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Cosa si intende per collaborazione?

La collaborazione nell'ambiente di lavoro è diventato un argomento di attualità sia per i dirigenti che per i dipendenti interessati a un incremento del business. Più banalmente, si parla di collaborazione quando due o più persone lavorano insieme verso un obiettivo comune. Il termine rimane tuttavia molto vago, può essere applicato a numerosi ambiti e pertanto può lasciare molti interrogativi sul vero significato e sui vantaggi che può offrire all'azienda.

Collaborazione effettiva

Qual è la prima cosa che ti viene in mente quando qualcuno parla di "collaborazione?" A un duetto musicale o a una collaborazione in ambito tecnico-progettuale? Molti di noi si imbattono quotidianamente nella collaborazione.

Pensa alla tua vita privata: fissare un pranzo, pianificare un viaggio, preparare i tuoi figli ogni mattina o anche scegliere un film su Netflix. Tutti questi sono esempi di collaborazione. A eccezione forse della cassa automatica al supermercato, la collaborazione tocca quasi ogni aspetto della nostra vita quotidiana.

Collaborazione nell'ambiente di lavoro

Essendo un aspetto così presente della nostra vita privata, la collaborazione non può non riversarsi anche nell'ambiente di lavoro. Anche se sono finiti i tempi in cui i team di lavoro si trovavano fisicamente nello stesso ufficio o comunque nella stessa zona, ciò non significa che il lavoro in stretta collaborazione con i colleghi sia diventato meno importante. Viviamo infatti in un mondo in cui tutte le attività si basano su team collegati h24. Ci si collega quindi dai dispositivi, dai luoghi e dai fusi orari più diversi per rispettare scadenze, rimanere sul pezzo e trovare soluzioni innovative.

Simon and Garfunkel (un'altra collaborazione appunto) ne erano assolutamente consapevoli quando cantavano "I am an island". Per quanto ci sforziamo di affrontare le giornate da soli, abbiamo bisogno di collaborazione con i nostri colleghi per far andare le cose al meglio. Pensa a quanto spesso devi lavorare con altri per terminare il tuo lavoro. Partecipare a riunioni, a progetti di gruppo, far rivedere il tuo lavoro prima di finalizzarlo. Sono tutti esempi di collaborazione nell'ambiente di lavoro.

Ma non tutte le collaborazioni avvengono faccia a faccia. La maggior parte avviene attraverso strumenti e software online. Secondo un'indagine Gallup svoltasi nel 2017, più del 43 percento della forza lavoro statunitense si avvale di soluzioni e app di collaborazione che accorciano le distanze e permettono ai vari team di lavorare in modo più efficace ed efficiente.

Numerosi sono ormai i software di collaborazione su cloud disponibili che consentono di lavorare attraverso dispositivi diversi e di archiviare i lavori off-premises. Offrendo soluzioni sempre disponibili, da qualsiasi punto, a qualsiasi ora e da qualsiasi dispositivo, la tecnologia moderna offre postazioni di lavoro che vanno al di là degli uffici tradizionali e del classico orario di lavoro 9-17.

Soluzioni di collaborazione aziendale probabilmente già in uso

Probabilmente durante la tua giornata lavorativa usi già queste tecnologie di collaborazione. Semplicemente non lo sai. Conduci riunioni attraverso conferenze via Web? Usi una piattaforma di collaborazione per inviare messaggi e condividere file con i tuoi colleghi? Oppure condividi i documenti tramite app e altri strumenti online per non sovraccaricare la tua casella e-mail? Beh, stai già cavalcando l'onda della tecnologia di collaborazione.

Ecco i vantaggi offerti da alcune delle più famose app di collaborazione.

 

  • Chiamate Web: Le chiamate Web, o "conferenze Web" come vengono chiamate, sono soluzioni di collaborazione per effettuare chiamate tramite browser Internet, dispositivi mobili o video. Puoi fare una semplice chiamata o una videochiamata, condividere lo schermo del computer, chattare, condurre dei sondaggi tra i partecipanti e persino condividere idee attraverso una lavagna digitale. Le chiamate Web trasformano le odiatissime riunioni in vera collaborazione.
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  • Videoconferenze: La tecnologia delle videoconferenze appartiene alla famiglia delle chiamate Web e consente video in tempo reale durante una chiamata. Molti smartphone sono dotati di videocamere integrate con app di videochiamata installate, come FaceTime sugli iPhone. Molte delle soluzioni per conferenze Web dispongono di funzionalità video per le reti aziendali. Sono sempre più frequenti i casi in cui i colleghi collaborano in remoto ogni giorno. Avere anche un contatto visivo aiuta a creare legami e relazioni più umane favorendo la comunicazione.
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  • Collaborazione dei team: L'e-mail è il modo più immediato per ricevere una risposta veloce o avere un feedback su un file. Spesso però ci troviamo a gestire caselle di posta ingolfate e strapiene. Secondo l'analisi IDC, i lavoratori passano il 36 percento della loro giornata alla ricerca di informazioni. Le soluzioni di collaborazione tra team consentono di ridurre i tempi e di avere scambi utili senza intasare le caselle di posta. Grazie a una piattaforma di collaborazione tutto in uno, puoi lavorare in qualsiasi momento e da qualsiasi posizione. Utilizzando le app desktop e mobili, potrai inviare messaggi, collaborare e condividere file e documenti o incontrare i tuoi colleghi. Il tuo lavoro non si fermerà durante la riunione.
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  • Collaborazione sui documenti: Quante volte hai chiesto a un collega di rivedere un file inviato tramite e-mail e hai ricevuto diverse versioni con markup in conflitto per cui hai dovuto rimetterci le mani per rimodificarlo? È un lavoro frustrante. Le soluzioni di collaborazione sui documenti, e in particolare quelle che consentono di lavorare con le stesse versioni, eliminano il rischio di confusione ed evitano di fare il doppio del lavoro. Non più modifiche che si sovrappongono, non più versioni multiple di uno stesso file. Ora puoi archiviare i file finali in un'unica cartella. Tutti possono lavorare sulla stessa pagina.
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    Ulteriori vantaggi delle soluzioni di collaborazione aziendale:

    • Tempi di consegna dei progetti più rapidi
    • Comunicazione diretta tra i team
    • Avanzamento dei progetti durante le riunioni
    • Sviluppo di soluzioni innovative grazie alla condivisione costante delle idee
    • Annullamento delle gerarchie
    • Possibilità di lavorare in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo
    • Riduzione dei costi per formazione e trasferte

    Adottare una mentalità collaborativa

    Le moderne soluzioni di collaborazione consentono una comunicazione efficace. Lavorare insieme è ora possibile senza sforzi e interruzioni sia che ci si trovi nello stesso ufficio che a grandi distanze. Il concetto di luogo di lavoro è ormai in continua evoluzione: uffici open space, lavoratori in remoto e possibilità di lavorare in qualsiasi momento e da qualsiasi punto. Adottare soluzioni di collaborazione è ormai fondamentale per tutti i lavoratori a qualsiasi livello.

    Quindi, per rispondere alla domanda su cosa si intende per collaborazione è sufficiente guardare alla tecnologia che si usa ogni giorno e al modo con cui si lavora con gli altri.

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