Solutions de collaboration, de communication et d'optimisation de la productivité pour les PME: quelle est votre stratégie ?

Les PME ont toujours eu un avantage clé sur leurs concurrents de plus grande envergure. Étant plus petites, elles bénéficient d'une plus grande agilité et d'une plus grande flexibilité pour répondre aux opportunités. De plus, comme elles comptent un effectif plus réduit, elles peuvent adapter leur technologie aux besoins de chaque collaborateur ou de chaque équipe.

Mais l'évolution rapide des tendances technologiques risque de leur faire perdre ces avantages. Non seulement leurs concurrents de plus grande taille adoptent les mêmes modes de travail agiles que les PME, mais ils s'attaquent également à des marchés autrefois réservés aux PME.

Les dirigeants de PME doivent étudier l'impact de cette évolution et adapter leur stratégie de communication en conséquence. Ils doivent s'assurer qu'elle est alignée sur la dynamique numérique sur laquelle s'appuient désormais les entreprises de toutes tailles.

La transformation numérique au service de la productivité

Les programmes de transformation numérique changent radicalement le mode de fonctionnement des entreprises, petites et grandes. Pour les PME en particulier, ces transformations ont un impact majeur sur la productivité. La plupart constatent que leur mode de communication actuel ne répond plus aux besoins de leurs collaborateurs, partenaires et clients. Les communications unilatérales doivent laisser la place aux communications unifiées.

Les communications unifiées boostent la productivité en intégrant différents services de communication dans une même plate-forme. Au lieu d'utiliser des solutions distinctes pour les communications vocales, les e-mails, la messagerie et les réunions, par exemple, chaque mode de communication est intégré dans une solution logicielle unique. Les outils nécessaires pour partager des informations et collaborer en temps réel sont facilement accessibles et toujours disponibles depuis une même plate-forme, pour un plus grand confort d'utilisation et une meilleure productivité. Grâce aux communications unifiées, par exemple, les différents numéros de téléphone, de poste de travail, identifiants de connexion aux réunions sont tous remplacés par des ID uniques. La compatibilité des produits de communication fluidifie la collaboration entre les équipes.

Les collaborateurs qui travaillent à distance peuvent facilement se connecter et participer à des vidéoconférences sur leur ordinateur portable ou leur smartphone, et partager du contenu avec leurs collègues. Cette approche permet de gagner du temps et d'optimiser l'utilisation des ressources, tout en réduisant la confusion et le stress.

Les résultats d'une enquête sur les bénéfices des communications unifiées pour les entreprises

Les communications unifiées ont injustement été associées aux besoins des grandes entreprises. Mais ces solutions peuvent également offrir des bénéfices majeurs aux PME. C'est ce que prouvent les résultats d'une enquête du cabinet d'étude Forrester, menée auprès des services financiers de plus de 130 PME, sur le taux d'adoption des solutions de communication unifiée.

Les personnes interrogées ont identifié de nombreux bénéfices, notamment :

• Une plus grande efficacité des initiatives de collaboration : 73 % des personnes interrogées déclarent gagner du temps en contactant directement les décideurs via un numéro unique.
• Une augmentation des ventes : les nouvelles propositions commerciales sont lancées plus rapidement lorsque les personnes responsables de leur approbation sont facilement joignables. 69 % des personnes interrogées estiment qu'elles pourraient générer plus de revenus si les clients en ligne pouvaient échanger par voie numérique avec des experts via des solutions de communication unifiée.
• Une amélioration de la productivité des collaborateurs : les processus de configuration des réunions et de finalisation des projets sont accélérés. 67 % des personnes interrogées déclarent gagner du temps en améliorant les communications internes pour les projets ou les applications clientes.

L'offre UCaaS change la donne pour les PME

Cela étant dit, pourquoi certaines PME rechignent-elles à adopter les communications unifiées ? C'est une question pertinente, car il s'avère que les réponses qui étaient vraies autrefois ne le sont plus.

Par exemple, on pensait que les communications unifiées exigeaient des investissements élevés pour mettre à niveau les infrastructures IT. On croyait également que la gestion de ces systèmes nécessitait des compétences spécifiques. Ces deux idées erronées ont été balayées par les forces du marché, des forces soutenues par le cloud.

Le cloud est le facteur de transformation qui rend l'adoption des communications unifiées viable pour les PME. De plus, il joue un rôle majeur dans la transformation numérique. Ainsi, les fournisseurs de solutions de communications unifiées peuvent proposer aux PME des produits qui leur assurent un ROI en boostant leur productivité. Ces offres sont généralement appelées UC-as-a-Service (UCaaS).

Le cloud comme générateur de ROI

Le cloud rend les communications unifiées plus abordables de différentes manières. Une offre UCaaS peut être budgétisée en tant que dépense de fonctionnement et non en tant que dépense d'investissement. Il est utile de vérifier si les fournisseurs potentiels de solutions de communications unifiées permettent aux PME d'acquérir uniquement les fonctionnalités dont elles ont besoin. Vous avez ainsi la possibilité d'ajouter de nouvelles fonctionnalités à mesure que votre entreprise se développe. Les solutions UCaaS s'accompagnent en outre d'une assistance cloud : pas besoin d'embaucher plus de personnel IT.

Enfin, en boostant l'efficacité de vos collaborateurs, vous augmentez leur valeur. Ils deviennent plus compétents, plus coopératifs et sont à même de partager leurs connaissances et expertises à la demande sur support numérique, que ce soit avec des collègues, des clients ou des partenaires commerciaux.