มุมมองของ ดร.ธัชพล โปษยานนท์ กับการทำงานแบบ ‘เวอร์ช่วล ออฟฟิศ’

จากนโยบายของภาครัฐที่สนับสนุนให้หน่วยงาน ข้าราชการทำงานที่บ้าน เพื่อลดการใช้พลังงานนั้น ทำให้หลายองค์กรตระหนักถึงแนวคิด และวิธีการทำงานที่ให้พนักงานทำงานจากที่บ้านผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต หรือทีเรียกว่า เวอร์ช่วล ออฟฟิศ หรือ รีโมท ออฟฟิศ ให้ได้ประสิทธิภาพเทียบเท่าหรือมากกว่าการเข้ามาทำงานในสำนักงาน

‘ซิสโก้’ เป็นหนึ่งในบริษัทไอทีชั้นนำที่ขานรับนโยบายของภาครัฐในการสนับสนุนให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน หรือ สถานที่ใดก็ได้ ในการเชื่อมต่อผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้ามาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี วันนี้นิตยสาร Micro Computer ได้มีโอกาสพูดคุยกับผู้บริหาร ดร.ธัชพล โปษยานนท์ กรรมการผู้จัดการ บริษัท ซิสโก้ ซีสเต็มส์ (ประเทศไทย) จำกัด ที่มาถ่ายทอดประสบการณ์จริงของการทำงานแบบเวอร์ช่วล ออฟฟิศ เพื่อให้เป็นแนวทางกับสำนักงานและผู้อ่านทั่วไป สามารถนำไปใช้งานจริงกับองค์กรของตนเองได้

มารู้จัก ‘เวอร์ช่วล ออฟฟิศ’

ก่อนอื่นผมอยากให้ทุกคนได้รู้จักและเห็นภาพคำจำกัดความของคำว่า ‘เวอร์ช่วล ออฟฟิศ’ ว่า การทำเวอร์ช่วล ออฟฟิศ เราเน้นที่ตัวบุคคล และความคล่องตัวในการทำงานเป็นหลัก ให้พนักงานสามารถทำงานได้ ไม่ว่าจะอยู่ ณ ที่ไหน เวลาใดก็ตาม ด้วยอุปกรณ์สื่อสารประเภทใดก็ได้ที่พนักงานสะดวกในการใช้ติดต่อสื่อสาร (Anywhere anytime any device) โดยแนวโน้มการทำงานจะเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมที่ต้องมีพื้นที่ในสำนักงานให้พนักงานเข้าไปนั่งประจำที่เพื่อทำงาน (Work place) มาเป็นการทำงานจากที่ใดก็ได้ไม่ว่าจะเป็นพื้นที่ใดในออฟฟิศ หรือเป็นที่อื่นภายนอกออฟฟิศ หรือเรียกว่า work space คือ การทำงานที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร การประชุม รวมทั้งข่าวสารข้อมูลต่างๆ พร้อมให้ใช้เสมือนอยู่ในออฟฟิศ จากพื้นที่ว่างใดๆ ตามเวลาที่เหมาะสม และสะดวก

หลักการทำงาน

ด้วยหลักการทำงานของเวอร์ช่วล ออฟฟิศ แบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ การทำเวอร์ช่วล ออฟฟิศ ในสำนักงาน เช่น บริษัท ซิสโก้ประเทศไทย ที่ทำให้สำนักงานกลายเป็นเวอร์ช่วล ออฟฟิศ เรียกกว่า โมบายออฟฟิศ พนักงานทุกคนไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะทำงานเป็นของตัวเอง สามารถนั่งโต๊ะทำงานตัวไหนก็ได้ เพียงแค่ล็อกอินเข้าระบบผ่านอุปกรณ์ไอพีโฟนที่วางไว้ให้บนโต๊ะ หรือมือถือที่เป็นไวไฟได้เลย ซึ่งใครโทรมาหาก็จะดังพร้อมกัน และจากการที่พนักงานทุกคนไม่ได้เข้าออฟฟิศพร้อมกัน จึงไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะทำงานเท่าจำนวนพนักงานทั้งหมด ประเภทที่สองคือ การทำเวอร์ช่วล ออฟฟิศ จากภายนอก ซึ่งพนักงานสามารถทำ เวอร์ช่วล ออฟฟิศมาได้จากสถานที่ต่างๆ เช่น จากที่บ้าน เรียกว่า เทเลคอมมิวติ้ง พนักงานสามารถล็อกอินเข้าระบบเครือข่ายจากที่บ้านได้เลย หรือจากสำนักงานชั่วคราวขนาดย่อม ที่อยู่ใกล้บ้านหรือตามสถานที่สำคัญต่างๆ ที่สะดวกต่อการเดินทาง เรียกว่า แซทเทิลไลท์ ออฟฟิศ ซึ่งพนักงานหรือผู้บริหารไม่ต้องเดินทางไกล นอกจากนี้ยังรวมถึงการทำงานจากสถานที่ใดๆ ก็ได้ โดยการเชื่อมต่อเข้าระบบผ่านเครือข่ายไร้สายซึ่งเรียกว่า อินเทอร์เน็ต โมบาย ออฟฟิศ (Internet Mobile Office) หรือเรียกเป็นภาษาเก๋ๆว่า เวิร์ก ออน เดอะ มูฟ (Work on the move)

ปัจจัยที่ทำให้ประสบความสำเร็จ

การทำงานแบบเวอร์ช่วล ออฟฟิศให้ประสบความสำเร็จได้นั้น เราไม่ได้มองแค่เรื่องเทคโนโลยีแต่เพียงอย่างเดียว แต่เราต้องให้ความสำคัญใน 3 เรื่องหลัก คือเรื่องของ คน (People) ที่จะต้องปรับทัศนคติการทำงาน ให้มีความรับผิดชอบต่อตัวเอง และสามารถบริหารจัดการเวลาส่วนตัวในการปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน และบุคคลต่างๆ ต่อมาคือเรื่อง แนวทางปฏิบัติ (Process) ซึ่งต้องปรับให้สอดคล้องกับการทำงานแบบเวอร์ช่วล ออฟฟิศ เช่น การใช้กระบวนการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Workflow) แทนการใช้การเดินเอกสารแบบเดิม สุดท้ายคือ เทคโนโลยี ที่จะต้องมีหลายส่วนประกอบกันเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์ และสะดวกและมีประสิทธิภาพ

เทคโนโลยีที่สมบูรณ์แบบในการทำงาน

ในส่วนของเทคโนโลยี (Technology) จะมีองค์ประกอบหลักอยู่ 5 สิ่ง เพื่อช่วยให้เกิด “เวอร์ช่วล ออฟฟิศ” ที่สมบูรณ์ ประกอบด้วย ระบบรักษาความปลอดภัย เช่น การทำ VPN (Virtual Private Network), VLAN (Virtual LAN) ความเร็วในการเชื่อมต่อระบบเครือข่าย ด้วยเทคโนโลยีรอดแบนด์ ขั้นต่ำที่ความเร็ว 512 Mbps หรือ 1 Mbps ความสะดวกในการเชื่อมต่อ ผ่านอุปกรณ์ไร้สาย ให้สามารถเข้าถึงระบบจากที่ใดก็ได้ เช่น ไวแมกซ์, GPRS, ADSL การควบคุมคุณภาพการนำเสนอข้อมูลอย่างเหมาะสม เพื่อให้ข้อมูลที่ถูกนำเสนอชัดเจน เช่น การให้แบนด์วิธกับข้อมูลภาพและเสียงจากการประชุมแบบวิดิโอทางไกล มากกว่าแบนด์วิธของการประชุมด้วยเสียงธรรมดา สุดท้ายคือ การให้เทคโนโลยีเสริมสร้างประสบการณ์ในการทำงานเสมือนจริง เช่น เรื่องการทำเวอร์ช่วล เน็ตเวิร์กกิ้ง หรือการทำโรมมิ่งต่างๆ

อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง

สำหรับอุปกรณ์ที่จะสร้างการทำงานแบบเวอร์ช่วล ออฟฟิศ แบ่งออกเป็นส่วนของแอพพลิเคชั่นเซิร์ฟเวอร์ ประกอบด้วย ระบบที่เป็นแบ็ค ออฟฟิศ ระบบพุชเมล์ (Push Mail) และเซิร์ฟเวอร์สำหรับงานแอพลิเคชั่นด้านการติดต่อสื่อสาร เช่น การทำวิดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ , การทำคอนเฟอร์เรนซ์คอล ซึ่งอาจต้องมีเซิร์ฟเวอร์อยู่ที่สำนักงานใหญ่ และที่สำนักงานสาขา

อีกส่วนหนึ่งคือ ผู้ใช้ ที่แบ่งย่อยลงไปได้อีกเป็น ผู้ใช้ที่ทำงานจากที่บ้าน กลุ่มนี้อาจมีแค่พีซีหรือโน้ตบุ๊กและเชื่อมต่อผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง กลุ่มต่อมาคือ ผู้ใช้ที่มักเดินทางไปตามสถานที่ต่างๆ กลุ่มนี้ต้องใช้อุปกรณ์เพิ่มเติม นอกจากโน้ตบุ๊กแล้วยังต้องมีอุปกรณ์เชื่อมต่อแบบไร้สาย เช่น PCMCIA รองรับไวไฟ และไวแมกซ์ หรือ โทรศัพท์มือถือ และ พีดีเอ เชื่อมต่อผ่าน GPRS หรือ Edge หรือหากจะให้มีความปลอดภัยมากกขึ้น อาจจะใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในเรื่องของการเข้ารหัส การระบุตัวตน ป้องกันการขโมยข้อมูล รวมถึงการตรวจสอบการเข้าเน็ตเวิร์ก โดยใช้ User name และpassword สุดท้ายคือ ผู้ใช้ที่ทำงานจากออฟฟิศขนาดเล็ก (Home office) ซึ่งอาจจะมีอุปกรณ์รองรับปริมาณผู้ใช้มากขึ้นเช่นระบบ ไอพีเทเลโฟนี ซิสโก้มีผลิตภัณฑ์ UC500 รองรับผู้ใช้ในส่วนนี้ ที่สามารถแปลงบ้านเป็นออฟฟิศขนาดเล็กได้

ขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอนการทำงานผ่านเวอร์ช่วล ออฟฟิศ แบ่งออกตามสถานที่ที่ใช้ทำงาน โดยหากทำงานจากที่ออฟฟิศ เพียงมีแค่เครื่องไอพีโฟนตามจุดต่างๆ พนักงานสามารถล็อกอินเข้าระบบจากไอพีโฟนเครื่องใดก็ได้ด้วยยูสเซอร์เนมและพาสเวิร์ดส่วนตัว และเชื่อมต่อเข้าระบบเครือข่ายเพื่อทำงานรองรับ ขณะที่ไอพีโฟนเครื่องนั้นก็จะทำหน้าที่เป็นเบอร์ต่อส่วนตัวของพนักงานคนนั้นทันที

ต่อมาคือ การทำงานจากสถานที่ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นริมถนน หรือในร้านกาแฟ ใช้การเชื่อมต่อทางไกลผ่านระบบเครือข่ายไร้สาย ด้วย GPRS หรือ EDGE เทคโนโลยี ด้วยยูสเซอร์เนมและพาสเวิร์ดส่วนตัว ซึ่งอาจจะมีทำงานบนแอพลิเคชั่นที่ทำงานด้านความปลอดภัย เช่น SoftToken หรือ VPN สุดท้ายคือการทำงานจากที่บ้าน ด้วยการล็อกอินและเชื่อมต่อผ่านระบบเครือข่ายความเร็วสูงหรือระบบเครือข่ายเสมือน (VPN) ทั้งนี้ไม่ว่าจะทำงานจากสถานที่ใด ขั้นตอนหลักๆ ขึ้นอยู่กับตัวกลางในการเชื่อมต่อเข้าสู่ระบบเครือข่ายมากกว่า

ความแตกต่าง

ในส่วนนี้ เราไม่สามารถระบุออกมาได้อย่างชัดเจน แต่ผมมีตัวอย่างให้เห็นจากออฟฟิศของซิสโก้เอง จากออฟฟิศเดิมของเรามีพื้นที่ 6,600 ตร.ม. รองรับพนักงาน 34 คน ปัจจุบันออฟฟิศใหม่ต้องรองรับพนักงานถึง 70 คน ซึ่งตามหลักแล้วเราควรต้องเพิ่มพื้นที่ขึ้นอีกเกือบเท่าตัว แต่ด้วยระบบเวอร์ช่วล ออฟฟิศ ทำให้เราไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่มาก ออฟฟิศใหม่ของเรานี้มีพื้นที่เพียง 7,990 ตร.ม. เท่านั้น ซึ่งเพิ่มขึ้นจากเดิมแค่ 10% เท่านั้น โดยพื้นที่ส่วนใหญ่ 70% เป็นพื้นที่ใช้สอยสำหรับการประชุม การรองรับลูกค้า และสันทนาการ ขณะที่อีก 30% เป็นพื้นที่สำหรับพนักงานใช้ทำงาน ต่างจากเดิมที่ต้องใช้พื้นที่ถึง 70% สำหรับให้พนักงานทำงาน เหลือพื้นที่ใช้สอยเพียงแค่ 30% เท่านั้น

นอกจากนั้นด้วยระบบนี้ ผมไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน ปรกติผมจะเข้าออฟฟิศเพียงแค่ 2 วัน เพื่อประชุมกับผู้บริหาร และฝ่ายขาย และเซ็นต์เอกสารที่จำเป็นเพียงเล็กน้อย ไม่จำเป็นต้องคอยมาเซ็นเอกสารจำนวนมากเหมือนอดีต เพราะระบบเอกสารเป็นอิเล็กทรอนิกส์เกือบทั้งหมด ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายด้านเอกสารได้ นอกจากนี้แล้วผมยังสามารถร่วมประชุมตอนเช้าได้โดยที่ไม่ต้องขับรถฝ่าฟันการจราจรยามเช้า แถมยังช่วยชาติประหยัดพลังงาน และทำให้สุขภาพจิตดีด้วย

การวัดผลการทำงาน

ต้องเกริ่นก่อนว่า การทำงานในระบบเวอร์ช่วล ออฟฟิศนี้ ต้องใช้ความรับผิดชอบต่อตัวเองสูง ดังนั้นผมจึงมีข้อแนะนำผู้บริหารว่า ควรเคารพความรับผิดชอบในการทำงานของพนักงาน ซึ่งผู้ที่จะเข้ามาอยู่ในระบบนี้ควรจะเป็นกลุ่มที่รับผิดชอบตัวเองได้สูง เช่น นักวิชาการ วิศวกร หรือผู้บริหาร ส่วนการวัดผลควรดูจากผลของงานที่ออกมา และการตอบสนองต่องาน โดยพนักงานสามารถเลือกและแจ้งช่องทางในการสื่อสารที่ต้องการติดต่อได้ ไม่ว่าจะเป็น Chat ผ่าน Instant Message หรือ SMS ด้วยระบบนี้พนักงานไม่สามารถปฏิเสธว่าติดต่อสื่อสารได้ (ในเวลาทำงาน) ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม รวมทั้งยังสามารถตอบสนองต่องานได้จากทุกที่ทุกเวลาด้วย

ท้ายสุดนี้หวังว่าท่านผู้อ่านคงได้ความรู้ หรือไอเดียในการสร้างสรรค์กระบวนการคิดและการทำงานอย่างมีความสุขผ่านระบบ ‘เวอร์ช่วล ออฟฟิศ’ ที่บ้านกันไม่มากก็น้อย ผมมีความเชื่อว่าสถาบันครอบครัวเป็นจุดบ่มเพาะคุณภาพของสังคม การเพิ่มสมดุลจากการได้ทำงานที่บ้านจะทำให้พวกเรามีเวลาให้กับครอบครัวมากขึ้นครับ

ติดต่อขอข้อมูล