Tale og konferanse: Hva det er
Hvordan bedrifter bruker tale og konferanse
Komme i gang med tale og konferanse
Fem viktige spørsmål til partneren

Tale og konferanse: Hva det er

Ved å kombinere bedriftens tale- og datasystemer kan det være enklere å holde kontakten og dele informasjon. Ved å forene bedriftens telefon- og datanettverk kan teammedlemmer enkelt finne hverandre, uansett hvor de er, og kunder og potensielle klienter kan enkelt ledes til de beste ressursene.

Etter hvert som bedriften vokser, vil IP-basert kommunikasjonsteknologi la deg legge til nye medarbeidere, eksterne kontorer og ansatte med hjemmekontor, med minimale anstrengelser og utgifter. På hvert trinn har teamet ditt tilgang til de nødvendige kommunikasjonsverktøyene for å hjelpe bedriften med å lykkes.

Kombiner alt

Hvis du vil forstå enhetlig kommunikasjon, kan du tenke på alle verktøyene bedriften din bruker nå: kontortelefon, mobiltelefon, faks, Internett, talemeldinger og trolig enda flere. Tenk deretter på alle produktivitetsprogrammene du bruker: kalendere, konferanse- og møteklienter, e-post og meldingstjenester. I stedet for å fungere som separate, atskilte verktøy, fungerer de nå sammen som én løsning som gjør det lett å:

• Holde møter fra eksterne plasseringer ved hjelp av lyd-, video- eller webteknologi
• Hjelpe teammedlemmer med å finne hverandre umiddelbart – ikke mer telefonsisten
• Få tilgang til nøkkelteknologier gjennom trådløse enheter
• Koble kundene til rett person, til rett tid
• Gi de ansatte muligheten til å jobbe hvor som helst der de kan koble til Internett
• Enkelt legge til og integrere nye ansatte, noe som kan spare tid og penger
• Sikre bedriften mot hackere, virus og andre sikkerhetsrisikoer

Her får du en oversikt over hvordan de ulike delene i et enhetlig kommunikasjonssystem med tale- og konferansefunksjoner samarbeider.

IP-telefoni
Telefontjenester – inkludert tastetoner, viderekobling, venting, telefonkonferanser og andre standardfunksjoner – tilkoblet via datanettverket. De ansatte kan overføre samtaler til hvem som helst i bedriften, uavhengig av hvor de befinner seg, og eksterne ansatte har tilgang til alle telefontjenester via en sikker VPN-tilkobling (Virtual Private Network) til kontoret.

Programvare
Med tale- og konferanseprogramvare kan de ansatte blant annet enkelt sette opp konferansesamtaler for møter, dele presentasjoner, se hverandre via videokonferanser og sende hverandre direktemeldinger. Alt dette er tilgjengelig via ett brukervennlig grensesnitt.

Tilstedeværelsesløsninger
Slutt på telefonsisten eller tid kastet bort på å prøve å få tak i noen som ikke er på kontoret. Med programmer for "tilstedeværelse" (som gir brukerne statusinformasjon i sanntid om hvem som er tilgjengelig online) kan du få informasjon om hvor en kollega befinner seg, kontaktopplysninger og tilgjengelighet.

Enhetlig meldingsfunksjonalitet
Tenk deg at du mottar alt av e-post, talemeldinger og fakser rett i e-postinnboksen. Enhetlig meldingsfunksjonalitet gjør dette mulig og gir deg en enkel måte å holde kontakten på ved hjelp av verktøyene du bruker hver dag.

Konferanser med rike medier
Med konferanseløsningene kan eksterne medarbeidere og team holde konferanser der de bruker tale, video, web eller en kombinasjon av alle tre. Konferanser med rike medier muliggjør møter der alle enkelt kan delta og samarbeide bedre.

Tilbake til toppen

Hvordan bedrifter bruker tale og konferanse

Tale- og konferanseverktøy forbedrer kommunikasjonen, slik at du kan yte bedre kundeservice, gi de ansatte mulighet til å arbeide på farten, og gi partnerne tilgang til forsyningskjeden.

Dette er noen av måtene bedrifter drar nytte av løsninger for tale, konferanse og enhetlig kommunikasjon på:

Kundekontakt

• Gi kundene enkel og umiddelbar tilgang til bedriften
• Vis kundeinformasjon direkte på medarbeiderens skjerm straks kunden ringer

Med teknologi for kundekontaktsenter som del av en enhetlig kommunikasjonsløsning kan selskapet ditt tilby en rekke ulike alternativer for kontakt via telefon, faks, e-post eller direktemeldinger. Løsningen knytter de ulike alternativene sammen, slik at kundestøtteteamet blir i stand til å gi raskere og mer målrettet service.

Mobilitet

• Gjør kontoret tilgjengelig fra eksterne områder via tale, video eller data
• Gi medierike alternativer for eksterne konferanser
• Gjør det enklere å nå og få respons fra mobile medarbeidere

De ansatte arbeider ikke lenger bare fra skrivebordet, de er ute på salgsoppdrag, på flyplassen, hjemme eller andre steder i bedriften. Medarbeiderne kan konsolidere alle de innkommende jobbsamtalene (til mobiltelefoner, hjemmekontortelefonen eller alle telefonnumre som midlertidig brukes til eksternt arbeid) i ett enkelt jobbtelefonnummer og motta dem umiddelbart på det stedet der de arbeider.

Samarbeid

• Enkel tilgang til samarbeidsverktøy
• Kalender- og meldingsfunksjoner gjør det lett å koordinere

\\\

Bidra til å redusere kostnader og forbedre produktiviteten

• Med IP-telefonsystemer kan du spare penger på telefonregningen
• Et kombinert nettverk for tale og data forenkler installering og administrasjon
• Enhetlig meldingsfunksjonalitet reduserer mengden tid som brukes på å behandle meldinger
• Tale- og webkonferanser forbedrer produktiviteten og reduserer reiseutgiftene

Tilbake til toppen

Komme i gang med tale og konferanse

Klar til å begynne? Her er en liste over ting du bør tenke over:

Statusen til det nåværende nettverket
Som en generell regel vil nyere nettverk utgjøre et bedre grunnlag for tale og konferanse. Når du begynner prosessen, bør du vurdere:

• Alder – Hvis nettverket er mer enn fem år gammelt, er sjansen stor for at det må fornyes.
• Vurdering fra forhandleren – Forhandleren kan gi en vurdering av nettverkets kapasitet og om det er klart for å oppgraderes.

Telefonsystemet ditt
Hvis du bytter til et IP-telefonisystem, hva vil du gjøre med det eksisterende talekommunikasjonssystemet? Du trenger ikke å kvitte deg med bedriftens hussentral, du kan migrere til et enhetlig nettverk i ditt eget tempo. Dermed kan bedriften bytte til et IP-telefonisystem i sitt eget tempo.

Opplæring
Hvis selskapet skal få avkastning på investeringen, må du ha et system de ansatte faktisk vil bruke. Få de ansatte til å forstå:

• Hvorfor du gjør disse endringene – De ansatte vil være motivert for å bruke det nye systemet og akseptere at de må tilpasse seg, hvis de forstår hvor viktig det er for dem og for bedriften.
• Hva de må gjøre – Folk investerer mer i endringer de tar del i. Fortell de ansatte hva de trenger å gjøre eller informere om under eller etter overgangen.
• Hvilke fordeler de vil oppnå – Fordelene ved tale og konferanse vil være betydelige. Kommuniser disse fordelene gjentatte ganger til de ansatte, slik at de vil ønske endringen velkommen.

Opplæring
Tale og konferanse gir de ansatte nye og nyttige måter å dele informasjon og holde kontakten på. Opplæring vil raskt og enkelt gi økt produktivitet, forbedret kommunikasjon og spart tid. Opplæring anbefales for å sikre at disse verktøyene utnyttes fullt ut, og at de ansatte får fullt utbytte av investeringen din. Du kan snakke med forhandleren om når det passer best med opplæring, og hvordan du best kan kommunisere fordelene til teamet ditt.

Sikkerhet
Bedriften din trenger å beskytte infrastrukturen, informasjonen og programmene. God planlegging av sikkerheten vil sørge for at du er beskyttet mot nåværende og kommende trusler.

• Trenger du ulike tilgangsnivåer for ulike teammedlemmer?
• Vil du ha kontrollen over hvem som har tilgang til informasjon og nettverk fra alle slags enheter?
• Hvordan vil systemet beskytte bedriftens kommunikasjon og hindre uønsket tilgang til bedriftens informasjon?
• Gir løsningen beskyttelse på kort og lang sikt?

Tilbake til toppen

Fem viktige spørsmål du bør stille partneren om denne løsningen

Her er fem viktige spørsmål du bør stille potensielle partnere som tilbyr SMB-løsninger:

1. Spesialiserer du deg på små og mellomstore bedrifter (SMB)? Cisco har et nettverk av sertifiserte partnere som tilbyr teknologiløsninger og støtte spesielt til små og mellomstore bedrifter. En rekke av disse partnerne er selv små og mellomstore bedrifter, og de vet derfor hvilke utfordringer du står overfor, og hva som er målsettingen din. Ciscos sertifiserte partnere har dokumenterte kvalifikasjoner innen spesialisert teknologi. De har opplæringen, kundestøtten og tjenestene som skal til for å utarbeide, distribuere og optimalisere nettverksløsninger for bedriften din. De er også oppdaterte om de siste program- og maskinvareendringene samt kommende Cisco-produkter og -løsninger.
2. Hva slags service og kundestøtte tilbyr du etter salget? Still partneren din detaljerte spørsmål om kundestøtten han eller hun gir etter slaget. Tilbyr for eksempel partneren krisehjelp eller kundestøtte etter vanlig åpningstid? Hvis svaret er ja, hva er åpningstiden for denne kundestøtten? De ulike kundestøttenivåene som tilbys, bør beskrives i en avtale om tjenestenivå (SLA). Husk også at en rekke Cisco-partnere tilbyr prisbelønt teknisk kundestøtte med tilgang til Ciscos teknikere hele døgnet og et utvidet assortiment av tekniske ressurser.
3. Hvordan blir denne nye løsningen integrert i det eksisterende IT-miljøet mitt? En Cisco-partner vil ha en samtale med deg om hvilke forretningskrav du stiller, og evaluere de eksisterende systemene og nettverksinfrastrukturen. På grunnlag av dette kan en Cisco-partner presentere ulike løsningsforslag som dekker dine behov i dag, som kan utvides i takt med virksomheten over tid, og som er tilpasset ditt budsjett.
4. Hvordan vil denne løsningen hjelpe meg med å spare penger og holde kostnadene under kontroll? En ende-til-ende-løsning fra Cisco er enklere å vedlikeholde og støtte enn en løsning med flere leverandører. Når du budsjetterer for nettverksutvidelser, må du alltid ta med i beregningen kostnadene av programvare som ikke er inkludert i maskinvarekjøpet, vedlikehold, opplæring, kundestøtte og ekstra personalressurser (hvis det er behov for dette), i tillegg til andre faktorer. Analysefirmaet Gartner anslår at slike indirekte kostnader kan utgjøre opptil 60 % av de totale teknologiutgiftene i en virksomhet. Gjennom samarbeidet med Cisco-partneren kan du holde de totale eierkostnadene på et absolutt minimum.
5. Hva må vi gjøre for å forberede oss? Før installasjonen bør du spørre partneren om hva slags informasjon han eller hun trenger om nettverket, brukere, forretningsprosedyrer og sikkerhetskrav for å gjøre nettverksoppgraderingen så enkel som mulig. Spør dessuten partneren din om vanlige forglemmelser eller utfordringer virksomheter som din står overfor ved nettverksoppgradering, og om hvordan du kan forberede deg.

Spørsmål?

Kontakt en Cisco-partner hvis du vil vite mer og være sikker på at du får akkurat det du trenger.

Tilbake til toppen