Vad innebär röst och konferens?
Hur företag använder röst- och konferensfunktioner
Komma igång med röst- och konferensfunktioner
Fem viktiga frågor du bör ställa till din partner

Vad innebär röst och konferens?

Genom att kombinera företagets röst- och datasystem blir det lättare att hålla kontakten och dela på information. Om företagets telefon- och datornätverk förenas kan gruppmedlemmar enklare hitta varandra, var de än befinner sig, och kunder kan snabbt kopplas till de bästa resurserna.

Allteftersom din verksamhet växer kan du med hjälp av IP-baserad kommunikationsteknik lägga till nya anställda, fjärrkontor och distansarbetare utan större möda eller kostnad. För varje steg har ditt team de kommunikationsverktyg som behövs för att göra ditt företag framgångsrikt.

Slå ihop allt

För att bättre förstå Unified Communications kan du tänka dig alla de verktyg som används i företaget idag: kontorstelefoner, mobiltelefoner, Internet, röstmeddelanden och förmodligen andra verktyg. Lägg nu till alla produktivitetsapplikationer som används: kalendrar, konferens- och mötesklienter, e-post och meddelandesystem. I Unified Communications fungerar de inte som enskilda, distinkta verktyg utan de arbetar tillsammans i en lösning som gör det lättare att:

• Hålla möten från fjärrplatser med hjälp av ljud-, video- eller webbteknik
• Hjälpa gruppmedlemmar att hitta varandra omedelbart - inga fler "telefon-pingpong"
• Komma åt huvudteknologier via trådlösa enheter.
• Ansluta kunder till rätt person i rätt tid
• Tillåta anställda att arbeta från valfri plats där de kan ansluta till Internet
• Enklare lägga till och integrera nya anställda som kan spara dig både tid och pengar
• Skydda ditt företag mot hackers, virus och andra säkerhetsrisker

Så här samarbetar varje del i ett Unified Communications-system med 'röst och konferens' så att helheten blir total.

IP-telefoni
Telefontjänster - bl.a. ringsignal, överföring, telefonkonferens och andra standardfunktion - anslutna via ditt datanätverk. Anställda kan koppla samtal till vemsomhelst i företaget, oavsett var han/hon befinner sig och distansarbetare har åtkomst till alla telefontjänster via en skyddad VPN-anslutning (Virtuellt Privat Nätverk) till kontoret.

Programvara
Med hjälp av röst- och konferensprogramvara kan anställda enkelt ställa in konferenssamtal för möten, dela på presentationer, se varandra via videokonferenser och meddela varandra direkt m.m. Allt detta blir möjligt via ett lättanvänt användargränssnitt.

Närvarolösningar
Aldrig mer "telefon-pingpong" eller bortslösad tid på att försöka få tag på någon som inte är på kontoret. Närvaroapplikationer (realtidsstatus över vilka som är tillgängliga online) gör det möjligt för dig att kontrollera en kollegas tillgänglighet, plats och kontaktinformation.

Unified messaging
Tänk att kunna få alla e-postmeddelanden, röstmeddelanden och faxmeddelanden direkt i e-postinkorgen. Med Unified messaging är det möjligt och du får ett enkelt sätt att vara ansluten till verktygen du använder varje dag.

Innehållsrika mediekonferenser
Tack vare konferenslösningar kan distansarbetare och team hålla konferenser med hjälp av röst-, video- och/eller webbfunktioner. Mediekonferenser möjliggör möten där alla kan delta och samarbeta bättre.

Åter till början på sidan

Hur företag använder röst- och konferensfunktioner

Med hjälp av röst- och konferensverktyg förbättras kommunikation så att du kan erbjuda bättre kundservice, låta anställda arbeta ute på fältet och ge partners åtkomst till din leveranskedja.

Här följer några av de fördelar som företag dragit nytta av från röst-, konferens- och Unified Communications-lösningar:

Kundkontakt

• Ge kunderna enkel, omedelbar åtkomst till ditt företag
• Låt kundinformation dyka upp på den anställdes skärm när kunden ringer

Med teknik för kundkontaktcenter som en del i en Unified Communications-lösning kan ditt företag erbjuda många olika kontaktmöjligheter bl.a. telefon, fax, e-post eller "klicka för att chatta". I lösningen knyts allt samman varvid ditt supportteam kan ge snabbare och mer målinriktad service.

Mobilitet

• Möjliggör kontorsåtkomst med röst, video eller data från fjärrplatser
• Erbjud innehållsrika alternativ för fjärrkonferenser
• Hjälp mobila arbetare att få bättre åtkomst och svarsförmåga

Anställda arbetar inte bara vid sina skrivbord längre. De är ute på försäljningsuppdrag, på flygplatsen, hemma eller på andra platser i företaget. En arbetare kan sammanföra alla sina inkommande affärssamtal (till mobiltelefon, hem-/kontorstelefon eller någon tillfällig arbetstelefon) i ett enda företagstelefonnummer och omedelbart kunna besvara dem oavsett var de arbetar.

Samarbete

• Enkel åtkomst till samarbetsverktyg
• Kalendrar och meddelanden för enkel samordning

Röst-, konferens- och Unified Communications-lösningar ger åtkomst till de samarbetsverktyg som behövs för möten, röst- och webbkonferens, video, röstmeddelanden och annat via ett enkelt, lättanvänt gränssnitt på många olika kabelanslutna och trådlösa enheter.

Lägre kostnader och förbättrad produktivitet

• Med hjälp av IP-telefonsystem kan du spara pengar på telefonavgifter
• Ett kombinerat röst- och datanätverk förenklar installation och hantering
• Unified Messaging reducerar den tid som läggs ned på att hantera meddelanden
• Röst- och webbkonferenser höjer produktiviteten och minskar resekostnader

Åter till början på sidan

Komma igång med röst- och konferensfunktioner

Redo att komma igång? Här följer en lista över saker att tänka på:

Status för ditt nuvarande nätverk
Rent generellt har nyare nätverk starkare fundament för röst- och konferensfunktioner. Beakta följande när du påbörjar processen:

• Ålder - Om ditt nätverk är äldre än fem år måste det förmodligen uppdateras.
• Återförsäljarens åsikt - Återförsäljaren kan göra en utvärdering för att fastställa nätverkets kapacitet och snabbhet.

Telefonsystemet
Om du går över till ett IP-telefonsystem, vad gör du med det befintliga systemet för röstkommunikation? Du behöver inte nödvändigtvis ta bort företagets telefonväxel utan du kan migrera till ett förenat nätverk i din egen takt. På så sätt kan företaget gå över till det nya IP-telefonsystemet i egen takt.

Anställdas förståelse
För att företaget ska få avkastning på sin investering måste du ha ett system som de anställda faktiskt använder. Hjälp dina anställda att förstå:

• Varför du gör de här ändringarna - De anställda motiveras att använda ett nytt system och tolererar eventuella förändringar de ställs inför om de förstår hur viktigt det är för dem och företaget.
• Vad de måste göra - Människor är mer intresserade av förändringar de deltar i. Informera de anställda om hur de ska arbeta eller dela information under övergången och när den är klar.
• Vilka fördelar de får - Fördelen med röst och konferens blir betydelsefull. Informera om de här fördelarna regelbundet så att de anställda ser fram emot förändringen.

Utbildning
Med röst- och konferensfunktioner öppnas nya och kraftfulla möjligheter för de anställda att dela information och hålla kontakten. Med hjälp av utbildning får man ökad produktivitet, förbättrad kommunikation och tidsbesparing. Utbildning rekommenderas för att säkerställa att verktygen utnyttjas till fullo och de anställda får de bästa fördelarna av din investering. Tala med återförsäljaren om den tid som passar bäst för utbildning och hur man bäst informerar de anställda om fördelarna.

Säkerhet
Företagets infrastruktur, information och applikationer måste skyddas. En bra säkerhetsplanering säkerställer att täckning finns för att motverka aktuella och uppdykande hot.

• Behöver du olika åtkomstnivåer för olika medlemmar i ditt team?
• Kommer du att kunna styra över vilka som har åtkomst till information och nätverk från alla enhetstyper?
• Hur kommer systemet att skydda företagskommunikation och begränsa oönskad åtkomst till företagets information?
• Finns kort- och långvarig skydd i lösningen?

Åter till början på sidan

De fem viktigaste frågorna som du bör ställa till din partner om den här lösningen

Här följer fem viktiga frågor som du bör ställa till potentiella partners som erbjuder lösningar till små och medelstora företag:

1. Är små och medelstora företag ditt specialområde? Cisco har ett nätverk av certifierade partners som speciellt inriktar sig på att erbjuda tekniska lösningar och support till små och medelstora företag. Många av dessa partners har själva små eller medelstora företag, så de förstår de utmaningar du ställs inför och de mål du har i tanken. Cisco-certifierade partners har bevisat sina kvalifikationer i specialiserade tekniker. De har den utbildning, support och service som behövs för att kunna konstruera, distribuera och optimera nätverkslösningar för ditt företag. De håller sig även à jour med de senaste program- och maskinvaruändringarna liksom kommande produkter och lösningar från Cisco.
2. Vilken typ av service och support erbjuder du efter försäljning? Ställ detaljerade frågor till partnern om den support han/hon kan erbjuda efter försäljning. Erbjuder t.ex. partnern support efter arbetstid eller i nödsituationer? Och i så fall, under vilka tider är support tillgänglig? De specifika supportnivåerna som erbjuds ska vara angivna i ett servicenivåavtal (SLA). Många Cisco-partner erbjuder även prisbelönt teknisk supporttjänst med åtkomst till Cisco-tekniker som alltid är tillgängliga och ett stort utbud av tekniska resurser.
3. Hur kommer den här nya lösningen att integreras i min befintliga IT-miljö? En Cisco-partner kan diskutera dina verksamhetsbehov och utvärdera befintliga system och nätverksinfrastruktur. Han/hon kan därefter presentera olika lösningar som uppfyller dina behov idag och växer med verksamheten samt håller sig inom budgetramarna.
4. Hur kan jag spara pengar och styra mina kostnader med hjälp av den här lösningen? Det är enklare att underhålla och ge support för en totallösning från Cisco än en lösning från flera leverantörer. När du gör upp en budget för nätverksförbättringar ta då alltid med kostnader för eventuell programvara som inte ingår i maskinvaruinköpen, underhåll, utbildning, support, extra personal (vid behov) och andra faktorer. Forskningsfirman Gartner uppskattar att sådana indirekta kostnader står för upp till 60 % av ett företags totala utgifter för teknik. Du kan därför uppnå bästa möjliga total ägandekostnad (TCO) genom att samarbeta med Cisco-partnern.
5. Vad måste vi göra för att förbereda? Före installationen frågar du partnern vilken information om nätverket, användare, arbetsrutiner och säkerhetskrav han/hon behöver från dig för att nätverksuppgradering ska gå så smidig som möjligt. Fråga även partnern om de vanligaste misstagen eller utmaningarna företag som ditt ställs inför när nätverk uppgraderas och hur du bör förbereda för dem.

Frågor?

Kontakta en Cisco-partner för att få reda på exakt vad du behöver.

Åter till början på sidan