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¿Qué es una conferencia de vídeo?

El lugar de trabajo actual se compone de colegas y equipos dispersos geográficamente y dispuestos a optimizar sus interacciones cotidianas. Esto es fundamental en un mundo empresarial que depende del trabajo en equipo y la colaboración para hacer realidad la próxima gran revolución. En algunas empresas, esto se traduce en la adopción de soluciones de colaboración como las conferencias de vídeo. Las conferencias de vídeo son un subgrupo de tecnologías de llamadas a través de la web, una solución de colaboración que permite a los usuarios realizar llamadas a través de un navegador de Internet, un ordenador de escritorio, un dispositivo móvil o un dispositivo de vídeo. Los usuarios pueden transmitir vídeo en directo durante una conferencia de vídeo para conseguir las muy necesarias interacciones visuales con los colegas, lo que beneficia a los usuarios en todos los niveles de las organizaciones y en todos los departamentos.

¿Cuáles son las ventajas de las soluciones para conferencias de vídeo?

¿Por qué estamos recurriendo al software para conferencias de vídeo? Eche un vistazo por su oficina. ¿Los colegas con los que trabaja con mayor frecuencia se sientan junto a usted? ¿O trabajan en otra ciudad o incluso en otra zona horaria? Con toda probabilidad, la respuesta a esto último será afirmativa, lo que supone un reto en la comunicación y la colaboración en el lugar de trabajo.

Entre las ventajas de las conferencias de vídeo, destacan la mejora de la colaboración en equipo y la posibilidad de compartir ideas, lo que permite que los trabajadores se comuniquen como si se hubieran reunido en persona, aunque no lo hayan hecho. La sencillez a la hora de programar una conferencia de vídeo supone que los equipos pueden reunirse con facilidad en prácticamente cualquier horario, independientemente de la ubicación. Con los equipos dispersos en varias ubicaciones, el contacto interpersonal humaniza la comunicación y establece vínculos.

La incorporación de un componente visual a las reuniones mediante conferencias de vídeo repercute en un mayor compromiso de los equipos durante y después de las reuniones. El vídeo permite a los usuarios percibir la comunicación no verbal, que está ausente en las llamadas de solo audio y aporta información esclarecedora sobre las conversaciones. Gracias a que puede participar en una llamada de vídeo desde cualquier lugar en casi cualquier dispositivo, las empresas pueden reducir drásticamente los gastos de desplazamiento y el presupuesto en formación.

¿Cómo puedo utilizar las conferencias de vídeo en el trabajo?

En un día laborable normal, puede utilizar las conferencias de vídeo para colaborar con sus colegas de varias maneras:

  • Reuniones semanales de seguimiento
  • Lanzamiento de proyectos
  • Formación de nuevos empleados
  • Sesión rápida de intercambio de ideas
  • Argumentario de ventas del cliente
  • Revisión de conceptos de productos
  • Reunión privada de directivos
  • Conexión de aulas remotas

¿Cuáles son los componentes de un sistema de conferencias de vídeo?

En función de la configuración de su oficina, los componentes de un sistema de conferencias de vídeo pueden ser relativamente fáciles de conseguir, lo que se ha erigido como uno de los motivos por los que las llamadas de vídeo se han hecho tan omnipresentes. El primer componente de un sistema de conferencias de vídeo moderno es el software. La programación y el inicio de las llamadas de vídeo se realizan en el software a través del ordenador de escritorio, el dispositivo móvil o el dispositivo de vídeo. Además, la solución para conferencias de vídeo podría contar con funciones de vídeo para usuarios de colaboración empresarial. Algunas oficinas disponen de salas de conferencias de vídeo específicas con cámaras de alta definición y pantallas de vídeo que se han diseñado especialmente para realizar un seguimiento de los oradores y encuadrarlos durante las reuniones y presentaciones. También se necesita una conexión a Internet rápida y segura.

Sin embargo, ni siquiera es necesario disponer de un sala de reuniones especial o de una configuración compleja para utilizar las conferencias de vídeo en el lugar de trabajo. Los servicios de conferencias de vídeo están diseñados para funcionar con ordenadores de escritorio, portátiles y dispositivos móviles, así como con micrófonos y cámaras web independientes y configuraciones de sala, a fin de reunir a las personas en las mismas salas virtuales. Muchos smartphones con cámaras incorporadas cuentan con una aplicación nativa de llamadas de vídeo instalada (por poner un ejemplo, FaceTime de iPhone). Esto es música para los oídos de los 3,9 millones de trabajadores de EE. UU. que se trabajan a distancia al menos a tiempo parcial, según un estudio de 2017.

Mayor humanización de la comunicación

La incorporación de las conferencias de vídeo a sus reuniones diarias puede mejorar los productos finales de su equipo a la vez que contribuye a recortar el presupuesto y los gastos operativos. En la era de las organizaciones cada vez más dispersas, reunir a las personas mediante una experiencia de vídeo compartido puede ayudarles a crear vínculos y sumar un elemento humano a las comunicaciones.

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