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Checklist de colaboración para pequeñas empresas

Siga nuestra checklist para crear un mejor entorno de trabajo, más colaborativo y sin frustraciones.

Introducción a la colaboración

Analice cómo evolucionó su trabajo. Es posible que ya no trabaje de 9 a 5. Y que no trabaje todo el tiempo en la oficina. En un día determinado, diez empleados pueden trabajar en diez lugares distintos. Pueden cumplir 5 roles diferentes. Y pueden usar 3 dispositivos diferentes.

En la actualidad, el trabajo requiere colaboración. Los empleados necesitan encontrarse. Compartir archivos. Presentar diapositivas. Conversar. Compartir ideas.  

Las empresas están buscando empleados más comprometidos y experiencias memorables para los clientes, con el fin de habilitar una mayor productividad y un mejor dinamismo. La colaboración más efectiva ayuda a las empresas a trabajar de manera más inteligente. Se necesita el tipo indicado de herramientas para lograr esto. 

¿Cuáles son los diferentes tipos de tecnología de colaboración?

La tecnología de colaboración ha progresado mucho. Hay varias soluciones que pueden ayudarlo a trabajar de manera más eficiente; muchas de ellas funcionan en la nube. Las principales categorías son las siguientes:

  • Conferencias
  • Intercambio de archivos y mensajería
  • Sistemas telefónicos, incluida la voz por IP (VoIP)
  • Terminales para salas de reuniones
  • Auriculares

¿Cómo puedo beneficiarme de la colaboración?

Las comunicaciones fluidas son fundamentales para la empresa. Sin embargo, cuando las empresas intentan acercar a las personas, algunas veces la tecnología interfiere con este proceso. ¿Cuánto tiempo y dinero pierde solo al tratar de conectarse y colaborar?

 “Dice que tengo que descargar una extensión”.

“Lamento llegar tarde. No pude iniciar sesión”.

“¿Todos pueden ver mi pantalla? ¿Y ahora? ¿Ahora?”

“¿Recibieron ese archivo? ¿No? Lo volveré a enviar por correo electrónico”.

¿Le suena familiar? Son cosas que pasan todo el tiempo.

La tecnología de comunicaciones debe ayudar a que el trabajo progrese sin frustraciones.

Algunos aspectos que considerar al buscar soluciones de colaboración:

La tecnología de colaboración no debe evitar que alcance el éxito. De las reuniones a la mensajería, el uso compartido de archivos y los teléfonos, las herramientas indicadas, integradas en su empresa, pueden ayudar a impulsar la innovación.

1. Reuniones y conferencias

Busque una solución que:

  • No requiera descargas ni complementos.
  • Ofrezca inicio de sesión “con un clic” que permita empezar a colaborar de inmediato, desde la aplicación o desde Microsoft Outlook
  • Permita que los usuarios participen plenamente desde los navegadores y dispositivos móviles o de sala de video, incluso desde los dispositivos de terceros
  • Se conecte siempre con video de alta calidad
  • Ofrezca una manera sencilla de compartir pantalla
  • Proyecte una imagen profesional para las colaboraciones externas (por ejemplo, con posibles clientes)

2. Uso compartido de archivos y mensajería

Su espacio de colaboración virtual debe:

  • Integrarse con la solución de reuniones, de manera tal que la colaboración pueda continuar
  • Permitirle hacer una tormenta de ideas rápidamente en una pizarra digital
  • Ofrecer un intercambio seguro de mensajes y archivos entre dispositivos
  • Facilitarle el espacio para encontrar conversaciones y documentos
  • Permitirle enviar un mensaje privado a una persona o crear un grupo de chat en segundos

3. Salas para reuniones pequeñas y pequeñas salas de conferencia en las instalaciones

Busque soluciones que:

  • Conviertan cualquier pantalla en un dispositivo inalámbrico de intercambio de contenido
  • Ofrezcan una experiencia audiovisual superior y uso compartido inalámbrico, con lo que convierten a todo espacio reducido en un recurso para conferencias con todas las funciones necesarias
  • Sean fáciles de usar, lo que reduce la frustración de los empleados

4. Teléfonos (sí, los teléfonos todavía se usan)

Busque una solución que:

  • Sea intuitiva y se administre por completo en la nube, sin necesidad de contar con profesionales de TI
  • Se integre con las demás soluciones, lo que permite que las listas de contactos y los historiales de llamadas se sincronicen entre los dispositivos
  • Le permita elegir el plan que desea, seleccionar el hardware y preconfigurar la solución
  • Sea fácil de administrar y personalizar
  • Proporcione servicio de pago por uso

5. No se olvide de la infraestructura

Ya sabemos. Las plataformas de tecnología son un tema aburrido. Pero, hablando en serio, ninguna de las demás funciones operarán como deben sin la infraestructura correcta.

Asegúrese de considerar el uso de una solución que pueda proporcionar:

  • Infraestructura de comunicaciones confiable y muy segura
  • Una experiencia coherente en todos los dispositivos
  • Mod

Cómo empezar

Vivimos en un mundo siempre conectado las 24 horas al día, por lo que debe actuar de manera rápida y eficiente. Responda rápidamente con nuestras soluciones de comunicación de oficina, diseñadas para empresas de todos los tamaños. 

Cuando esté listo para simplificar las herramientas de colaboración, un especialista de Cisco podrá ayudarlo. Comuníquese con un asesor que pueda ayudarlo con sus necesidades de colaboración.

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Colaboración

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