Souveräner Umgang mit hybridem Arbeiten

Herausforderung

Sie müssen die Arbeitserfahrung Ihrer Teams verbessern und gleichzeitig den Technologie-Stack vereinfachen und Kosten einsparen.

Als Arbeiten im Büro nicht möglich war, mussten viele Unternehmen sehr schnell Entscheidungen treffen, um die Produktivität zu sichern. Diese Notfallmaßnahmen waren für das Überleben des Unternehmens wichtig, bedeuteten jedoch, dass häufig ein ganzer Flickenteppich aus isolierten Plattformen für Konferenzen, Messaging und Anrufe entstand. Für die IT sind diese heterogenen Lösungen immer schwieriger bereitzustellen und zu verwalten. Außerdem behindern sie bei auftretenden Problemen die Transparenz.

Jetzt ist die Herausforderung eine andere: Hybrides Arbeiten ist an der Tagesordnung, viele MitarbeiterInnen kehren aber auch ins Büro zurück, und die Anforderungen haben sich verändert. Es genügt beispielsweise nicht mehr, Geräte für Videokonferenzen nur in einzelnen Räumen bereitzustellen. Auch die Remote-Teilnahme muss unterstützt werden, da an nahezu jedem Meeting mindestens eine Person von einem anderen Standort aus teilnimmt. Von den befragten MitarbeiterInnen geben 98 % an, dass Remote-TeilnehmerInnen bei ihren Konferenzen gängig sind.⁹ Dementsprechend muss die technische Ausstattung mehr als nur die interne Konferenz- oder Collaboration-Plattform unterstützen. Viele MitarbeiterInnen wechseln innerhalb eines Arbeitstags zwischen Webex, Zoom und Microsoft Teams. Wenn die Videokonferenzgeräte im Besprechungsraum nicht alle diese Plattformen unterstützen, müssen die MitarbeiterInnen unter Umständen auf Geräte ausweichen, die nicht dasselbe hochwertige Konferenzerlebnis bieten können, sodass die BenutzerInnen nur von einem unterdurchschnittlichen Erlebnis profitieren.

Lösung

Stellen Sie von fragmentierten Lösungen auf ein konsistentes Anwendererlebnis um, indem Sie das Angebot eines Anbieters nutzen, der Ihnen eine integrierte Suite aus Software und intelligenten Geräten zur Unterstützung sämtlicher Konferenzplattformen bereitstellen kann.

Die optimale Lösung für hybride Arbeit bietet Folgendes:

• Eine Suite aus Produkten, die auf hybrides Arbeiten ausgelegt ist und alle von Ihren Teams benötigten Funktionen liefert, beispielsweise für Anrufe, Konferenzen, Whiteboarding, Abstimmungen, Webinare, Veranstaltungen und asynchrone Videokommunikation
• Die Möglichkeit, jede Konferenzplattform unkompliziert zu nutzen und alle Anwendungen innerhalb des Workflows einzubinden
• Cloud-basierte Services, die den Wartungsaufwand verringern und für eine stets aktuelle Umgebung sorgen

Herausforderung

Sie müssen trotz zunehmend knapper Budgets und Ressourcen Ihr Unternehmen modernisieren und in hybride Arbeit investieren.

Eine Strategie für hybride Arbeit kann nicht von einer Abteilung alleine entwickelt werden. Die Verantwortlichen für IT, Immobilien und HR müssen gemeinsam entscheiden, was das Beste für die MitarbeiterInnen und das Unternehmen ist. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Budgetierung und Ressourcenzuweisung zu überdenken. Optimieren Sie die IT-Tools und die Software-Lizenzvereinbarungen, und stoßen Sie nicht genutzte Büroflächen ab. Die frei werdenden Ressourcen können Sie dann in produktivere, attraktivere Erlebnisse investieren.

MitarbeiterInnen benötigen eine sichere, konsistente und zuverlässige Arbeitserfahrung unabhängig vom Arbeitsort. Wenn sie bei einem Standortwechsel auch die genutzten Geräte und Schnittstellen ändern müssen, kann dies die Produktivität und die Zufriedenheit beeinträchtigen. In der IT erschweren isolierte oder Standalone-Tools und Softwarelösungen das Management, die Wartung und die Problembehebung unter Umständen erheblich.

Lösung

Stellen Sie funktionsübergreifende Teams zusammen, um zu evaluieren, wie sich hybrides Arbeiten auf das IT-Management, Ihre Immobilienstrategie und das Mitarbeitererlebnis unabhängig vom Arbeitsort auswirkt.

Die optimale Lösung für hybride Arbeit bietet Folgendes:

• Zentralisierte, erkenntnisbasierte Bereitstellung und Verwaltung von Netzwerk-, Sicherheits- und Collaboration-Tools und -Services
• Flexible Optionen für Bereiche mit Video- und Collaboration-Unterstützung – oft unter Verwendung der bestehenden Technologien und Investitionen umsetzbar
• Intelligentes Management der Raum- und Gerätenutzung zur Reduzierung der benötigten Fläche und zur Optimierung der hybriden Arbeit

Herausforderung

Sie müssen Ihren Remote-MitarbeiterInnen Tools und Technologien zur Verfügung stellen, mit denen sie über das Internet arbeiten und zudem effizient zusammenarbeiten können.

MitarbeiterInnen sollten im Homeoffice oder unterwegs die gleiche Erfahrung nutzen können wie im Büro.

Zwar geben 77 % der Führungskräfte sowie der Immobilien- und IT-Verantwortlichen an, ihr Unternehmen berücksichtige Homeoffices in der Immobilienstrategie¹⁰, doch bei mehr als 50 % der MitarbeiterInnen fehlt nach ihren eigenen Angaben bei Remote-Arbeit und -Zusammenarbeit die passende Technologie.¹¹

MitarbeiterInnen benötigen auch zu Hause Zugriff auf Tools für Produktivität und Zusammenarbeit. Die Teilnahme an unzähligen Konferenzen über den Laptop führt aufgrund von schlechter Tonqualität, Hintergrundgeräuschen und mangelhaften Kameras schnell zu Ermüdung und kann die Zusammenarbeit beeinträchtigen.

Bei Videokonferenzen sollte eine natürliche, authentische Interaktion und Zusammenarbeit möglich sein. Studien zeigen, dass MitarbeiterInnen, die bei virtuellen Besprechungen die Kamera einschalten, zufriedener mit ihren ArbeitgeberInnen sind, sich stärker einbezogen fühlen und die Zusammenarbeit als einfacher empfinden. Im Prinzip wünschen sich MitarbeiterInnen nicht weniger persönlichen Austausch, sondern nur weniger Meetings.

Lösung

Geben Sie Ihren MitarbeiterInnen Technologie für produktives Arbeiten an die Hand – eine Lösung, die Störungen minimiert und sich nahtlos in den Workflow einbinden lässt.

Die optimale Lösung für hybride Arbeit bietet Folgendes:

• Hohe Audio- und Videoqualität trotz unterschiedlicher Bandbreite
• Geräte, die ein optimales Meetingerlebnis für alle TeilnehmerInnen schaffen (Webcams, Videokonferenzgeräte, Headsets, Telefone, digitale Whiteboards usw.)
• Geräte, die der Ermüdung entgegenwirken und die Qualität von Konferenzen steigern
• Wahlmöglichkeiten bei den verwendeten Collaboration-Services

Herausforderung

Sie müssen eine intelligente, intuitive Umgebung für Ihre Teams im Büro schaffen.

Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, verändert grundlegend die Art und Weise, wie wir über das Büro und die Funktionen denken, die MitarbeiterInnen benötigen, wenn sie im Bürogebäude arbeiten.

Büros dienen heute einem anderen Zweck als früher. Sie sind nicht mehr der einzig mögliche Arbeitsort, sondern ein Dreh- und Angelpunkt für umfassende Zusammenarbeit, Vernetzung mit KollegInnen sowie Schulungen und Weiterbildungen zur Erweiterung der eigenen Kompetenzen.

Damit Büros diesem neuen Zweck gerecht werden, müssen sie mit Funktionen für hybride Arbeit ausgestattet werden. Gefragt ist auch Technologie, die bei der Suche nach einem freien Platz für die Arbeit oder Zusammenarbeit hilft. Außerdem müssen Technologien und Räume die passenden Netzwerkgrundlagen, Softwaretools und Lösungen zur Vernetzung verteilter Teams bieten. Die entsprechende Technologie ist nicht nur für die Zusammenarbeit wichtig, sondern reduziert durch intelligente Funktionen auch Reibungspunkte und optimiert alle Umgebungen hinsichtlich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

Lösung

Überprüfen Sie Ihre Immobilien, die vorhandene Technologie und die Geräte auf Gelegenheiten für hybrides Arbeiten.

Die optimale Lösung für hybride Arbeit bietet Folgendes:

• Geräte, die MitarbeiterInnen im Büro und an anderen Orten ein gleichwertiges Erlebnis bieten
• Orientierungshilfen und Hot-Desking-Funktionen
• Intelligente Sensoren und Nutzungsdaten zur Optimierung der einzelnen Bereiche
• Sicherheitsfunktionen wie digitale Beschilderung, Warnfunktionen zur Raumauslastung und Benachrichtigungen zur Beachtung von Hygienevorgaben
• Möglichkeit, jeden Konferenzservice per Tastendruck zu nutzen
• Whiteboarding- und Anmerkungsfunktionen für die kreative Zusammenarbeit

Herausforderung

Sie müssen Tools und Technologien bereitstellen, die das Wohlergehen Ihrer Teams fördern und ihre Arbeitserfahrung optimieren.

Wenn Sie qualifizierte Fachkräfte anwerben und an Ihr Unternehmen binden möchten, müssen Sie das Wohlergehen der MitarbeiterInnen in den Mittelpunkt rücken und die Arbeitsumgebung modernisieren.

Doch wie verhindern Sie, dass Technologie zur ständigen Erreichbarkeit führt und damit das Burnout-Risiko erhöht, wie oft befürchtet? Eine mögliche Antwort ist ein verantwortungsvoller, gezielter Einsatz von Technologie in Kombination mit einer auf die MitarbeiterInnen ausgerichteten Arbeitskultur. 

Technologie kann Stress und das Burnout-Risiko sogar mindern, wenn sie den MitarbeiterInnen Einblick in ihre Arbeitsgewohnheiten gewährt, gesundheitsfördernde Funktionen in den Workflow integriert und übergeordnete Initiativen gegen Ermüdung durch zu viele Konferenzen unterstützt.

Lösung

Starten Sie eine unternehmensweite Initiative, um Ihre hybriden MitarbeiterInnen mit Tools und intelligenter Technologie für Zusammenarbeit auszustatten. Technologie kann dabei helfen, Stress abzubauen und produktiv zu arbeiten.

Die optimale Lösung für hybride Arbeit bietet Folgendes:

• Einblicke in die Arbeitsgewohnheiten von Führungskräften und MitarbeiterInnen und Tipps für mehr Wohlergehen und Produktivität
• Tools, mit denen BenutzerInnen ihre Arbeitsumgebung anpassen können und die außerdem Daten zum Einfluss des Arbeitsumfelds auf die Gesundheit liefern und bessere Arbeitsbedingungen fördern
• Intelligente Funktionen, die Reibungspunkte bei der virtuellen Arbeit reduzieren, beispielsweise durch Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen, Kameras mit Autofokus und virtuelle Hintergründe

Herausforderung

Sie müssen dafür sorgen, dass sich die über verschiedene Standorte verteilten MitarbeiterInnen wahrgenommen und einbezogen fühlen.

Kommunikation ist der entscheidende Faktor, um die Unternehmenskultur zu verbessern und Teams durchgehend zu motivieren. Je mehr MitarbeiterInnen remote oder an wechselnden Orten arbeiten, umso wichtiger ist es, die virtuelle Teilnahme an Mitarbeiterversammlungen, Schulungen, Zusammenarbeit und Vernetzung gegenüber der Teilnahme vor Ort zu priorisieren.

Die meisten MitarbeiterInnen befürchten, im Homeoffice wichtige Besprechungen zu verpassen und durch das Arbeiten von zu Hause aus im Nachteil zu sein. Einerseits möchten sie vielleicht gerne remote arbeiten, andererseits haben sie Bedenken, benachteiligt oder übersehen zu werden oder etwas zu verpassen. Dies mindert die Zufriedenheit der betroffenen MitarbeiterInnen und führt zu neuen Herausforderungen. Unter Umständen machen diese Befürchtungen sogar die Vorteile der Remote-Arbeit hinsichtlich Produktivität, Effizienz und Wohlbefinden zunichte. Sie benötigen daher effektive Tools, die Remote-Teams kollektiv einbeziehen und dafür sorgen, dass alle gleichermaßen gehört werden.

Wenn Sie gleichberechtigte Erlebnisse schaffen möchten, müssen Sie Technologie einsetzen, die von allen genutzt werden kann. Technologie, die MitarbeiterInnen im Büro und bei der Remote-Arbeit die gleiche Erfahrung bietet, trägt viel dazu bei, dass sie sich bei der Zusammenarbeit und Remote-Arbeit wohlfühlen.

Lösung

Setzen Sie Technologie ein, die attraktive virtuelle Meetings und Veranstaltungen mit hochwertiger Zusammenarbeit und verschiedenen Teilnahmeoptionen ermöglicht.

Die optimale Lösung für hybride Arbeit bietet Folgendes:

• Unterstützung für kleine, mittlere und große Konferenzen wie Mitarbeiterversammlungen und Unternehmensveranstaltungen, an denen alle MitarbeiterInnen teilnehmen können
• Dedizierte Geräte, die Störungen minimieren und die Qualität von Besprechungen erhöhen
• Gleichberechtigte, inklusive Erfahrungen, die Teams die Freiheit lassen, auf ihre bevorzugte Weise teilzunehmen und zusammenzuarbeiten
• Digital Experiences, welche die Kommunikation und Interaktion über Audio und Video hinaus erweitern
• Funktionen für Barrierefreiheit, damit sich alle beteiligen können

Herausforderung

Sie müssen digitale Ressourcen und Daten vor den zunehmenden weltweiten Cyberbedrohungen schützen.

Sicherheit ist heute wichtiger denn je. Durch hybrides Arbeiten ist es jedoch noch komplexer geworden, Daten, Systeme und MitarbeiterInnen zu schützen. Wenn Teams über verschiedene Büros und Remote-Standorte verteilt sind, vergrößert sich mit der zunehmenden Anzahl an Netzwerken, Geräten und Softwarelösungen auch die Angriffsfläche.

Als die Pandemie viele zur Remote-Arbeit zwang, mussten viele Unternehmen kurzfristig Entscheidungen treffen, um ihr Geschäft am Laufen zu halten. Das Argument „Sicherheit“ hatte dabei nicht unbedingt Priorität. Jetzt ist es an der Zeit, die damals eingeführten Notlösungen durch strategische, langfristige Ansätze für sichere hybride Arbeit unabhängig vom Standort zu ersetzen.

Lösung

Arbeiten Sie mit Branchenführern zusammen, die Ihre Sicherheit stärken und Ihnen eine Plattform bereitstellen können, auf der Ihre digitalen Ressourcen geschützt sind und Funktionen für hybride Arbeit optimiert werden.

Die optimale Lösung für hybride Arbeit bietet Folgendes:

• Einen Zero-Trust-Sicherheitsstatus
• End-to-End-Verschlüsselung jeder Interaktion
• Erweiterte Richtlinienkontrollen für Datenaufbewahrung und Dateifreigaben
• Zentrales Management und intelligente Überwachung von Systemen und Services