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¿En qué consiste la colaboración?

La colaboración en el lugar de trabajo se ha convertido en un tema de actualidad para una serie de ejecutivos y empleados que tratan de que repercuta positivamente en los resultados empresariales. En el nivel más básico, la colaboración se da cuando dos o más personas trabajan juntas para conseguir un objetivo común. Aunque la vaguedad del término (y su amplia aplicación a numerosas soluciones tecnológicas) ha hecho que muchos se sigan preguntando “¿en qué consiste la colaboración?” y cómo pueden beneficiarse las empresas.

Colaboración real

¿Qué es lo primero que se le viene a la cabeza cuando alguien dice “colaboración”? ¿Un dúo musical o artístico inesperado? Aunque no sea tan estimulante como un éxito en listas musicales o lo último en moda de pasarela, muchos de nosotros nos topamos con la colaboración todos los días.

Piense en su vida personal: preparar una comida, planificar un viaje, preparar a su familia al comienzo del día e incluso elegir una serie que ver en Netflix. Todos estos son ejemplos de colaboración. La colaboración afecta a casi todos los aspectos de la vida diaria, excepto quizás a las cajas de autoservicio de los hipermercados.

Colaboración en el lugar de trabajo

Con toda esta colaboración sucediéndose en su vida personal, seguro que se extiende a su lugar de trabajo, ¿verdad? Aunque quedaran atrás los días en que los equipos trabajaban en la misma oficina o incluso en la misma zona horaria, ello no supone que la importancia de la colaboración estrecha en tiempo real con nuestros colegas sea menor. Especialmente en un mundo en el que las empresas dependen de equipos que se aferran a conectarse entre sí a través de numerosos dispositivos, ubicaciones y zonas horarias para cumplir los plazos, mantener al tanto e innovar.

Simon y Garfunkel (un ejemplo de una colaboración) no estaban del todo acertados cuando cantaban eso de “I am an island” (en inglés, soy una isla). A pesar de nuestros esfuerzos por superar el día a día por cuenta propia, necesitamos trabajar con nuestros colegas para llevar a cabo las tareas. Piense en la frecuencia con la que trabaja con otras personas para acabar con su lista de tareas. Reuniones, proyectos grupales, que alguien revise su trabajo antes de finalizarlo: todos estos son ejemplos de colaboración en el lugar de trabajo.

Sin embargo, no toda la colaboración tiene lugar presencialmente. Gran parte de ella tiene lugar a través del software y las herramientas de colaboración en línea. Con más del 43 % de los profesionales de Estados Unidos trabajando de manera remota según una encuesta de Gallup realizada en 2017, las soluciones y aplicaciones de colaboración pueden ayudar a establecer puentes entre las divisiones geográficas, ya sea en la misma ciudad o en todo el país, y reunir a los equipos para que trabajen de manera más eficaz y eficiente.

Además, el auge del software de colaboración en la nube que ofrece una experiencia de usuario consistente en todos los dispositivos y almacena el trabajo de manera externa está contribuyendo a aumentar la adopción. Gracias a la disponibilidad de las soluciones en cualquier momento y lugar, independientemente del dispositivo desde el que trabaje, la tecnología actual está haciendo posible que el lugar de trabajo del futuro rebase con creces los límites de las oficinas convencionales y los horarios tradicionales de 9 a 5.

Soluciones de colaboración empresarial que probablemente ya utilice

Es posible que le sorprenda saber que ya utiliza algún tipo de tecnología de colaboración en su trabajo diario. ¿Utiliza una solución para conferencias de vídeo para celebrar reuniones? ¿O una plataforma de colaboración en equipo para enviar mensajes y compartir archivos durante el día? ¿Y una herramienta para compartir documentos que ayude a escapar del infierno que supone el correo electrónico? Bien, ya se encuentra a bordo del tren de la tecnología de colaboración.

A continuación, dispone de información detallada sobre algunas aplicaciones populares de colaboración y sus ventajas.

 

 

  • Llamadas: Las llamadas web, o “conferencias de vídeo” como también son conocidas, son una solución de colaboración que permite a los usuarios realizar llamadas a través de un navegador de Internet, un dispositivo móvil o un dispositivo de vídeo. Los usuarios pueden realizar simplemente una llamada de voz, similar a las llamadas telefónicas habituales, o pueden incorporar vídeo, compartir la pantalla del ordenador, chatear, realizar encuestas a los asistentes e incluso compartir ideas a través de una pizarra digital. Las llamadas web elevan las temidas reuniones a la categoría de colaboración real.
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  • Conferencias de vídeo: Un subgrupo de soluciones para llamadas web: la tecnología de conferencias de vídeo permite a los usuarios transmitir vídeo en directo durante una llamada. Muchos smartphones con cámaras incorporadas cuentan con una aplicación nativa de llamadas de vídeo instalada (por poner un ejemplo, FaceTime de iPhone) y varias soluciones para conferencias en vídeo disponen de funciones de vídeo para usuarios de colaboración empresarial. Como cada vez más colegas colaboran a diario de manera remota, disfrutar del contacto interpersonal contribuye a que los equipos humanicen la comunicación, establezcan vínculos y forjen relaciones. Asimismo, ayuda a reunirse con facilidad en prácticamente cualquier horario independientemente de la ubicación.
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  • Colaboración en equipo: Muy a menudo, nos ponemos en contacto por correo electrónico cuando tenemos una pregunta rápida o necesitamos compartir comentarios en un archivo. Sin embargo, este enfoque conlleva que la bandeja de entrada se abarrote igual que nuestros horarios. Según IDC, los trabajadores dedican el 36 % de su jornada a la búsqueda de información. Las soluciones de colaboración de equipo pueden ayudar a reducir dicho porcentaje de tiempo y desterrar las tareas dedicadas a las bandejas de entrada abarrotadas para dar paso a una plataforma de colaboración todo en uno que permite trabajar en cualquier momento y lugar en que nos llegue la inspiración. Con aplicaciones tanto para dispositivos móviles como para ordenadores de escritorio, los usuarios pueden enviar mensajes, colaborar en documentos, compartir archivos o reunirse si es necesario para garantizar que el trabajo no se detenga cuando la reunión se acabe.
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  • Colaboración en documentos: ¿Con qué frecuencia ha pedido a sus colegas que revisen un archivo a través del correo electrónico y ha recibido varias versiones con comentarios contradictorios, lo que le deja a usted la tarea de conciliar las modificaciones? Es un ejercicio de frustración. Las soluciones de colaboración en documentos, especialmente las que permiten el control de las versiones, puede ayudar a acabar con la confusión innecesaria y el trabajo adicional. Las modificaciones no se solapan, no existen varias versiones de un archivo en circulación y algunas ofrecen un único repositorio para los archivos finales. Todo el mundo en la misma onda.
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    Otras ventajas de las soluciones de colaboración empresarial son:

    • Aceleran los plazos de entrega de los proyectos
    • Mejoran la comunicación en y entre los equipos
    • Permiten que los proyectos sigan avanzando entre reuniones
    • Fomentan la innovación, puesto que compartir ideas no se limita a los tiempos de la reunión
    • Ayudan a eliminar las jerarquías y dan voz a todos los miembros del equipo
    • Permiten a los miembros del equipo trabajar cuando y donde deseen desde cualquier dispositivo
    • Reducen los gastos en desplazamientos y formación

    Adopte una actitud colaborativa

    Las soluciones de colaboración actuales se esfuerzan por hacer que nuestra capacidad para comunicar de manera eficaz y trabajar juntos sea aún más natural y continua, ya nos encontremos en la misma oficina o en distintos lugares del mundo. A medida que el lugar de trabajo continúa su evolución hasta el lugar de trabajo del futuro con oficinas más abiertas, trabajadores remotos y un enfoque de trabajo realizado desde cualquier lugar y en cualquier momento, adoptar una actitud colaborativa y las soluciones de colaboración que lo permitan será fundamental para los trabajadores en todos los niveles.

    Si trata de obtener la respuesta a la pregunta “¿en qué consiste la colaboración?”, no busque más allá de la tecnología que utiliza a diario y de cómo trabaja con otras personas.

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