Čo potrebujete vedieť o hlasových a konferenčných službách

Hlasové a konferenčné služby: O čo ide
Ako podniky využívajú hlasové a konferenčné služby
Začíname s hlasovými a konferenčnými službami
5 základných otázok pre vášho partnera

Hlasové a konferenčné služby: O čo ide

Spojenie hlasových a dátových systémov spoločnosti zjednodušuje dostupnosť a zdieľanie informácií. Vďaka zjednoteniu telefónnej a počítačovej siete podniku sa môžu členovia tímu ľahšie navzájom nájsť bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú, a zákazníkov a potenciálnych záujemcov možno rýchlo prepojiť s najvhodnejším pracovníkom.

Spolu s rastom podnikania vám technológie založené na protokole IP umožňujú pridávať nových zamestnancov, vzdialené pracoviská a pracovníkov na diaľku s minimálnym úsilím a nákladmi. Pri každom kroku má váš tím k dispozícii komunikačné nástroje, ktoré sú potrebné na zabezpečenie úspechu podnikania.

Spojenie všetkých funkcií

Ak chcete porozumieť zjednoteným komunikáciám, pouvažujte nad všetkými nástrojmi, ktoré sa vo vašom podniku v súčasnosti používajú: kancelárske telefóny, mobilné telefóny, fax, internet, odkazová schránka a pravdepodobne ešte ďalšie nástroje. A teraz porozmýšľajte nad všetkými aplikáciami na podporu produktivity, ktoré používate: kalendáre, klienti pre konferencie a schôdze, e-mail a výmena správ. Takže namiesto samostatných nástrojov máte teraz všetko k dispozícii spoločne v rámci jedného riešenia, ktoré jednoducho umožňuje:

organizovať schôdze zo vzdialených miest pomocou hlasových služieb, videoslužieb a webovej technológie,
členom tímu okamžite sa navzájom nájsť – už žiadne zmeškané hovory,
získať prístup ku kľúčovým technológiám prostredníctvom bezdrôtových zariadení,
spojiť zákazníkov so správnou osobou v správnom čase,
zamestnancom pracovať z ľubovoľného miesta,
pridať a integrovať nových zamestnancov pri súčasnej úspore času a peňazí,
chrániť váš podnik pred hakermi, vírusmi a ďalšími bezpečnostnými rizikami.

A takto k tomu prispieva vzájomná spolupráca jednotlivých súčastí systému zjednotených komunikácií vrátane hlasových služieb a konferencií.

IP telefónia
Telefónne služby vrátane volacích tónov, prepojenia hovoru, podržania hovoru, telefonických konferencií a ďalších štandardných funkcií s pripojením prostredníctvom vašej dátovej siete. Zamestnanci môžu prepojiť hovory na kohokoľvek v spoločnosti bez ohľadu na miesto a vzdialení zamestnanci majú prístup k všetkým telefónnym službám prostredníctvom zabezpečenej virtuálnej súkromnej siete (VPN) s pripojením na pracovisko.

Softvér
Softvér pre hlasové služby a konferencie umožňuje zamestnancom jednoducho uskutočniť napríklad konferenčné hovory v rámci schôdze, zdieľať prezentácie, navzájom sa vidieť prostredníctvom videokonferencií a okamžite si vymieňať správy. Toto všetko je k dispozícii prostredníctvom jedného jednoduchého rozhrania.

Riešenia na zisťovanie prítomnosti
Už žiadne zmeškané hovory alebo stratený čas, keď sa pokúšate dovolať niekomu, kto je mimo kancelárie. Aplikácie na zisťovanie prítomnosti (ktoré poskytujú v reálnom čase informáciu o tom, kto je dostupný online) umožňujú v reálnom čase overiť dostupnosť, miesto a kontaktné informácie o spolupracovníkovi.

Zjednotená výmena správ
Predstavte si, že máte všetky e-maily, hlasové správy a faxy k dispozícii vo svojej e-mailovej schránke. Umožňuje to zjednotená výmena správ, vďaka ktorej môžete zostať jednoducho v spojení so všetkými nástrojmi, ktoré pravidelne používate.

Rozšírené mediálne konferencie
Riešenia pre konferencie umožňujú vzdialeným pracovníkom a tímom uskutočňovať konferencie pomocou hlasu, videa, webu alebo všetkých troch súčastí spoločne. Rozšírené mediálne konferencie umožňujú uskutočňovať schôdze s lepšou spoluprácou, na ktorých sa môže ktokoľvek jednoducho zúčastniť.

Naspäť na začiatok

Ako podniky využívajú hlasové a konferenčné služby

Nástroje pre hlasové a konferenčné služby zlepšujú možnosti komunikácie s cieľom pomáhať pri poskytovaní lepších služieb zákazníkom, umožňovať zamestnancom prácu na cestách a poskytovať partnerom prístup k dodávateľskému reťazcu.

Tu uvádzame niekoľko spôsobov, ako môžu podniky využívať výhody riešení v oblasti hlasových služieb, konferenčných služieb a zjednotených komunikácií:

Kontakt so zákazníkmi

Umožnenie jednoduchého a okamžitého prístupu zákazníkov k vášmu podniku
Zobrazenie informácií o zákazníkovi na obrazovke zamestnanca, keď zákazník zavolá

Pomocou technológie zákazníckych kontaktných centier, ktorá je súčasťou riešenia zjednotených komunikácií, môže vaša spoločnosť poskytovať rôzne možnosti kontaktu: telefón, fax, e-mail alebo konverzácie. Toto riešenie ich navzájom prepája, a tak umožňuje tímu podpory poskytovať rýchlejšie a cielenejšie služby.

Mobilita

Možnosť prístupu na pracovisko zo vzdialených oblastí prostredníctvom hlasových a dátových služieb, ako aj videoslužieb
Rozšírené možnosti pre vzdialené konferencie
Zlepšenie dosiahnuteľnosti mobilných pracovníkov a ich schopnosti reagovať

Zamestnanci už nepracujú iba za stolom v kancelárii, môžu byť na služobnej ceste, na letisku, doma alebo v iných priestoroch spoločnosti. Pracovníci môžu zlúčiť všetky prichádzajúce pracovné hovory (na mobilné telefóny, telefón na domácom pracovisku alebo akýkoľvek dočasný pracovný telefón) do jedného pracovného telefónneho čísla a okamžite takéto hovory prijať bez ohľadu na to, kde práve pracujú.

Spolupráca

Jednoduchý prístup k nástrojom spolupráce
Funkcie kalendára a výmeny správ na zjednodušenie koordinácie

Riešenia v oblasti hlasových služieb, konferenčných služieb a zjednotených komunikácií umožňujú prístup k nástrojom spolupráce, ktoré sú potrebné na organizovanie schôdzí, hlasových a webových konferencií, videokonferencií, odkazových schránok a pod., a to na základe jedného jednoduchého rozhrania na rôznych drôtových aj bezdrôtových zariadeniach.

Nižšie náklady, vyššia produktivita

Systém IP telefónov pomáha ušetriť na telefónnych poplatkoch.
Kombinovaná hlasová a dátová sieť zjednodušuje inštaláciu a správu.
Zjednotené posielanie správ skracuje čas potrebný na prácu so správami.
Hlasové a webové konferencie zvyšujú produktivitu a znižujú cestovné náklady.

Používanie kombinovanej siete pre hlasové a dátové služby v skutočnosti ušetrilo niektorým malým podnikom tisíce dolárov ročne na poplatkoch za medzimestské hovory, na administratívnych a cestovných nákladoch a viedlo k zvýšeniu produktivity.

Naspäť na začiatok

Začíname s hlasovými a konferenčnými službami

Ste pripravení začať? Tu je zoznam vecí, ktoré by ste mali zvážiť:

Stav vašej súčasnej siete
Všeobecne platí, že novšie siete poskytujú výkonnejšiu platformu pre hlasové a konferenčné služby. Na začiatku procesu posúďte:

vek – ak je vaša sieť staršia ako päť rokov, pravdepodobne ju bude potrebné obnoviť,
pomoc predajcu – váš partnerský predajca môže vykonať posúdenie s cieľom určiť kapacitu a pripravenosť siete.

Váš telefónny systém
Ak prechádzate na systém IP telefónov, čo urobíte so súčasným systémom hlasovej komunikácie? Nemusíte nevyhnutne odstrániť pobočkovú telefónnu ústredňu vašej spoločnosti, na zjednotenú sieť môžete prejsť vlastným tempom. Vaša spoločnosť tak bude môcť prejsť na nový systém IP telefónov vlastným tempom.

Presvedčenie zamestnancov
Na dosiahnutie návratnosti investície pre vašu spoločnosť budete potrebovať systém, ktorý budú zamestnanci skutočne využívať. Pomôžte zamestnancom pochopiť:

prečo vykonávate tieto zmeny – zamestnanci budú mať motiváciu používať nový systém a tolerovať zmeny, ak pochopia jeho dôležitosť pre seba aj pre spoločnosť,
čo musia urobiť – ľudia sú viac naklonení zmenám, do ktorých sú sami zapojení; informujte zamestnancov o tom, ako majú pracovať alebo zdieľať informácie počas prechodu na nový systém alebo po jeho zavedení,
aké budú výhody – prínos hlasových služieb a konferencií bude výrazný. Opakovane informujte zamestnancov o týchto výhodách, aby sa pre nich zmena stala vítanou.

Školenie
Hlasové a konferenčné služby otvárajú nové a účinné možnosti, ako môžu zamestnanci zdieľať informácie a byť navzájom v kontakte. Školenie zabezpečí rýchle a jednoduché zvýšenie produktivity, zlepšenie komunikácie a úsporu času. Školenie sa odporúča s cieľom zabezpečiť plné využitie týchto nástrojov a čo najväčší prínos z tejto investície pre zamestnancov. Prekonzultujte so svojim partnerským predajcom najvhodnejší čas školenia a najlepší spôsob informovania tímu o prínosoch.

Zabezpečenie
Vaša spoločnosť musí chrániť svoju infraštruktúru, informácie a aplikácie. Správne plánovanie zabezpečenia zaistí ochranu pred súčasnými aj budúcimi hrozbami.

Sú potrebné rozličné úrovne prístupu pre rôznych členov tímu?
Dokážete riadiť prístup k informáciám a sieťam z akéhokoľvek typu zariadenia?
Ako bude systém chrániť podnikové komunikácie a brániť nežiaducemu prístupu k podnikovým informáciám?
Poskytuje vaše riešenie ochranu v krátkodobom aj dlhodobom horizonte?

Naspäť na začiatok

5 základných otázok pre vášho partnera týkajúcich sa tohto riešenia

Tu je päť kľúčových otázok, ktoré treba položiť potenciálnym partnerom ponúkajúcim riešenia pre malé a stredné podniky:

Špecializujete sa na prácu s malými a strednými podnikmi (MSP)? Spoločnosť Cisco má sieť certifikovaných partnerov, ktorí sa zameriavajú na poskytovanie technologických riešení a podpory malým a stredným podnikom. Mnohí z nich sú tiež malé alebo stredné podniky, rozumejú teda dôležitým úlohám, ktorým musí váš podnik čeliť, a cieľom, na ktoré ste zameraní. Certifikovaní partneri spoločnosti Cisco preukázali svoju odbornosť v špecializovaných technológiách. Sú vyškolení a majú k dispozícii podporu a služby, preto dokážu pre váš podnik navrhnúť a optimalizovať sieťové riešenia a nasadiť ich. Naši partneri sú tiež informovaní o všetkých najnovších zmenách softvéru a hardvéru, ako aj o nových produktoch a riešeniach spoločnosti Cisco.
Aký typ služieb a podpory ponúkate po uskutočnení predaja? Položte svojmu partnerovi podrobné otázky týkajúce sa podpory, ktorú poskytuje po uskutočnení predaja. Napríklad:Ponúka partner podporu mimo pracovného času a v núdzových situáciách? Ak áno, v ktorých hodinách dňa je takáto podpora dostupná? Špecifické úrovne podpory, ktoré partner ponúka, by mali byť podrobne uvedené v zmluve o úrovni služieb (SLA). Mnoho partnerov spoločnosti Cisco tiež ponúka ocenenú službu technickej podpory poskytujúcu prístup k odborníkom v spoločnosti Cisco a k širokej škále technických zdrojov, kedykoľvek je to potrebné.
Ako sa toto nové riešenie začlení do môjho existujúceho prostredia IT? Partner spoločnosti Cisco sa s vami môže porozprávať o požiadavkách vášho podniku a zhodnotiť vašu aktuálnu infraštruktúru systémov a siete. Na základe toho vám môže partner spoločnosti Cisco ponúknuť možnosti riešení, ktoré vyhovujú vašim aktuálnym potrebám, budú sa ďalej vyvíjať s vaším podnikom a vyhovujú vašim požiadavkám na rozpočet.
Ako toto riešenie pomáha ušetriť peniaze a regulovať náklady? Komplexné riešenie od spoločnosti Cisco je na údržbu a podporu jednoduchšie než riešenia od viacerých dodávateľov. Pri vytváraní rozpočtu na zlepšenie siete vždy zohľadnite aj náklady na softvér, ktorý nie je súčasťou kupovaného hardvéru, ako aj náklady na údržbu, školenia, podporu, ďalších zamestnancov (v prípade potreby) a iné faktory. Výskumná spoločnosť Gartner odhaduje, že takéto nepriame náklady môžu tvoriť až 60 % celkových výdavkov organizácie na technológie. Pri spolupráci s partnerom spoločnosti Cisco teda môžete dosiahnuť najlepšie možné celkové náklady na vlastníctvo.
Ako sa máme pripraviť? Pred inštaláciou sa opýtajte partnera, ktoré informácie o vašej sieti, používateľoch, podnikových postupoch a požiadavkách na zabezpečenie potrebuje, aby sa inovácia siete uskutočnila bez problémov. Tiež sa partnera opýtajte, akým problémom a výzvam zvyčajne čelia podniky podobné vášmu pri inovácii sietí a ako sa máte na ne pripraviť.