือการเพิ่มผลผลิตในการทำงานมากยิ่งขึ้น การสื่อสารต่างๆมีความรวดเร็วและคล่องตัวมากขึ้นทำให้พนักงานมีความเข้าใจในแนวทางของบริษัทและสามารถทำ งานออกมาได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างหนึ่งในส่วนของการติดต่อกับฝ่ายบุคคลเพื่อสอบถามข้อมูลต่างๆ ถ้าพวกเขาสามารถหา ได้เองจากบนเว็บ ก็ไม่ต้องโทรศัพท์ไปถาม ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองอย่างมากทั้งเวลา พนักงานและค่าโทรศัพท์ แอ็พพิเคชันบนเว็บสามารถทำเรื่องการสำรองที่นั่ง สำรองที่พัก รวมถึงการสรุปรายงานและการเบิกจ่ายเงินได้ ในเรื่องการสำรองที่นั่งแบบออนไลน์นั้นโดยปกติแล้วจะมีข้อดีคือ บริษัทจะสามารถต่อรองราคาได้อัตราที่ดี ลดค่าใช้จ่ายในส่วนของตัวแทนขาย และบริษัทสามารถตั้งหลักเกณฑ์ในการเลือกสายการบิน โรงแรม และอัตรา ค่าโดยสารและที่พักได้

โดยสรุปก็คือการดำเนินงานภายในองค์กรแบบอัตโนมัติโดยการใช้อินเตอร์เน็ตและเว็บแอ็พพิเคชันในการเพิ่ม ประสิทธิภาพและผลผลิตในการทำงานรวมถึงการประหยัดค่าใช้จ่าย ให้ดูในส่วนงานใดที่สามารถดำเนินการ ผ่านทางเว็บได้โดยเริ่มจากเล็กๆก่อนแล้วค่อยขยายต่อไป และให้มองว่าการนำไอทีมาใช้ไม่ใช่เป็นการเพิ่มต้นทุน แต่กลับเป็นโอกาสในการลดค่าใช้จ่าย ผลที่ตามมาก็คือพนักงานสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มากขึ้น บริษัทสามารถลดต้นทุนในการดำเนินงานได้ และที่สำคัญอย่างยิ่งคือมีความสัมพันธ์กับลูกค้าดีมากยิ่งขึ้น