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您需要了解哪些语音和电话会议知识

语音和电话会议是什么
企业应该如何使用语音和电话会议
语音和电话会议使用入门
需要合作伙伴解答的 5 大问题

语音和电话会议是什么

将贵公司的语音和数据系统集成在一起能提高通信及信息共享的便利性。通过统一公司的电话和计算机网络,无论员工身在何处,他们都能轻松联系到对方,现有及潜在客户也能迅速获取最佳资源。

随着企业的不断发展壮大,基于 IP 的通信技术使您只需投入少量工作和费用就能增加新的员工、远程办公室和远程办公人员。而您的团队在每一个环节都会得到他们需要的通信工具来帮助公司实现成功。

化零为整

为了了解统一通信,请思考贵公司目前所使用工具:办公电话、移动电话、传真、互联网、语音信箱等等。然后,想想您目前所用的效率型应用程序:日历、会议客户端、电子邮件和信息。现在,企业不必再安装多个独立工具,我们将所有工具化零为整,集成在一个解决方案中,以便于您:

  • 使用音频、视频或 Web 技术从远程地点召开会议
  • 不需要太多的电话沟通也可以让团队成员找到对方
  • 通过无线设备访问重要技术。
  • 让客户在适合的时间联系合适的人
  • 允许员工在任何地点工作
  • 轻松添加和集成新员工,节省大量的时间和开支。
  • 保护贵公司免受黑客、病毒及其它安全风险的威胁。

下面将介绍在兼具语音和电话会议功能的统一通信系统中,各部分之间如何相互协作。

IP 电话
电话服务 - 包括拨号音、呼叫转接、保持、电话会议及其它标准功能 - 通过数据网络连接。员工可以将呼叫转接给公司的任何人,不管他们身在何处。同时,远程员工可以通过安全的虚拟专网 (VPN) 连接至办公室,进而访问所有电话服务。

软件
通过语音和电话会议软件,员工可以轻松设置会议呼叫、共享演示、通过视频会议进行面对面的交流以及相互进行即时通信等等。所有这一切都将通过一个简单易用的前端实现。

在线解决方案
无需太多电话沟通,无需浪费时间,即可轻松联系上不在办公室的员工。“在线”应用程序(提供员工实时在线状态信息)帮助您实时查询同事是否有空、位置和联系信息。

统一消息解决方案
想像一下,您的电子邮箱中就能收到所有电子邮件、语音留言和传真。统一消息解决方案让一切成为现实,它将为您提供极其简便日常工具连接途径。

富媒体会议
全媒体会议解决方案可以使远程办公人员及团队通过语音、视频、Web 或三者合用召开会议。这种富媒体会议解决方案使会议的形式更加灵活,既便于所有人参加,也能提高彼此的协作效率。

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企业当如何使用语音和电话会议

语音和电话会议工具完善了通信环境,帮助您提供更优质的客户服务,使员工即使在途中也可以工作,同时也可以使您的合作伙伴接入您的供应链。

下面介绍一些企业在使用语音、电话会议及统一通信解决方案时所用的方法:

客户联系

  • 使客户方便即时地访问公司资源
  • 当客户呼叫时,在员工的屏幕上弹出相关客户信息

客户联系中心技术也是统一通信解决方案的一部分,贵公司可以利用它来提供多种不同的呼叫选择,例如电话、传真、电子邮件或“点击聊天”。该解决方案将集所有应用于一体,使您的团队提供更迅速、更有针对性的服务。

灵活性

  • 使远程地点安全接入办公室网络,无论是语音、视频或数据
  • 为召开远程会议提供多样化选择
  • 提高了移动办公人员的联系能力和响应速度

无需死守在办公桌旁,无论是在机场、家里或者公司的其他任何地方员工都能处理销售呼叫。员工能将所有业务来电(打到移动电话、家里的办公电话或者其他任何临时远程办公电话上)集中到一个业务电话号码上,这样无论他们在哪里工作,都可以立即接到这些电话。

协作

  • 易于使用协作工具
  • 日历和消息功能以便于协作

使用语音、全媒体会议及统一通信解决方案通过不同有线和无线设备上的简便界面获取召开会议所需的各种协作工具,例如语音、Web、视频、语音信箱及其它工具。

低成本、高效率

  • IP 电话系统为您节省电话费
  • 集成的语音和数据网络简化了网络的安装和管理过程
  • 统一消息解决方案减少了管理各类消息的时间
  • 语音和 Web 会议提高了效率,降低了差旅成本

事实上,不少小企业依靠语音和数据集成网络每年节省了数千美元的长途电话费、管理成本、差旅费用,同时还提高了工作效率。

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语音和电话会议使用入门

准备好了吗?下面是一些注意事项:

您当前的网络状况
通常情况下,新网络能为用户提供更为坚实的语音和电话会议基础。开始执行时请考虑以下事项:

  • 使用年限 - 如果您的网络使用年限已经超过 5 年,那么这是一个更新换代的机会。
  • 经销商信息 - 可以由经销商合作伙伴进行评估,以确定网络性能和就绪状态。

您的电话系统
如果您要迁移至新的 IP 电话系统,您准备如何处理现有语音通信系统?您不一定非得抛弃公司的 PBX,您可以按自己的进度计划迁移至统一网络。这样,贵公司就能依具体需求迁移至新的 IP 电话系统。

员工参与
为了使公司从投资中获得回报,则必须安装员工能实际使用的系统。帮助员工了解:

  • 为什么公司会进行这些变革 - 在了解变革对员工本身及公司的重要性之后,他们将更乐于使用新的系统,也能容忍相关的调整措施。
  • 他们需要做些什么 - 一旦参与到其中,员工就会更加投入。告诉员工您希望他们在执行过程中或结束变动后通过哪些途径来开展工作或共享信息。
  • 对他们有哪些好处 - 使用语音和电话会议系统的成效将非常明显。将这些好处反复告诉员工,使他们更乐于接受这项变革。

培训
语音和电话会议系统将为您的员工开创更多新的、强大的通信途径,使他们更方便地共享信息和保持联系。培训有助于员工迅速提高工作效率、提高通信效率、节省更多的时间。建议您对员工进行培训,以确保员工有效地充分利用这些工具,从而获得最大的投资回报。请与您的经销商合作伙伴商讨最佳的培训时间以及如何更好地向您的团队传达变革的好处。

安全
贵公司需要保护自己的基础设施、信息和应用程序。出色的安全规划可以确保公司免受目前及将来可能出现的各种安全威胁。

  • 您是否需要为不同的团队成员提供不同级别的访问权限?
  • 您能控制从任何类型的设备上访问公司信息和网络的用户吗?
  • 系统将如何保护公司的通信信息及如何限制他人未经授权地访问公司信息?
  • 您的解决方案提供的是短期保护还是长期保护?

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关于本解决方案,您需要问合作伙伴的 5 个热门问题

下面是您一定要向负责提供 SMB 解决方案的潜在合作伙伴了解的5 个热门问题:

  1. 您是专业为中小企业 (SMB) 服务的吗?思科拥有一个庞大的认证合作伙伴网络,这些合作伙伴专门为广大中小企业提供技术解决方案和支持。这些合作伙伴中很多本身也是中小企业,所以他们完全能够了解您遇到的问题和您的企业目标。思科认证合作伙伴已经证明他们在专业技术领域的资格。他们提供培训、支持和服务,帮助贵公司设计、部署和优化网络解决方案。此外,他们还会随时掌握最新的软件和硬件潮流以及即将推出的思科产品和解决方案资讯。
  2. 您会提供哪些售后服务和支持?详细咨询合作伙伴有关他们提供的售后支持的信息。例如:合作伙伴是否提供下班后或紧急状况支持?如果提供,服务时间为何?具体的支持等级应在服务等级协议 (SLA) 中详细说明。另请注意,许多思科合作伙伴都提供出色的技术支持服务,随时有思科工程师为您服务并提供大量技术资源。
  3. 如何集成新的解决方案和现有 IT 环境?思科合作伙伴会与您讨论贵公司的具体要求,评估您目前的系统和网络基础设施。由此,思科合作伙伴将介绍多种解决方案选择,不但满足您的当前需求,而且还随着时间的推移与您的企业一起成长,并符合您的预算要求。
  4. 新解决方案将如何帮我节省资金和控制成本?与多供应商解决方案相比,思科公司的端到端解决方案更易于维护和支持。而且,在做网络升级预算时,还要考虑下列成本:购买硬件时不提供的一切软件成本、维护费、培训费、支持费、附加人员(如果需要)成本,以及其它因素。据专业市场调研公司 Gartner 估计,这些间接成本最高可达企业总技术支出的 60%。因此,与思科合作伙伴合作,您可以实现最理想的 TCO。
  5. 我们需要做好哪些准备工作?安装前,请询问合作伙伴需要了解哪些有关公司网络、用户、业务程序及安全需求的具体信息,以便顺利完成网络升级。另外,还需询问合作伙伴:在网络升级的过程中,像您这类公司最常出现哪些失误或问题,以及应对措施。

问题?

联系思科合作伙伴,了解更多信息并且获取您需要的帮助。

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