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Como economizar para prosseguir inovando?

Instituto Federal do Mato Grosso do Sul economiza R$ 2 milhões em diárias e passagens após adotar videoconferência para reuniões e treinamentos de capacitação profissional de docentes e funcionários; projeto também viabilizou a disponibilidade de conexão Wi-Fi aos quase 10 mil alunos presenciais e de EaD

A s instituições de ensino federais vêm enfrentando cortes de investimentos e custeio nos últimos anos. Os dados divulgados pelo Ministério da Educação (MEC) revelam um recuo das verbas liberadas para universidades e institutos federais de R$ 5,2 bilhões, em 2016, para R$ 4,8 bilhões (dado atualizado em agosto de 2017). O aperto força a busca por alternativas que gerem economia e permitam o equilíbrio financeiro, e levou o Instituto Federal do Mato Grosso do Sul (IFMS) a se apoiar na infraestrutura de rede como uma via de dupla possibilidade: economia e ganho de eficiência, com otimização do uso de recursos.

Investindo em uma nova malha de rede Cisco cabeada e wireless, a instituição definiu a utilização de videoconferência como base para reuniões administrativas, pedagógicas e para a capacitação dos corpos docente e administrativo. Essa iniciativa também desencadeou uma transformação no ambiente de trabalho de servidores e estudantes e na forma como eles interagem, mantendo inclusive agendas fixas de encontros dos setores.

O IFMS é uma instituição de Educação do governo federal no estado de Mato Grosso do Sul, que possui 10 campi distribuídos nos municípios de Aquidauana, Campo Grande, Corumbá, Coxim, Dourados, Jardim, Naviraí, Nova Andradina, Ponta Porã e Três Lagoas. O Instituto tem como órgão executivo a reitoria, localizada em Campo Grande, e registrava altos custos com viagens de seus servidores e corpo diretivo para reuniões e treinamentos, além do maior tempo exigido para a tomada de decisões, comenta Wiliam Ricardo Correia Dias, diretor de Gestão de Tecnologia da Informação do IFMS.

“A economia alcançada já pagou todo o projeto de videoconferência e hoje torna o link de intranet, utilizado para esta aplicação, e outros serviços de comunicação como ramais, autenticação wireless dos dispositivos e gerência de serviços, cada vez mais otimizado”, afirma o executivo. Para ilustrar os ganhos conquistados, Dias cita um dos cursos de capacitação ministrado para uma média de 10 profissionais de cada um dos dez campi. “Imagine ter que arcar com os custos de transporte e estadia de quase 100 pessoas durante uma semana para ministrar um treinamento?”, questiona. “Os ganhos em custos e qualidade de vida, além da segurança de nossos colaboradores foram os principais benefícios do projeto”, pontua.

Economia

Os números de uso da videoconferência mostram que a economia e a eficiência só tendem a aumentar. De acordo com Dias, no primeiro mês de operação da tecnologia, apenas quatro reuniões foram realizadas, número que saltou para 42 no sexto mês e, atualmente, está entre duas ou três videoconferências por dia, algo em torno de 60 por mês, dado que projeta a ocorrência de 540 videoconferências realizadas ao longo de 2017.

Além disso, os diretores do IFMS contam com o Cisco Jabber – aplicação corporativa para troca de mensagens em texto e vídeo – para realizar reuniões remotas inclusive por dispositivos móveis. Para os estudantes e servidores da instituição, a videoconferência é adotada para a transmissão simultânea de palestras com diversos convidados e professores especialistas aos diversos campi, o que permite acesso ao conhecimento a um maior número de participantes interessados em variados assunto, sem necessidade de deslocamento.

Rumo à educação digital

A adoção da videoconferência pelo IFMS é apenas uma das aplicações dentro do planejamento institucional a explorar a nova infraestrutura de rede. Mesclando a infraestrutura cabeada e wireless, a integradora Teltec, parceira da Cisco, venceu o processo licitatório cujo alvo é a disponibilidade de conexão Wi-Fi, sem custo, aos quase 10 mil estudantes, além de servidores e visitantes dos campi.

O plano é que a rede esteja pronta até o final de 2017 (veja quadro na página anterior). O passo seguinte é tornar o ensino mais digital, afirma Dias.

A gravação de aulas para a transmissão a distância (EaD) é a primeira iniciativa. “Temos um Centro de Referência em Tecnologias Educacionais e Educação a Distância (Cread), por onde já passaram mais de 5 mil estudantes, e contamos com um estúdio que nos dá o suporte necessário”, comenta, ao dizer que a expectativa é levar o recurso aos demais professores.

Mas, para que os projetos de valor agregado pela tecnologia avancem, Dias salienta que é preciso mudar a o modelo de ensino, fazendo com que os docentes reconheçam a ferramenta como um suporte importante às aulas.

“Alguns dos nossos docentes resistem um pouco à tecnologia na sala de aula, ou a utilização dos novos recursos em seu método de ensino, por desconhecimento sobre como utilizar este tipo de tecnologia. Mas estamos resolvendo este desafio com treinamento e informação para que nossos planos de digitalização do ensino possam se desenvolver cada vez mais”, encerra.

Wi-Fi para os estudantes

Os quase 10 mil estudantes do IFMS contam com acesso gratuito e sem fio à internet. Segundo Wiliam Ricardo Correia Dias, diretor de Gestão de Tecnologia da Informação do IFMS, além de comodidade, a conexão Wi-Fi amplia a integratividade entre alunos e professores e ainda contribui para a expansão do conhecimento, porque os estudantes podem consultar, em tempo real, conteúdos relacionados aos temas abordados.

O contato entre professores e estudantes também foi facilitado com a adoção, ainda não institucional, de vários aplicativos móveis de comunicação. “Ainda não tivemos uma pesquisa de satisfação, mas o boca a boca mostra que o Wi-Fi tem suprido a demanda e está melhorando com o tempo”, diz Dias.

Para controlar o acesso, o IFMS adotou e tem ampliado a utilização do Cisco Prime, recurso igualmente importante para rastrear e guardar os registros de acesso, se mantendo em conformidade com o Marco Civil da Internet.

"Antes precisávamos enviar 7 em cada 10 servidores para realizar um treinamento ou reunião em outro campus. Hoje em dia fazemos isso por videoconferência. A redução de custos e a melhoria da qualidade de vida de nossos servidores foram os principais benefícios do projeto"

Wiliam Ricardo Correia Dias, diretor de Gestão de Tecnologia da Informação do IFMS