La scelta della sala riunioni

Nella scelta della sala entrano in gioco numerosi fattori, che devono essere esaminati con attenzione perché influiscono direttamente sulla qualità dell'esperienza. Innanzitutto è utile effettuare un sopralluogo ed eventualmente consultare i responsabili dei servizi aziendali.

I fattori da considerare possono essere suddivisi in quattro gruppi:

• ambiente
• acustica
• illuminazione
• uniformità

Ambiente
Per quanto riguarda l'ambiente è necessario considerare le dimensioni e l'orientamento della sala, la posizione di porte, finestre e di altre elementi, come mobili e impianti.

Il sistema richiede normalmente una sala di medie dimensioni; è stato notato che sale di grandi dimensioni non forniscono caratteristiche acustiche ottimali e possono richiedere modifiche.

Suggerimenti

• Dimensioni della sala: mimimo 5,79m × 4,57m (19 × 15 piedi) massimo 9,45m × 7,32m (31 × 24 piedi). E' possibile utilizzare pannelli isolanti per le sale che superano i limiti massimi consigliati.
• Altezza del soffitto: da 2,44m a 3,05m (da 8 a 10 piedi). I soffitti inferiori a 2,44m non sono ammessi per consentire il rispetto della normativa antincendio. I soffitti superiori a 3,05 m creano invece distorsioni acustiche.
• Posizione delle porte: le porte dovrebbero trovarsi sulle pareti a destra o a sinistra e fuori dal campo visivo della telecamera.
• Finestre: le finestre pregiudicano il controllo degli effetti di riverbero acustico e luminoso. Idealmente le stanze non dovrebbero avere finestre. In caso contrario le finestre e i vetri non dovrebbero occupare più del 20% delle pareti. Le sale con una finestratura superiore al 20% devono essere modificate.
• Altri elementi: è necessario assicurarsi che altri elementi presenti nella sala, come i mobili e gli impianti, non entrino nel campo visivo della telecamera.
• Potenza: TelePresence 3000 ha una potenza di 7392 watt (57,6A@120V o 28,8A@240V). E' necessario predisporre quattro circuiti da 20A sul muro, dietro il dispositivo.
• Collegamento alla rete: due porte di uplink gigabit RJ-45 UTP (Unshielded Twisted Pair).

Acustica
I materiali di costruzione, la disposizione della sala e i sistemi di climatizzazione influiscono sull'acustica.

Suggerimenti:

• Pareti: il sistema audio è stato progettato per fornire prestazioni eccellenti con pareti normali. I normali muri intonacati con gesso vanno benissimo mentre si sconsigliano vivamente pareti con tappezzerie di un certo spessore. I laterizi di cemento a vista e e i mattoni riverberano con facilità i suoni e devono essere quindi trattati per garantire un'acustica corretta. Inoltre, le pareti e le porte sottili possono lasciar filtrare rumori indesiderati da stanze adiacenti, con una riduzione della qualità del suono.
• Soffitto: i pannelli isolanti standard per gli uffici evitano la riverberazione del suono e rumori indesiderati.
• Pavimenti: si consiglia l'uso di moquette standard per ambienti d'ufficio. Le superfici riflettenti come il linoleum e il parquet dovrebbero essere rivestite con moquette per ridurre l'effetto di riverbero.
• Sistemi di climatizzazione: i sistemi di condizionamento e riscaldamento sono necessari per compensare il calore dissipato dal sistema (26.000 BTU per il sistema Cisco TelePresence Meeting 3000). I sistemi di climatizzazione, generalmente, richiedono un maggiore flusso d'aria che può generare rumori indesiderati. L'uso di speciali deflettori assorbenti può contribuire a ridurre il rumore.

Illuminazione
Cisco TelePresence è adatto per sale riunioni anche con illuminazione naturale a dispersione uniforme. La luce dispersa dovrebbe essere comunque indirizzata sul tavolo TelePresence e non direttamente sui monitor o dietro i partecipanti. La cromaticità è un altro fattore importante per garantire un ambiente omogeneo e risultati qualitativamente apprezzabili.

Suggerimenti:

• Impianti fissi: impianti fissi fluorescenti per un'illuminazione indiretta, a dispersione regolare.
• Lampadine: verranno indicati i tipi specifici in relazione a cromaticità e indice di diffusione per garantire un'illuminazione il più naturale possibile.

Uniformità
In fase di progettazione ci si è posti l'obiettivo di rafforzare la sensazione di un ambiente che ottimizzi l'esperienza della telepresenza utilizzando condizioni simili in tutte le sale. L'uniformità e la coerenza delle condizioni permette a chi partecipa di sentirsi nello stesso ambiente anche se si trova a migliaia di chilometri di distanza.

Suggerimenti:

• Colore: Cisco fornisce consigli sui colori che si integrano nella maggior parte degli standard aziendali e creano al tempo stesso un ambiente caldo e accogliente. La gamma di colori è stata appositamente studiata per fornire la qualità video migliore. Si consiglia vivamente agli utenti di fare riferimento ad un'unica gamma di colori aziendale per garantire l'uniformità generale.
• Arredi: la tappezzerie e gli elementi di arredo sulle pareti dovrebbero essere simili in tutte le sale per dare ulteriormente l'impressione di trovarsi nel medesimo ambiente.