Co to są połączenia głosowe i konferencje
Sposób używania połączeń głosowych i konferencji w firmach
Wprowadzenie do połączeń głosowych i konferencji
5 najważniejszych pytań do partnera

Co to są połączenia głosowe i konferencje

Połączenie systemu danych i systemu połączeń głosowych firmy ułatwia nawiązywanie kontaktu i udostępnianie informacji. Ujednolicenie sieci komputerowej i telefonicznej firmy ułatwia pracownikom kontaktowanie się ze sobą na wzajem, gdziekolwiek się znajdują, a także przyspiesza kierowanie obecnych i potencjalnych klientów do najodpowiedniejszych zasobów.

Wraz z rozwojem firmy technologia komunikacji oparta na protokole IP umożliwia łatwe i ekonomiczne dodawanie nowych pracowników miejscowych i zdalnych oraz oddziałów. Personel firmy ma zawsze do dyspozycji narzędzia ułatwiające pomyślne prowadzenie działalności.

Ujednolicanie komunikacji

Aby zrozumieć pojęcie ujednoliconej komunikacji, należy rozważyć wszystkie narzędzia używane w firmie: telefon biurowy, telefon komórkowy, faks, Internet, pocztę głosową itp. Następnie należy wziąć pod uwagę wszystkie aplikacje firmowe: kalendarze, klientów konferencji i spotkań, programy do obsługi poczty e-mail i usług komunikacji. Teraz wszystkie te narzędzia mogą współdziałać jako jedno rozwiązanie ułatwiające wykonywanie następujących czynności:

• Przeprowadzanie spotkań z lokalizacji zdalnych za pomocą technologii audio, wideo lub sieci Web.
• Umożliwianie szybkiego odnajdowania współpracowników bez nieudanych prób dodzwonienia się do innej osoby.
• Uzyskiwanie dostępu do najważniejszych technologii za pomocą urządzeń bezprzewodowych.
• Łączenie klientów z odpowiednią osobą w odpowiednim czasie.
• Umożliwianie pracy w dowolnym miejscu.
• Szybsze i bardziej ekonomiczne dodawanie i integrowanie nowych pracowników.
• Ochrona firmy przed hakerami, wirusami i innymi zagrożeniami dla bezpieczeństwa.

Oto jak poszczególne elementy systemu ujednoliconej komunikacji z funkcjami połączeń głosowych i konferencji współdziałają w celu realizowania tych zadań.

Telefonia IP
Usługa telefoniczna — w tym klasyczna telefonia, przekierowywanie, wstrzymywanie, konferencje telefoniczne i inne standardowe funkcje — jest połączona za pośrednictwem sieci danych. Pracownicy mogą przekierowywać połączenia do dowolnej osoby w firmie niezależnie od miejsca, w którym ta osoba się znajduje. Pracownicy zdalni mają dostęp do wszystkich usług telefonicznych za pośrednictwem zabezpieczonego połączenia wirtualnej sieci prywatnej (VPN) z biurem.

Oprogramowanie
Oprogramowanie do obsługi połączeń głosowych i konferencji ułatwia pracownikom między innymi konfigurowanie połączeń konferencyjnych dla potrzeb spotkań, udostępnianie prezentacji, spotykanie się twarzą w twarz podczas wideokonferencji oraz błyskawiczne wysyłanie wiadomości. Wszystkie te funkcje są dostępne w jednym łatwym w użyciu interfejsie.

Rozwiązania do informowania o obecności
Nie trzeba już tracić czasu na próby dodzwonienia się do osoby, która przebywa poza biurem. Aplikacje informujące o obecności (informujące w czasie rzeczywistym o stanie osób będących w trybie online) umożliwiają sprawdzanie informacji o dostępności i miejscu pobytu oraz informacji kontaktowych współpracownika w czasie rzeczywistym.

Ujednolicone usługi komunikacji
Teraz wszystkie wiadomości e-mail, wiadomości głosowe i faksy można odbierać bezpośrednio w skrzynce odbiorczej poczty e-mail. Jest to możliwe dzięki ujednoliconym usługom komunikacji, które zapewniają łatwy dostęp do używanych codziennie narzędzi.

Konferencje multimedialne
Rozwiązania do obsługi konferencji umożliwiają pracownikom zdalnym i zespołom przeprowadzanie konferencji z użyciem głosu, obrazu wideo, sieci Web lub wszystkich tych elementów. Konferencje multimedialne umożliwiają łatwy dostęp do spotkań i lepszą współpracę na tych spotkaniach.

Powrót do początku

Sposób używania połączeń głosowych i konferencji w firmach

Narzędzia do obsługi połączeń głosowych i konferencji usprawniają komunikację, pozwalając lepiej obsługiwać klientów, pracować w podróży oraz zapewniać partnerom dostęp do łańcucha zaopatrzenia.

Oto kilka zalet korzystania z rozwiązań do obsługi połączeń głosowych i konferencji oraz ujednoliconej komunikacji w firmach:

Kontakt z klientem

• Natychmiastowy i łatwy dostęp do firmy dla klientów.
• Wyświetlanie informacji o dzwoniącym kliencie na ekranie urządzenia pracownika.

Dzięki technologii centrum kontaktów z klientami będącej częścią rozwiązania ujednoliconej komunikacji firma może oferować różne metody kontaktowania się: za pomocą telefonu, faksu, poczty e-mail lub rozmowy przez Internet. To rozwiązanie umożliwia integrację wszystkich tych metod, tak aby zespół odpowiedzialny za kontakty z klientami mógł pracować szybciej i skuteczniej.

Mobilność

• Uzyskiwanie dostępu do biura z odległych miejsc za pomocą połączeń głosowych, wideo lub transmisji danych.
• Udostępnianie zaawansowanych opcji konferencji zdalnych.
• Ulepszanie dostępności i szybkości reagowania pracowników mobilnych.

Pracownicy nie pracują już tylko przy biurkach. Wyjeżdżają oni również na wizyty handlowe, przebywają na lotniskach, w domu lub w innych miejscach w firmie. Pracownicy mogą odbierać wszystkie połączenia służbowe (na telefon komórkowy, telefon domowy lub inny tymczasowy telefon służbowy) za pośrednictwem jednego służbowego numeru telefonu niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.

Współpraca

• Łatwy dostęp do narzędzi służących do współpracy.
• Łatwiejsza koordynacja działań dzięki korzystaniu z kalendarza i usług komunikacji.

Rozwiązania do obsługi połączeń wideo, konferencyjnych i ujednoliconej komunikacji umożliwiają dostęp do narzędzi ułatwiających współpracę niezbędnych do przeprowadzania spotkań, konferencji głosowych i w sieci Web oraz obsługi połączeń wideo, poczty głosowej itp. za pośrednictwem jednego, łatwego w użyciu interfejsu oraz różnych urządzeń przewodowych i bezprzewodowych.

Niższe koszty, większa produktywność

• Systemy telefonii IP pozwalają oszczędzać na opłatach telefonicznych.
• Zintegrowanie połączeń głosowych z siecią danych upraszcza instalację i zarządzanie.
• Ujednolicone usługi komunikacji pozwalają ograniczyć czas poświęcany na zarządzanie wiadomościami.
• Konferencje głosowe i w sieci Web pozwalają zwiększyć produktywność i ograniczyć koszty związane z podróżowaniem.

Korzystanie z jednej sieci połączeń głosowych i danych pozwoliło wielu małym firmom oszczędzić rocznie olbrzymie kwoty przeznaczane wcześniej na opłaty telefoniczne, koszty administracyjne i wydatki związane z podróżowaniem, a także umożliwiło zwiększenie produktywności.

Powrót do początku

Wprowadzenie do połączeń głosowych i konferencji

Interesuje Cię to rozwiązanie? Oto lista zagadnień do rozważenia:

Stan bieżącej sieci
Zazwyczaj nowsze sieci są lepszą podstawą do realizacji połączeń głosowych i konferencji. Oto elementy, które należy rozważyć, przed rozpoczęciem wdrażania:

• Wiek — jeśli sieć ma więcej niż pięć lat, prawdopodobnie konieczne będzie jej odświeżenie.
• Zaangażowanie sprzedawców — partner sprzedający rozwiązanie może ocenić możliwości i stan gotowości sieci.

System telefoniczny
Co się stanie z istniejącym systemem komunikacji głosowej, jeśli w firmie zostanie wprowadzony system telefonii IP? Nie ma potrzeby usuwania firmowej centrali PBX. Ujednoliconą sieć można wprowadzać stopniowo, zgodnie z potrzebami firmy. Dzięki temu nowy system telefonii IP można wprowadzać w wybranym przez firmę tempie.

Zaangażowanie pracowników
Aby firma mogła odnosić zyski z tej inwestycji, użytkownicy muszą faktycznie korzystać z tego systemu. Należy wyjaśnić pracownikom następujące kwestie:

• Przyczyny wprowadzania zmian. Pracownicy będą chętnie używać nowego systemu i dostosują się do zmian, o ile będą wiedzieć, jak ważne są te zmiany dla nich i dla firmy.
• Zaangażowanie pracowników w zmiany. Wszyscy będą bardziej zainteresowani wprowadzeniem zmian, jeśli będą uczestniczyć w tym procesie. Pracownicy powinni wiedzieć, jak mają pracować lub wymieniać informacje w trakcie wprowadzania zmian albo po ich wprowadzeniu.
• Korzyści wynikające ze zmian. Zyski wynikające z wprowadzenia połączeń głosowych i konferencji będą znaczące. Aby pracownicy docenili tę zmianę, należy wielokrotnie informować ich o tych korzyściach.

Szkolenie
Wprowadzenie połączeń głosowych i konferencji udostępnia pracownikom nowe, skuteczniejsze sposoby wymiany informacji i kontaktowania się. Szkolenie pozwala szybko i łatwo zwiększyć produktywność, ulepszyć komunikację i oszczędzić czas. Przeprowadzenie szkolenia pozwoli zapewnić pełne wykorzystanie możliwości tych narzędzi i zmaksymalizowanie korzyści z tej inwestycji dla pracowników. Warto ustalić z partnerem sprzedającym rozwiązanie najlepszy czas na przeprowadzenie szkolenia oraz najskuteczniejsze metody przekazania pracownikom informacji o korzyściach.

Bezpieczeństwo
Firma musi chronić swoją infrastrukturę oraz swoje informacje i aplikacje. Dobrze zaplanowane zabezpieczenia zapewniają skuteczną ochronę przed bieżącymi i przyszłymi zagrożeniami.

• Czy pracownicy powinni mieć zróżnicowany poziom dostępu?
• Czy będzie możliwe kontrolowanie tego, kto ma dostęp do informacji i sieci z urządzenia dowolnego typu?
• Jak system będzie chronić komunikację w firmie i zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi do informacji firmy?
• Czy dane rozwiązanie zapewnia ochronę krótkoterminową i długoterminową?

Powrót do początku

5 najważniejszych pytań dotyczących tego rozwiązania, które należy zadać partnerowi

Oto pięć ważnych pytań, które należy zadać potencjalnym partnerom oferującym rozwiązania dla małych i średnich firm:

1. Czy specjalizujecie się we współpracy z małymi i średnimi firmami? Firma Cisco ma sieć certyfikowanych partnerów, którzy koncentrują się na oferowaniu rozwiązań technologicznych i wsparcia właśnie małym i średnim firmom. Wielu spośród tych partnerów to również małe i średnie firmy, więc dobrze rozumieją wyzwania i cele swoich klientów. Certyfikowani partnerzy firmy Cisco to firmy o dowiedzionych kwalifikacjach w zakresie wyspecjalizowanych technologii. Dysponują szkoleniami, wsparciem i usługami potrzebnymi do projektowania, wdrażania i optymalizowania rozwiązań sieciowych dla Twojej firmy. Ponadto na bieżąco śledzą zmiany dotyczące sprzętu i oprogramowania oraz nowe produkty i rozwiązania Cisco.
2. Jakiego typu wparcie i pomoc techniczną oferujecie po zrealizowaniu sprzedaży? Koniecznie należy zapytać partnera o wsparcie oferowane po sprzedaży. Na przykład: czy jest dostępne wsparcie poza godzinami pracy lub w nagłych wypadkach? Jeśli tak, to w jakich godzinach? Konkretne oferowane poziomy wsparcia powinny być wyszczególnione w umowie dotyczącej poziomu usług (SLA). Warto pamiętać, że wielu partnerów firmy Cisco oferuje nagradzaną usługę pomocy technicznej, w ramach której jest możliwy kontakt ze specjalistami technicznymi firmy Cisco o każdej porze oraz dostęp do szerokiego zestawu materiałów technicznych.
3. Jak będzie wyglądać integracja tego nowego rozwiązania z istniejącym środowiskiem informatycznym mojej firmy? Partner firmy Cisco może rozważyć wymagania konkretnej firmy i ocenić jej obecne systemy i infrastrukturę sieciową. Na podstawie tych informacji może zaproponować opcje rozwiązań zgodnych z bieżącymi potrzebami firmy, mogących rozwijać się razem z nią i dostosowanych do jej możliwości finansowych.
4. W jaki sposób to rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić pieniądze i kontrolować koszty? Kompleksowe rozwiązanie firmy Cisco jest łatwiejsze w obsłudze i konserwacji niż rozwiązanie złożone z elementów wielu producentów. Ponadto podczas planowania budżetu rozbudowy sieci zawsze należy brać pod uwagę koszty oprogramowania, które nie jest dołączone do nabywanego sprzętu, koszty konserwacji, szkoleń, wsparcia, ewentualnego zatrudnienia dodatkowego personelu i inne czynniki. Firma badawcza Gartner ocenia, że takie koszty pośrednie mogą wynieść do 60% całkowitych wydatków na technologię w organizacjach. W związku z tym współpraca z partnerem firmy Cisco pozwala osiągnąć najkorzystniejszy poziom całkowitego kosztu posiadania (TCO).
5. Jak powinniśmy się przygotować? Przed przeprowadzeniem instalacji należy zapytać partnera, jakich informacji o sieci, użytkownikach, procedurach służbowych i wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa w firmie potrzebuje, aby uaktualnianie sieci przebiegło możliwie najlepiej. Ponadto warto zapytać partnera o typowe problemy i wyzwania, jakie firmy podobnego typu napotykają przy uaktualnianiu swoich sieci, oraz o to, jak się na nie przygotować.

Masz pytania?

Skontaktuj się z partnerem firmy Cisco, aby dowiedzieć się więcej i uzyskać rozwiązania idealne do Twoich potrzeb.

Powrót do początku