สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับระบบเสียงและการประชุม

ระบบเสียงและการประชุม คืออะไร
ธุรกิจต่างๆ ใช้ระบบเสียงและการประชุมอย่างไร
เริ่มต้นใช้งานกับระบบเสียงและการประชุม
คำถามสำคัญ 5 ข้อที่ต้องถามคู่ค้าของคุณ

ระบบเสียงและการประชุม คืออะไร

การรวมระบบเสียงและระบบข้อมูลของบริษัทคุณเข้าด้วยกันทำให้การติดต่อและการใช้ข้อมูลร่วมกันทำได้ง่ายขึ้น ด้วยการรวมโทรศัพท์และเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของบริษัทเข้าด้วยกัน สมาชิกในทีมจึงสามารถติดต่อถึงกันง่ายขึ้นไม่ว่าจะอยู่ที่ใด และสามารถนำลูกค้าและลูกค้าคาดหวังไปยังทรัพยากรที่ดีที่สุดได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น เทคโนโลยีการสื่อสารบน IP ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มพนักงานใหม่ สำนักงานระยะไกล และพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลโดยเสียแรงและค่าใช้จ่ายน้อยมาก ในแต่ละขั้นตอน ทีมของคุณจะมีเครื่องมือสื่อสารที่จำเป็นในการช่วยให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จ

นำทุกอย่างมารวมเข้าด้วยกัน

เพื่อทำความเข้าใจระบบสื่อสารแบบครบวงจร ให้พิจารณาเครื่องมือทั้งหมดที่ธุรกิจของคุณใช้อยู่ขณะนี้ ได้แก่
โทรศัึพท์ในสำนักงาน โทรศัพท์มือถือ โทรสาร อินเทอร์เน็ต วอยซ์เมล์ และอื่นๆ ที่คล้ายกัน จากนั้น ให้นึกถึง
แอพพลิเคชันการเพิ่มผลผลิตที่คุณใช้ ได้แก่ ปฏิทิน โปรแกรมการประชุมและการพบปะ อีเมล์ และการส่งข้อ
ความ แทนที่เครื่องมือเหล่านี้จะทำงานแยกกัน เครื่องมือเหล่านี้กลับทำงานร่วมกันเป็นโซลูชันเดียวที่ทำให้ง่ายต่อการ

• จัดการประชุมจากสถานที่ที่อยู่ห่างไกล โดยใช้เทคโนโลยีเสียง ระบบภาพ หรือเว็บ
• ช่วยสมาชิกในทีมติดต่อถึงกันทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาโทรติดต่อหลายรอบ
• เข้าถึงเทคโนโลยีสำคัญผ่านทางอุปกรณ์ไร้สาย
• เชื่อมต่อลูกค้าที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม
• ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้
• เพิ่มและรวมพนักงานใหม่ได้ง่ายดาย ช่วยประหยัดทั้งเงินและเวลา
• ปกป้องธุรกิจของคุณจากแฮกเกอร์ ไวรัส และความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอื่นๆ

นี่คือวิธีที่อุปกรณ์แต่ละชิ้นของระบบสื่อสารแบบครบวงจรที่มีระบบเสียงและการประชุม ทำงานร่วมกันเพื่อให้ทุกอย่างเกิดขึ้นได้

ระบบโทรศัพท์ IP
บริการโทรศัพท์ ได้แก่ สัญญาณให้หมุน การโอนสาย การพักสาย การประชุมสาย และคุณลักษณะมาตรฐานอื่นๆ โดยเชื่อมต่อผ่านเครือข่ายข้อมูลของคุณ พนักงานสามารถโอนสายไปยังใครก็ได้ในบริษัท ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด และพนักงานที่อยู่ระยะไกลสามารถเข้าถึงบริการโทรศัพท์ทั้งหมดผ่านทางการเชื่อมต่อเครือข่ายส่วนบุคคลเสมือน (VPN) กับสำนักงานได้อย่างปลอดภัย

ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ระบบเสียงและการประชุมช่วยให้พนักงานของคุณสามารถตั้งค่าสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ ใช้สื่อการนำเสนอร่วมกัน มองเห็นหน้ากันผ่านทางการประชุมด้วยระบบภาพ ส่งข้อความถึงกันทันที และอื่นๆ อีกมากมาย ทั้งหมดนี้สามารถกระทำได้ด้วยระบบส่วนหน้าที่ใช้ง่ายเพียงระบบเดียว

โซลูชัน "การอยู่"
ไม่ต้องเสียเวลากับการคอยติดต่อผู้ที่ไม่อยู่ในสำนักงานอีกต่อไป แอพพลิเคชัน "การอยู่" (ซึ่งให้สถานะในเวลาจริงของผู้ที่ออนไลน์อยู่) ช่วยให้คุณตรวจสอบข้อมูลการติดต่อ ตำแหน่ง และความพร้อมติดต่อของผู้ร่วมงานในเวลาจริงได้

การส่งข้อความแบบครบวงจร
ลองจินตนาการดูว่าจะเป็นอย่างไรถ้าสามารถรับทั้งอีเมล์ ข้อความเสียง และโทรสารจากกล่องรับอีเมล์ของคุณ ระบบส่งข้อความแบบครบวงจรช่วยให้ทำเช่นนี้ได้ คุุณจึงมีวิธีที่สะดวกในการเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่ทุกวัน

การประชุมผ่านสื่อหลายรูปแบบ
โซลูชันการประชุมช่วยให้พนักงานทีู่้ทำงานจากระยะไกลและทีมงานสามารถจัดประชุมโดยใช้ระบบเสียง ระบบภาพ เว็บ หรือทั้งสามอย่างนี้รวมกัน การประชุมผ่านสื่อหลายรูปแบบช่วยให้จัดประชุมในสถานที่ที่ทุกคนสามารถเข้าร่วมได้โดยง่าย และทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

กลับด้านบน

ธุรกิจต่างๆ ใช้ระบบเสียงและการประชุมอย่างไร

เครื่องมือระบบเสียงและการประชุมช่วยปรับปรุงการสื่อสารให้ดีขึ้น ให้คุณสามารถบริการลูกค้าได้ดีขึ้น ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานระหว่างเดินทาง และคู่ค้าของคุณสามารถเข้าถึงซัพพลายเชนของคุณได้

นี่คือบางตัวอย่างของการที่ธุรกิจใช้ประโยชน์จากโซลูชันระบบเสียง การประชุม และการสื่อสารแบบครบวงจร

การติดต่อลูกค้า

• ให้ลูกค้าเข้าถึงธุรกิจของคุณได้สะดวกในทันที
  
• แสดงข้อมูลลูกค้าขึ้นบนหน้าจอพนักงานเมื่อลูกค้าโทรเข้ามา

ด้วยเทคโนโลยีศูนย์กลางการติดต่อลูกค้า ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันการสื่อสารแบบครบวงจร บริษัทของคุณสามารถเสนอตัวเลือกการติดต่อหลากหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็น โทรศัพท์ โทรสาร อีเมล หรือ "คลิกเพื่อสนทนาสด" โซลูชันนี้จะผูกตัวเลือกเหล่านี้เข้าด้วยกัน เพื่อให้คุณสามารถช่วยให้ทีมงานให้การบริการที่เร็วขึ้น และตรงเป้าหมายมากขึ้น

ระบบเคลื่อนที่

• ช่วยให้สามารถเข้าถึงสำนักงานจากพื้นที่ที่อยู่ไกล ไม่ว่าด้วยระบบเสียง ระบบภาพ หรือข้อมูล
• มีตัวเลือกมากมายสำหรับการประชุมระยะไกล
  
• ปรับปรุงความสามารถในการติดต่อได้และการตอบสนองของพนักงานที่ปฏิบัติงานนอกสถานที่่
  

พนักงานไม่ได้ทำงานที่โต๊ะอย่างเดียวอีกต่อไป พวกเขาสามารถออกไปพบปะกับลูกค้า ทำงานที่่สนามบิน ที่บ้าน หรือในที่อื่นๆ ของบริษัท พนักงานสามารถรวมสายการโทรเข้าทางธุรกิจทั้งหมด (ที่มายังโทรศัพท์มือถือ โทรศัพท์สำนักงานที่บ้าน หรือโทรศัพท์ชั่วคราวในที่ทำงานระยะไกลใดๆ) ไว้ในหมายเลขโทรศัพท์หมายเลขเดียว และรับสายได้ทันทีไม่ว่าจะกำลังทำงานอยู่ที่ใด

การทำงานร่วมกัน

• การเข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย
• การจัดทำปฏิทินเวลาและการส่งข้อความเพื่อให้การประสานงานทำได้ง่าย

โซลูชันการสื่อสารด้วยเสียง การประชุม และการสื่อสารแบบครบวงจร ช่วยให้สามารถเข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกัน ที่จำเป็นในการจัดประชุมทางโทรศัพท์ ทางเว็บ ระบบภาพ วอยซ์เมล และอื่นๆ โดยผ่านทางอินเทอร์เฟซเดียวที่ใช้ง่ายบนอุปกรณ์ทั้งแบบมีสายและไร้สายแบบต่างๆ

ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มผลผลิต

• ระบบ IP Phone ช่วยคุณประหยัดเงินค่าโทรศัพท์
  
• เครือข่ายที่รวมเสียงและข้อมูลเข้าด้วยกันช่วยให้การติดตั้งและการจัดการทำได้ง่าย
  
• การส่งข้อความแบบครบวงจรช่วยลดปริมาณเวลาที่ต้องใช้ในการจัดการข้อความ
  
• การประชุมด้วยระบบเสียงและบนเว็บช่วยเพิ่มผลผลิตและลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

อันที่จริง การใช้เครือข่ายรวมสำหรับระบบเสียงและข้อมูลช่วยประหยัดเงินค่าโทรทางไกล ค่าบริหารจัดการ และค่าเดินทางให้บริษัทขนาดเล็กปีละหลายหมื่นหลายแสนบาท และช่วยให้ได้ผลผลิตเพิ่มขึ้นด้วย

กลับด้านบน

เริ่มต้นใช้งานกับระบบเสียงและการประชุม

พร้อมที่จะเริ่มหรือยัง ต่อไปนี้ี่คือสิ่งที่ต้องพิจารณา:

สถานะของเครือข่ายปัจจุบันของคุณ
โดยทั่วไป เครือข่ายที่ใหม่กว่าจะมีพื้นฐานสำหรับระบบเสียงและการประชุมที่แข็งแกร่งกว่า เมื่อคุณเริ่มกระบวนการ ให้พิจารณาดังนี้

• อายุการใช้งาน - ถ้าเครือข่ายของคุณอายุเกินกว่าห้าปี ถือเป็นโอกาสดีที่จะฟื้นฟูใหม่
  
• ข้อมูลจากตัวแทนจำหน่าย - คู่ค้าที่เป็นตัวแทนจำหน่ายของคุณสามารถทำการประเมินความสามารถและความพร้อมของเครือข่ายได้
  

ระบบโทรศัพท์ของคุณ
ถ้าคุณกำลังเปลี่ยนไปสู่ระบบ IP Phone คุณจะทำอะไรกับระบบสื่อสารด้วยเสียงที่มีอยู่ คุณไม่จำเป็นต้องเอาตู้สาขา (PBX) ของบริษัทออกไป คุณสามารถย้ายไปรวมกับเครือข่ายแบบครบวงจรได้ตามความพร้อมของคุณเอง วิธีนี้จะช่วยให้บริษัทของคุณสามารถย้ายไปสู่ระบบ IP Phone ใหม่ตามความพร้อมของคุณเอง

ความร่วมมือของพนักงาน
เพื่อให้บริษัทของคุณได้รับผลตอบแทนจากการลงทุน คุณจะต้องมีระบบที่พนักงานจะได้ใช้งานอย่างแท้จริง ช่วยให้พนักงานของคุณเข้าใจดังนี้

• เหตุใดคุณจึงต้องทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ - พนักงานจะมีแรงจูงใจในการใช้ระบบใหม่ และอดทนต่อการปรับเปลี่ยนใดๆ ในส่วนของตนได้ ถ้าพวกเขาเข้าใจความสำคัญของการปรับเปลี่ยนที่จะเกิดกับตนและบริษัท
• พนักงานต้องทำอะไรบ้าง - คนเราจะสนใจการเปลี่ยนแปลงหากได้เข้าไปมีส่วนร่วม แจ้งให้พนักงานทราบว่าคุณต้องการให้พนักงานทำงานหรือแบ่งปันข้อมูลอย่างไรในระหว่างการเปลี่ยนแปลงหรือหลังจากที่เปลี่ยนแปลงเสร็จแล้ว
• พนักงานจะได้ประโยชน์อย่างไร - ผลตอบแทนจากระบบเสียงและการประชุมจะมีมากมาย แจ้งประโยชน์ที่จะได้รับให้พนักงานทราบหลายๆ ครั้ง เพื่อที่พนักงานจะได้ยินดีรับการเปลี่ยนแปลง

การฝึกอบรม
ระบบเสียงและการประชุมเผยให้เห็นวิธีใหม่ๆ ที่ทำให้พนักงานของคุณมีอำนาจมากขึ้นในการใช้ข้อมูลร่วมกันและการติดต่อกัน การฝึกอบรมจะทำให้การเพิ่มผลผลิตเป็นไปอย่างรวดเร็ว ง่ายดาย ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการสื่อสาร และประหยัดเวลา การฝึกอบรมเป็นสิ่งที่ควรทำ เพื่อจะได้มั่นใจว่ามีการใช้เครื่องมือเหล่านี้เต็มที่ และพนักงานได้รับผลตอบแทนที่ดีที่สุดจากการลงทุนของคุณ ปรึกษากับคู่ค้าที่เป็นตัวแทนจำหน่ายเกี่ยวกับเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการฝึกอบรมของคุณ และวิธีที่ี่ดีที่สุดในการแจ้งคุณประโยชน์แก่ทีมของคุณ

ระบบความปลอดภัย
บริษัทของคุณต้องการปกป้องโครงสร้างพื้นฐาน ข้อมูล และแอพพลิเคชันของบริษัท การวางแผนด้านความปลอดภัยที่ดีจะทำให้มั่นใจว่าคุณจะมีระบบการป้องกันที่สามารถขัดขวางภัยคุกคามที่กำลังเกิดขึ้นและที่จะเกิดต่อไปได้

• คุณต้องการให้มีระดับของการเข้าถึงที่ต่างกันสำหรับสมาชิกที่หลากหลายของทีมหรือไม่
• คุณจะควบคุมผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลและเครือข่ายไม่ว่าจากอุปกรณ์ประเภทใดได้อย่างไร
  
• ระบบจะป้องกันการสื่อสารของบริษัท และจำกัดการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทโดยไม่ได้รับอนุญาตได้อย่างไร
• โซลูชันของคุณให้การป้องกันทั้งในระยะสั้นและระยะยาวหรือไม่
  

กลับด้านบน

คำถามสำคัญ 5 ข้อที่ต้องถามคู่ค้าของคุณเกี่ยวกับโซลูชันนี้

ต่อไปนี้คือคำถามสำคัญ 5 ข้อที่ต้องถามผู้ซึ่งอาจมาเป็นคู่ค้าที่ให้บริการโซลูชัน SMB

1. คุณมีความเชี่ยวชาญด้านการทำงานร่วมกับธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก (SMB) หรือไม่ Cisco มีเครือข่ายของคู่ค้าที่ได้รับการรับรอง ซึ่งมุ่งเน้นให้บริการโซลูชันด้านเทคโนโลยีและการสนับสนุนแก่ SMB โดยเฉพาะ คู่ค้าเหล่านี้หลายองค์กรก็เป็น SMB เองด้วย ดังนั้นจึงเข้าใจความท้าทายทางธุรกิจที่คุณประสบและเป้าหมายที่คุณมีในใจ คู่ค้าที่ได้รับการรับรองของ Cisco ได้พิสูจน์คุณสมบัติในเรื่องเทคโนโลยีเฉพาะทางแล้ว คู่ค้าเหล่านี้มีการฝึกอบรม การสนับสนุน และการบริการเพื่อออกแบบ ใช้งาน และปรับปรุงโซลูชันระบบเครือข่ายให้ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ พวกเขายังคอยติดตามข่าวสารการเปลี่ยนแปลงของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ล่าสุด รวมถึงผลิตภัณฑ์และโซลูชันที่ออกใหม่ของ Cisco ด้วย
2. คุณให้บริการและการสนับสนุนประเภทใดบ้างหลังการขาย ถามคู่ค้าของคุณให้ละเอียดถึงการสนับสนุนที่คู่ค้าสามารถให้บริการได้ภายหลังการขาย ตัวอย่างเช่น: คู่ค้าให้บริการสนับสนุนนอกเวลาทำการหรือแบบฉุกเฉินหรือไม่ หากใช่ ช่วงเวลาใดที่สามารถใช้บริการนั้นได้ ระดับการสนับสนุนที่ให้บริการควรระบุรายละเอียดไว้ในข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLA) นอกจากนี้ พึงระลึกว่าคู่ค้าของ Cisco หลายองค์กร ให้บริการการสนับสนุนทางเทคนิค ที่ได้รับรางวัล ซึ่งให้การเข้าถึงวิศวกรของ Cisco และทรัพยากรทางเทคนิคที่หลากหลายได้ตลอดเวลา
3. โซลูชันใหม่นี้จะรวมเข้ากับสิ่งแวดล้อมด้านไอทีที่ฉันมีอยู่ได้อย่างไร คู่ค้าของ Cisco สามารถให้คำปรึกษาเกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ และประเมินระบบตลอดโครงสร้างพื้นฐานของเครือข่ายปัจจุบันของคุณได้ จากจุดนั้น คู่ค้าของ Cisco สามารถนำเสนอตัวเลือกโซลูชันที่จะตอบสนองความต้องการของคุณในปัจจุบันนี้ เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณเมื่อเวลาผ่านไป ที่สำคัญเหมาะสมกับงบประมาณของคุณ
4. โซลูชันนี้จะช่วยให้ฉันประหยัดเงินและควบคุมต้นทุนของฉันได้อย่างไร โซลูชันแบบครบวงจรจาก Cisco ดูแลรักษาง่ายกว่าและให้การสนับสนุนมากกว่าโซลูชันที่มาจากผู้จัดจำหน่ายหลายราย นอกจากนี้ เมื่อคำนวณงบประมาณสำหรับการปรับปรุงเครือข่าย ให้พิจารณาต้นทุนของซอฟต์แวร์ใดๆ ที่ไม่ได้รวมไว้ในการซื้ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ การบำรุงรักษา การฝึกอบรม การสนับสนุน พนักงานเพิ่มเติม (หากจำเป็น) และปัจจัยอื่นๆ ด้วยเสมอ บริษัทวิจัย Gartner ประมาณการว่าต้นทุนทางอ้อมดังกล่าวคิดเป็นสัดส่วนมากถึง 60% ของค่าใช้จ่ายรวมด้านเทคโนโลยีขององค์กร ดังนั้น โดยการทำงานร่วมกับคู่ค้าของ Cisco ของคุณ คุณจึงสามารถบรรลุต้นทุนมวลรวม (Total Cost of Ownership) ที่ดีที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
5. เราต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง ก่อนการติดตั้ง สอบถามคู่ค้าของคุณว่าต้องการข้อมูลอะไรบ้างเกี่ยวกับเครือข่าย ผู้ใช้งาน ขั้นตอนธุรกิจ และความต้องการด้านความปลอดภัยจากคุณ เพื่อให้การอัพเกรดระบบเครือข่ายของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ นอกจากนี้ ให้สอบถามคู่ค้าของคุณว่าสิ่งที่มักถูกมองข้าม หรือความท้าทายที่ธุรกิจลักษณะเดียวกับคุณได้ประสบเมื่อทำการอัพเกรดเครือข่ายมีอะไรบ้าง และคุณควรเตรียมรับมืออย่างไรบ้าง

หากมีคำถาม

โปรดติดต่อคู่ค้าของ Cisco เืพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริง

กลับด้านบน