Tão longe, tão perto

J.Macêdo implanta projeto de colaboração para simplificar a comunicação entre as equipes de vendas, negócios, produção e distribuição

Era sexta-feira, dia 15 de junho de 2018, quando a J.Macêdo apresentou ao time o seu novo Presidente Executivo, Walter Faria Júnior. A empresa, no entanto, não usou o modelo convencional de reunião de todas as equipes no mesmo lugar. Em uma organização com instalações em diferentes regiões do país, além de nove plantas industriais e 13 centros de distribuição e faturamento espalhados pelo território nacional, reunir todos os colaboradores seria uma tarefa complexa. Uma equação que colocou em teste a nova infraestrutura de colaboração, com telefonia e videoconferência sobre IP, transmitindo simultaneamente o discurso de Faria Júnior para mais de 100 dispositivos e salas de videoconferência equipados com o Cisco Webex.

Em uma hora e meia de conversa sem interrupções ou quedas, colaboradores da J.Macêdo de todo o Brasil, incluindo aqueles que estavam em escritórios distantes da sede ou em viagens, puderam conhecer o novo líder. A iniciativa coroou o projeto de telefonia IP implantado pela equipe de TI da J.Macêdo com o apoio da integradora Diferen/TI, parceira da Cisco.

O projeto contemplou a instalação de mais de mil ramais virtuais, sendo 200 telefones físicos, atendendo a locais comuns nas empresas e os executivos de nível de gerência e diretoria. “Também compramos 70 licenças do Cisco Webex”, conta Luciano Miguel Bortoluzzi, gerente sênior de Tecnologia da Informação da J.Macêdo. “Isso nos permitiu aproximar pessoas, caso da nossa equipe comercial, sempre atarefada com viagens para atender a clientes e sem tempo para participar de reuniões. Com a videoconferência, eles conseguem marcar presença”, diz.

Sem fronteiras

Estreitar o relacionamento entre equipes com uma comunicação rápida e eficaz foi o principal motivador do projeto, exemplificado na apresentação do novo presidente. A empresa, que tinha o mesmo PABX por 13 anos, precisava modernizar a sua plataforma de telefonia e levar mais praticidade aos colaboradores. Por isso, também aderiu à onda dos apps móveis, tanto para mensageria quanto para voz. “O Webex Teams – ferramenta de mensageria – está disponível para todos”, afirma Bortoluzzi.

Outro exemplo de sucesso da nova solução de comunicação unificada (UC, na sigla em inglês) foi a realização de um projeto para a área fiscal realizado 100% remotamente, sem necessidade de deslocamento de pessoas. O time de TI e Fiscal da J.Macedo no Ceará e a consultoria externa que apoiou o projeto estavam em Curitiba. “Não foi necessário fazer qualquer viagem de Fortaleza, onde estamos baseados, para Curitiba, o que nos poupou tempo, recursos financeiros e energia”, comemora o gerente.

Telepresença

O projeto de UC implantado pela Diferen/TI demandou quatro meses de trabalho, tempo considerado bom por Bortoluzzi, em razão do tamanho da empresa. “Contamos também com treinamentos de colaboradores para a adoção da tecnologia, com curvas de aprendizado rápidas, já que a solução entrega mais valor, é simples de usar e gera engajamento no uso”, emenda.

A adaptação também foi facilitada porque os colaboradores já tinham experiência com o sistema de telepresença da Cisco, utilizado em salas alugadas para realizar as reuniões virtuais. O projeto também acabou com o problema de agendamento dessas salas e permitiu a massificação da videoconferência dentro da J.Macêdo. Hoje, até mesmo parceiros da empresa, quando convidados por link, conseguem participar de reuniões por Webex sem precisar de deslocamentos até as salas de telepresença, como era feito antes.

“Mais pessoas passaram a usar o vídeo em chamadas depois que adotamos o Cisco Webex”, afirma Bortoluzzi. “O feedback foi positivo e houve até redução no volume de e-mails trocados entre nossos colaboradores.”

Outro ponto positivo foi a revisão do contrato com a operadora de telefonia após a adoção da telefonia IP, o que gerou uma economia de R$ 290 mil por ano. Em um projeto que teve custo total de R$ 2,42 milhões, a medida vai acelerar o retorno sobre o investimento (ROOI) previsto para 2020.

O líder da TI da J.Macêdo agora planeja incrementar o ambiente de colaboração com novas ferramentas de UC. A intenção é facilitar ainda mais a realização de reuniões, tornando a ação de abrir uma conferência no Cisco WebEx tão simples quanto passar na mesa de um colega. “Nosso objetivo é que a área de vendas possa fazer uma reunião sem precisar agendar com antecedência”, finaliza Bortoluzzi.