Serviços de voz e conferência: O que são
Como utilizar os serviços de voz e conferência
Serviços de voz e conferência - Iniciação
As 5 questões mais importantes para colocar ao parceiro de negócios

Serviços de voz e conferência: O que são

A combinação dos sistemas de dados e voz da empresa pode ajudar a tornar mais fácil manter o contacto e partilhar informações. Ao unificar a rede informática e telefónica da empresa, os membros das equipas podem localizar-se facilmente, onde quer que estejam, e indicar rapidamente os recursos adequados aos clientes actuais e potenciais.

À medida que a empresa cresce, a tecnologia de comunicações baseada em IP permite adicionar novos funcionários, escritórios remotos e tele-trabalhadores com o mínimo esforço e custo. Em cada etapa, a equipa dispõe das ferramentas de comunicações necessárias para ajudar no sucesso da empresa.

Todos os serviços reunidos

Para compreender o funcionamento das comunicações unificadas, considere todas as ferramentas utilizadas actualmente na sua empresa: telefone fixo, telemóvel, fax, Internet, correio de voz, entre outras. Em seguida, pense em todas as aplicações de produtividade utilizadas: agendas, clientes de reunião e conferência, correio electrónico e serviço de mensagens. Actualmente, em vez de ferramentas distintas e separadas, todas estas ferramentas estão integradas numa única solução que ajuda a tornar mais fácil:

• Realizar reuniões a partir de localizações remotas, utilizando tecnologias de áudio, de vídeo ou da Web
• Contactar outros membros da equipa imediatamente - sem a necessidade de deixar mensagens no correio de voz
• Aceder às tecnologias principais através de dispositivos wireless.
• Indicar aos clientes a pessoa adequada no momento certo
• Permitir que os funcionários trabalhem em qualquer lugar onde seja possível estabelecer ligação à Internet
• Contratar e integrar facilmente novos funcionários que podem ajudar a economizar tempo e dinheiro
• Proteger a empresa contra hackers, vírus e outros riscos de segurança

É desta forma que cada elemento de um sistema de comunicações unificadas 'com serviços de voz e conferência' trabalha em conjunto para transformá-lo em realidade.

Telefonia IP
Serviços telefónicos - incluindo sinal de linha, transferência de chamadas, chamadas em espera, conferências por telefone e outras funcionalidades padrão - ligados através da rede de dados. Os funcionários podem transferir chamadas para qualquer pessoa da empresa, independentemente da localização, e os funcionários remotos podem aceder a todos os serviços telefónicos através de uma ligação VPN segura ao escritório.

Software
O software de voz e conferência permite aos funcionários configurar facilmente chamadas em conferência para reuniões, partilhar apresentações, visualizar as outras pessoas através de videoconferência, enviar mensagens instantâneas entre si e muito mais. Todos estes serviços estão disponíveis através de uma única aplicação "front end" de fácil utilização.

Soluções de presença
Acabaram-se as mensagens no correio de voz ou o desperdício de tempo a tentar contactar alguém que não está no escritório. As aplicações de "Presença" (que indicam o estado em tempo real das pessoas que estão disponíveis online) permitem verificar a disponibilidade, localização e informações de contacto de um colega em tempo real.

Unified messaging
Imagine aceder ao correio electrónico, mensagens de voz e faxes directamente a partir da caixa de entrada. Isto é possível através do serviço Unified messaging que disponibiliza uma forma fácil para aceder constantemente às ferramentas utilizadas diariamente.

Conferência multimédia
As soluções de conferência permitem aos funcionários remotos e às equipas a realização de conferências utilizando voz, vídeo, a Web ou uma combinação dos três. As conferências multimédia proporcionam reuniões onde todos podem participar facilmente e colaborar de forma mais eficiente.

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Como utilizar os serviços de voz e conferência

As ferramentas de voz e conferência melhoram as comunicações para ajudar a fornecer um serviço de melhor qualidade aos clientes, permitir que os funcionários trabalhem quando estão em viagem e conceder aos parceiros o acesso à cadeia de fornecimento.

Seguem-se algumas das formas através das quais as empresas estão a tirar partido das soluções de voz, conferência e comunicações unificadas:

Contacto de clientes

• Fornecer aos clientes um acesso instantâneo e fácil à empresa
• Apresentar as informações do cliente no ecrã dos funcionários quando este telefone para a empresa

Através da tecnologia de centro de contacto de clientes, como parte de uma solução de comunicações unificadas, a empresa pode oferecer uma variedade de opções de contacto, tais como, telefone, fax, correio electrónico ou "click-to-chat". A solução associa todos estes serviços para ajudar a equipa de suporte a prestar um serviço mais rápido e objectivo.

Mobilidade

• Permitir o acesso ao escritório a partir de áreas remotas, quer para voz, vídeo ou dados
• Fornecer opções abrangentes para conferências remotas
• Ajudar a melhorar a acessibilidade e a capacidade de resposta dos funcionários móveis

Os funcionários já não se limitam a trabalhar à secretária, fazendo contactos de vendas no exterior, no aeroporto, em casa ou noutras áreas da empresa. Além disso, podem reunir todas as chamadas de negócio recebidas (para telemóveis, telefones de escritórios domésticos ou qualquer telefone de tele-trabalho temporário) num único número de telefone de trabalho e receber chamadas imediatamente em qualquer lugar.

Colaboração

• Fácil acesso a ferramentas de colaboração
• Serviços de agenda e mensagens para facilitar a coordenação

As soluções de voz, conferência e comunicações unificadas permitem o acesso às ferramentas de colaboração necessárias para reuniões, conferências pela Web, audioconferências, videoconferências, correio de voz, etc., através de uma única interface de fácil utilização em vários dispositivos com e sem fios.

Redução dos custos e aumento da produtividade

• Os sistemas de telefone IP ajudam a economizar nas despesas provenientes da realização de chamadas telefónicas
• Uma rede combinada de dados e voz simplifica a instalação e gestão
• O serviço Unified Messaging reduz a quantidade de tempo despendido na gestão de mensagens
• Os serviços de conferência de voz e pela Web aumentam a produtividade e reduzem os custos de deslocação

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Serviços de voz e conferência - Iniciação

Preparado para começar? Segue-se uma lista dos aspectos a ter em conta:

O estado da rede actual
Em regra geral, as redes mais recentes fornecem um alicerce mais sólido para os serviços de voz e conferência. Quando iniciar o processo, tenha em consideração os seguintes factores:

• Idade - Se a rede tiver mais do que cinco anos, é provável que necessite de uma actualização.
• Comentários do revendedor - O revendedor pode efectuar uma avaliação para determinar a capacidade e rapidez da rede.

O sistema telefónico
Se estiver a implementar um sistema telefónico IP, o que deverá fazer com o sistema de comunicações de voz existente? Não é necessário remover o PBX da empresa. Pode migrar para uma rede unificada ao seu próprio ritmo. Isto permitirá à empresa implementar o novo sistema telefónico IP ao seu próprio ritmo.

Compromisso dos funcionários
Para que a empresa possa obter um retorno do investimento, é necessário ter um sistema que seja efectivamente utilizado pelos funcionários. Ajude os funcionários a compreenderem:

• O motivo pelo qual está a efectuar estas mudanças - Os funcionários ficarão motivados para utilizar um novo sistema e aceitar quaisquer adaptações, se compreenderem a importância do sistema para o desempenho da respectiva função e para a empresa.
• As acções que é necessário realizar - As pessoas demonstram maior empenho quando participam nas mudanças. Partilhe com os funcionários as formas segundo as quais estes devem trabalhar ou partilhar informações durante a fase de transição ou após a conclusão da mesma.
• As vantagens - A compensação pela utilização dos serviços de voz e conferência será significativa. Relembre constantemente os funcionários destas vantagens, para que a mudança seja bem recebida.

Formação
Os serviços de voz e conferência proporcionam formas novas e eficazes para os funcionários partilharem informações e estarem contactáveis. A formação irá permitir aumentar a produtividade, melhorar as comunicações e economizar tempo de forma rápida e fácil. A formação é útil para assegurar que os funcionários tiram o máximo proveito destas ferramentas e que são compensados pelo investimento. Contacte o seu parceiro revendedor para falar acerca da melhor altura para realizar a formação e sobre a melhor forma de comunicar as vantagens à equipa.

Segurança
A empresa necessita de proteger a respectiva infra-estrutura, informações e aplicações. Um bom planeamento da segurança permitirá assegurar que esta protecção é colocada em prática para impedir as ameaças actuais e futuras.

• Necessita de diferentes níveis de acesso para vários membros da equipa?
• Será capaz de controlar quem tem acesso a informações e redes a partir de qualquer tipo de dispositivo?
• De que forma o sistema poderá proteger as comunicações da empresa e restringir o acesso não autorizado às respectivas informações?
• A solução disponibiliza uma protecção a curto e longo prazo?

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As 5 questões mais importantes para colocar ao parceiro de negócios sobre esta solução

Seguem-se cinco questões-chave para colocar aos possíveis parceiros de negócios que disponibilizam soluções para PMEs:

1. Tem especialização para trabalhar com pequenas e médias empresas (PMEs)? A Cisco tem uma rede de parceiros certificados especializados no fornecimento de soluções tecnológicas e suporte para PMEs. A maior parte destes parceiros são PMEs e, como tal, conhecem os desafios empresariais que lhe são colocados e os objectivos pretendidos. Os parceiros certificados Cisco já demonstraram as respectivas qualificações em tecnologias especializadas. Têm a formação, suporte e serviços adequados para conceber, implementar e optimizar soluções de rede para empresas. Mantêm-se igualmente actualizados sobre as últimas alterações de software e hardware, bem como sobre os próximos produtos e soluções da Cisco.
2. Que tipo de serviço e suporte é disponibilizado no pós-venda? Coloque questões detalhadas ao parceiro de negócios sobre o suporte que este disponibiliza no pós-venda. Por exemplo: O parceiro de negócios disponibiliza suporte de emergência ou após o horário normal de trabalho? Em caso afirmativo, quais as horas durante as quais o suporte está disponível? Os níveis de suporte específicos que são fornecidos devem estar enumerados num acordo de nível de serviço (SLA, service level agreement). Além disso, tenha em conta que a maioria dos parceiros Cisco prestam um serviço de suporte técnico premiado, que permite contactar os engenheiros da Cisco em qualquer altura e coloca à disposição uma grande variedade de recursos técnicos.
3. Como será efectuada a integração desta nova solução no meu ambiente de TI existente? Um parceiro Cisco pode debater os seus requisitos empresariais e avaliar a infra-estrutura de rede e sistemas actuais. Em seguida, o parceiro de negócios pode sugerir soluções adequadas aos seus requisitos em termos de orçamento, que irão satisfazer as necessidades actuais e evoluir em conjunto com a empresa.
4. De que forma esta solução irá ajudar-me a economizar dinheiro e a controlar os custos? Uma solução end-to-end da Cisco apresenta uma manutenção e suporte mais simples do que uma solução multi-fornecedor. Além disso, ao fazer o orçamento para melhorias da rede, tenha sempre em conta o custo de qualquer software não incluído na aquisição de hardware, manutenção, formação, suporte, funcionários adicionais (se necessários), entre outros factores. A empresa de pesquisa Gartner calcula que estes custos indirectos representam até 60% da despesa total de uma empresa em tecnologia. Consequentemente, ao trabalhar com o parceiro Cisco, pode alcançar o melhor custo total de propriedade (TCO, total cost of ownership) possível.
5. Qual o tipo de preparação necessária? Antes da instalação, pergunte ao parceiro de negócios quais as informações sobre rede, utilizadores, processos empresariais e requisitos de segurança da sua empresa necessárias para que a actualização da rede seja efectuada sem problemas. Pergunte igualmente quais os lapsos ou desafios comuns com que as empresas como a sua se deparam durante a actualização da rede e como estar preparado para enfrentar os mesmos.

Dúvidas?

Contacte um parceiro Cisco para obter mais informações e encontrar exactamente aquilo que necessita.

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