Успех перехода к IP-телефонии требует правильного выбора продуктов, организации людей и процессов, и их согласованной работы.

Зачастую, основное внимание при преобразованиях, затрагивающих каждого сотрудника, например при внедрении в корпоративном масштабе IP-телефонии, уделяется аппаратному и программному обеспечению, со стремлением максимально увеличить возможности технологий. Однако в инфраструктуру компании также входят люди.

С учетом этого обстоятельства ниже приведены десять советов, помогающих осуществить внедрение IP-телефонии в корпоративном масштабе. Они касаются не технических аспектов, а методов, признанных наилучшими на основе реальных опытов развертывания.

Совет 1: Включить в команду представителей различных отделов

В команду следует включить как технических специалистов, так и представителей пользовательского сообщества. Ее центром становятся представитель высшего руководства, руководитель проекта, эксперты в области технологий и эксперты в сферах деятельности различных отделов организации. Если действие создаваемой системы должно распространяться на различные регионы, то необходимо включить в команду представителей каждого из них.

Совет 2: Добиться понимания у пользователей

Нежелание изменений является нормальной реакцией, которую следует ожидать. Для изменения настроений пользователей следует использовать обучение и активное общение, целью которого является устранение таинственности и неопределенности.

Совет 3: Выполнить домашнюю работу

Успех внедрения новой технологии в крупном масштабе во многом зависит от понимания культуры конкретной организации. Необходимо рассмотреть вопросы наподобие следующих:

• Приветствует ли компания рискованные шаги?
• Какие формы обучения предпочитают пользователи (исходя из опыта предыдущих развертываний технологий)?

Следует использовать накопленный опыт и учиться на ошибках других.

Совет 4: Разработка должна осуществляться на основе требований пользователей

Необходимо провести опросы и встречи в фокус-группах, чтобы определить, какие услуги и функции требуются пользователям. Опрос позволяет выявить наиболее важные функции коммуникаций, определить и согласовать ключевые потребности бизнеса, измерить толерантность к риску и степень дискомфорта пользователей, а также установить функциональные возможности, которые являются наиболее значимыми для конкретного бизнеса.

Совет 5: Вначале – ползти, затем – величественно шествовать, потом – быстро мчаться

Используемая стратегия внедрения должна обеспечить возможность постепенного ускорения по мере накопления опыта. На стратегию перехода влияет число пользователей, сложность требований пользователей, масштаб организации и степень распределения ее единиц. Необходимо разработать стратегию, позволяющую учитывать все переменные, которые могут измениться или повлиять на процесс внедрения сети.

Совет 6: Следовать правилу 80/20

Успешность зависит от ряда факторов, наиболее важным из которых является планирование. В реальности процесс внедрения на 80% состоит из подготовки и на 20% – из установки. Проще говоря, если внимательно отнестись к планированию, внедрение пройдет намного легче.

Совет 7: Обеспечить успешное переключение

Для успешного переключения в День 2 (определяемый как период времени, начинающийся непосредственно после ввода в действие нового решения IP-телефонии) необходимо иметь тщательно разработанный план, в который входит четыре элемента:

• Команда: люди, которые могут решить весь спектр проблем
• Процессы: лучше использовать уже имеющиеся, чем создавать новые
• Услуги: внутренние и внешние команды, инструменты управления, и глобальное обслуживание
• Инструменты: инструменты сетевого мониторинга, позволяющие решать проблемы до того, как их замечают пользователи

Совет 8: Не включать в новую сеть ничего лишнего

Большинство организаций накапливают линии и каналы годами, причем со временем некоторыми из этих линий перестают пользоваться и даже забывают о них. Внедрение новой системы IP-телефонии – шанс создать новую или очистить имеющуюся IP-инфраструктуру. Итак, когда команда начнет осуществлять переход, следует удалить как можно больше неиспользуемых линий из учрежденческой АТС и переключать только линии, которые на самом деле нужны.

Совет 9: Запланировать отказ от аренды УАТС

Сотрудник команды, отвечающий за проект модернизации, должен внести все арендные платежи, относящиеся к использованию УАТС, в таблицу и разработать план отказа от них.

Совет 10: Оглядываться назад, продвигаться вперед и смотреть в будущее

Независимо от масштаба внедряемой системы IP-телефонии (200 или 20000 телефонов), наиболее сложно будет осуществлять процесс управления изменениями, что включает в себя не только рутинное изменение или обновление программного обеспечения. Чрезвычайно важной для успеха является организация строгого, но при этом управляемого и масштабируемого процесса, поэтому следует устранить как можно большее количество неизвестных факторов путем документирования процедур и регистрации полученного опыта.