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O que é a videoconferência?

O local de trabalho moderno depende da cooperação entre equipas e colegas geograficamente dispersos e que desejam otimizar as suas interações diárias. Este tipo de cooperação é vital num mundo empresarial que depende do trabalho de equipa e da colaboração para tornar realidade os novos grandes avanços. No caso de algumas empresas, isso significa a adoção de soluções de colaboração como a videoconferência. A videoconferência é um subconjunto de tecnologia de chamada web, uma solução de colaboração que permite aos utilizadores efetuar chamadas através de um browser de Internet, computador de secretária, dispositivo móvel ou dispositivo de vídeo. Os utilizadores podem transmitir vídeo em direto numa videoconferência para obter uma interação visual fundamental com os seus colegas, o que representa uma vantagem para os utilizadores a todos os níveis de uma organização e em todos os departamentos.

Quais são as vantagens das soluções de videoconferência?

Porque estamos a adotar o software de videoconferência? Olhe à volta no seu escritório. Os colegas com quem trabalha mais frequentemente estão sentados perto de si? Ou trabalham numa cidade ou fuso horário diferente? A segunda hipótese é a resposta mais provável, o que cria desafios a nível de comunicação e colaboração no local de trabalho.

As vantagens da videoconferência incluem uma melhor colaboração de equipa e a partilha de ideias, o que permite aos trabalhadores comunicar como se fosse presencialmente, mesmo que não seja o caso. A facilidade de agendamento de uma videoconferência significa que as equipas podem facilmente reunir-se em qualquer horário, independentemente do local onde se encontram. Com equipas dispersas por vários locais, a partilha de comunicação face a face permite humanizar a comunicação e criar laços.

Adicionar uma componente visual às reuniões através das videoconferências melhora o envolvimento das equipas durante e após as reuniões. O vídeo fornece aos utilizadores sinais não verbais ausentes das chamadas só de áudio, melhorando a qualidade das conversações. Dada a possibilidade de participar numa chamada de vídeo a partir de qualquer local e praticamente através de qualquer dispositivo, as empresas reduzem os custos de deslocação e de formação.

Como posso utilizar a videoconferência no trabalho?

Num dia de trabalho normal, pode utilizar a videoconferência para colaborar com os seus colegas de várias formas::

  • Reunião de relatório semanal
  • Arranque de projeto
  • Formação de novos funcionários
  • Breve sessão de brainstorming
  • Discurso de vendas junto do cliente
  • Análise de conceito de produto
  • Reunião um-para-um a nível de gestão
  • Ligar salas de aula remotas

Quais são os componentes de um sistema de videoconferência?

Dependendo da configuração do seu escritório, os componentes de um sistema de videoconferência podem ser relativamente acessíveis, um dos motivos pelos quais as chamadas de vídeo se tornaram tão populares. O primeiro componente de um sistema de videoconferência é o software. O agendamento e início de quaisquer chamadas de vídeo é realizado através do software através do computador de secretária, dispositivo móvel ou dispositivo de vídeo. A sua solução de webconferência pode também ter funcionalidades de vídeo para utilizadores de colaboração empresarial. Alguns escritórios incluem salas de videoconferência dedicadas com câmaras e ecrãs de vídeo de alta definição especialmente concebidos para detetar e enquadrar os participantes durante as reuniões e apresentações. Também é necessária uma ligação à Internet rápida e segura.

No entanto, não necessita de uma sala de conferências especial ou de uma configuração complexa para utilizar a videoconferência no seu local de trabalho. Os serviços de videoconferência foram concebidos para funcionarem com computadores de secretária, computadores portáteis, dispositivos móveis, webcams autónomas, microfones e diversas configurações de sala, para reunir pessoas nas mesmas salas virtuais. Muitos smartphones com câmaras incorporadas têm uma aplicação de chamada de vídeo nativa instalada, por exemplo, o FaceTime do iPhone. De acordo com um estudo de 2017, isto é música para os ouvidos de 3,9 milhões de trabalhadores americanos que trabalham em regime de telecomutação, pelo menos em part-time.

Humanize a comunicação

Adicionar a videoconferência às suas reuniões diárias permite elevar a qualidade dos elementos produzidos pela sua equipa e reduzir os custos e orçamentos operacionais. Numa era de organizações cada vez mais distribuídas, reunir pessoas através de uma experiência de vídeo partilhado ajuda a criar laços e a humanizar as comunicações.