Kleine en middelgrote bedrijven

Telefonie en Vergaderingen - Alles wat u moet weten

Telefonie en Vergaderingen | Alles wat u moet weten

Telefonie en vergaderingen: wat houdt dit in?
Hoe bedrijven telefonie en vergaderingen toepassen
Aan de slag met telefonie en vergaderingen
De 5 belangrijkste vragen aan uw partner

Telefonie en vergaderingen: wat houdt dit in?

Door de telefonie- en gegevenssystemen van uw bedrijf te combineren, wordt het eenvoudiger om te communiceren en gegevens te delen. Door het samenvoegen van uw bedrijfstelefoon- en computernetwerk kunnen teamleden elkaar gemakkelijk vinden, waar ze zich ook bevinden, en kunnen (potentiële) klanten zo snel mogelijk naar de juiste bronnen worden geleid.

Naarmate uw bedrijf groeit, kunt u dankzij de IP-communicatietechnologie heel eenvoudig nieuwe werknemers, externe kantoren en externe medewerkers toevoegen. Bij elke stap kan uw team beschikken over de communicatiehulpmiddelen waarmee uw bedrijf succesvol kan zijn.

Alles komt bij elkaar

Als u wilt begrijpen wat geïntegreerde communicatie betekent, moet u eens alle hulpmiddelen op een rijtje zetten die uw bedrijf op dit moment gebruikt: kantoortelefoon, mobiele telefoon, fax, internet, voicemail en vast nog wel andere dingen. Denk vervolgens eens aan alle productiviteitstoepassingen die u gebruikt: agenda's, vergaderingen en ontmoetingen met klanten, e-mail en expresberichten. In plaats van dat het allemaal afzonderlijke, specifieke hulpmiddelen zijn, werken ze met elkaar samen als één oplossing waarmee u eenvoudig het volgende kunt doen:

  • Vergaderingen houden vanaf externe locaties met behulp van geluid, video of webtechnologie
  • Teamleden helpen elkaar meteen te vinden zonder zonder eerst "telefoontikkertje" te moeten spelen
  • Toegang verkrijgen tot belangrijke technologieën met behulp van draadloze apparaten.
  • Klanten worden op het juiste moment met de juiste persoon verbinden
  • Werknemers op elke locatie toegang tot internet verschaffen
  • Eenvoudig nieuwe werknemers toevoegen en integreren, waarmee u tijd en geld kunt besparen
  • Uw bedrijf tegen hackers, virussen en andere beveiligingsrisico's beschermen

Hier wordt uitgelegd hoe elk onderdeel van een geïntegreerd communicatiesysteem 'met telefonie en vergaderingen' kan samenwerken.

IP-telefonie
Telefoonservice (inclusief kiestoon, doorschakelen, wacht, telefoonvergadering en andere standaardfuncties) die is aangesloten via uw gegevensnetwerk. Werknemers kunnen oproepen doorschakelen naar iedereen in het bedrijf, ongeacht hun locatie, en externe werknemers hebben toegang tot alle telefoonservices via een beveiligde VPN-aansluiting met het kantoor.

Software
De telefonie- en vergaderingssoftware stelt uw werknemers in staat om onder andere gemakkelijk telefonische vergaderingen op te zetten, presentaties te delen, elkaar te zien met behulp van videovergaderingen en elkaar direct berichten te sturen. Dit is allemaal beschikbaar met behulp van één, eenvoudig te gebruiken front end.

Aanwezigheidsoplossingen
Geen "telefoontikkertje" meer spelen of tijd verspillen om iemand te bereiken die niet op kantoor is. Met "Aanwezigheids"-toepassingen (die een real-time status verschaffen van iedereen die online is) kunt u real-time de beschikbaarheid, locatie en contactgegevens van een medewerker controleren.

Geïntegreerde berichtgeving
Stelt u zich eens voor dat al uw e-mail, voicemail en faxen rechtstreeks naar uw postvak IN zouden worden verstuurd. Dankzij geïntegreerde berichtgeving is dit mogelijk. Het is een gemakkelijke manier om in verbinding te staan met de hulpprogramma's die u dagelijks gebruikt.

Rich-media-vergaderingen
Met vergaderingsoplossingen kunnen externe medewerkers en teams vergaderingen houden via de telefoon, video of het web, of een combinatie van alle drie. Dankzij rich-media-vergaderingen kan iedereen overal gemakkelijker deelnemen en beter samenwerken.

Terug naar boven

Hoe bedrijven telefonie en vergaderingen toepassen

Met telefonie- en vergaderingstools kunt u uw communicatie verbeteren voor een betere klantenservice, stelt u uw werknemers in staat om onderweg te werken en geeft u uw partners toegang tot uw toeleveringstraject.

Hier zijn een aantal manieren waarop bedrijven de telefonie-, vergaderings- en geïntegreerde berichtgevingsoplossingen kunnen gebruiken:

Klantencontact

  • Bied klanten een eenvoudige, directe toegang tot uw bedrijf
  • Verschaf werkenemers direct alle klantgegevens in een pop-upvenster zodra een klant belt

Dankzij de callcentertechnologie voor klanten kan uw bedrijf als onderdeel van een geïntegreerde berichtgevingsoplossing een groot aantal contactopties bieden: telefoon, fax, e-mail of "klik-om-te-chatten". De oplossing brengt ze allemaal tezamen, zodat uw ondersteuningsteam sneller en doelgerichter service kan verlenen.

Mobiliteit

  • Toegang tot kantoor vanaf externe locaties, of het nu gaat om telefonie, video of gegevens
  • Een grote verscheidenheid aan opties voor externe vergaderingen
  • Verbeterde bereikbaarheid en reactiemogelijkheid voor mobiele werknemers

Werknemers zitten tegenwoordig niet meer alleen maar achter hun bureau, ze zijn op bezoek bij de klant, op het vliegveld, thuis of op een andere afdeling van uw bedrijf. Medewerkers kunnen alle inkomende zakelijke oproepen (naar mobiele telefoons, kantoortelefoons of tijdelijke externe telefoonnummers) samen laten komen in één bedrijfstelefoonnummer, en deze onmiddellijk ontvangen waar ze op dat moment werkzaam zijn.

Samenwerking

  • Eenvoudig toegang tot samenwerkingstools
  • Agenda en berichtgeving voor een eenvoudige coördinatie

Dankzij de telefonie-, vergaderings- en geïntegreerde communicatieoplossingen hebt u toegang tot de samenwerkingstools voor telefonische en webvergaderingen, video, voicemail en nog meer via één eenvoudig te gebruiken interface en een groot aantal verschillende bekabelde en draadloze apparaten.

Minder kosten, meer productiviteit

  • IP-telefoonsystemen helpen u geld te besparen op telefoonkosten
  • Een gecombineerd telefonie- en gegevensnetwerk maakt installatie en beheer eenvoudig
  • Dankzij geïntegreerde berichtgeving is er minder tijd nodig voor het beheren van berichten
  • Vergaderingen via de telefoon of het web verbeteren de productiviteit en zorgen voor lagere reiskosten

Terug naar boven

Aan de slag met telefonie en vergaderingen

Klaar om te beginnen? Hier volgt een zaken ter overweging:

De status van uw huidige netwerk
In het algemeen geldt dat nieuwere netwerken een sterkere basis vormen voor telefonie en vergaderingen. Als u het proces in gang zet, moet u aan het volgende denken:

  • Leeftijd - als uw netwerk ouder is dan vijf jaar, is de kans groot dat het zal moeten worden bijgewerkt.
  • Partnerinput - uw verkooppartner kan een analyse uitvoeren om de netwerkcapaciteit en geschiktheid van het netwerk te bepalen.

Uw telefoonsysteem
Als u overschakelt naar een IP-telefoonsysteem, wat gebeurt er dan met uw bestaande telefonische communicatiesysteem? U hoeft de PBX van uw bedrijf niet per s├ę te verwijderen: u kunt het in uw eigen tempo omzetten in een geïntegreerd netwerk. Dit stelt uw bedrijf in staat om zo snel of zo langzaam als u dat wilt over te schakelen naar het nieuwe IP-systeem.

Werknemers achter u krijgen
Als u als bedrijf uw investering wilt terugverdienen, moet u beschikken over een systeem dat werknemers ook daadwerkelijk zullen gaan gebruiken. Uw werknemers moeten dus het volgende begrijpen:

  • Waarom u deze wijzigingen doorvoert: werknemers zijn gemotiveerd om een nieuw systeem te gaan gebruiken en gaan beter om met aanpassingen die zij moeten maken als ze het belang inzien voor zichzelf en het bedrijf.
  • Wat zij moeten doen: mensen zijn gemotiveerder om te veranderen als bij deze veranderingen worden betrokken. Bespreek met uw werknemers de manieren waarop ze tijdens de transitie of na de voltooiing daarvan moeten werken of informatie moeten delen.
  • De voordelen: als uw werknemers de voordelen van telefonie en vergaderingen kunnen zien, is dat heel belangrijk. Bespreek deze voordelen herhaaldelijk door aan uw werknemers, zodat zij achter de wijzigingen zullen staan.

Training
Telefonie en vergadering openen nieuwe en krachtige manieren waarop uw werknemers informatie kunnen delen en met elkaar in contact kunnen blijven. Training is een snelle en eenvoudige manier om meer productiviteit en een betere communicatie te verkrijgen, en om tijd te besparen. Training is ook raadzaam om er zeker van te zijn dat deze tools ook volledig tot hun recht komen en dat werknemers ook maximaal kunnen profiteren van uw investering. Praat met uw verkooppartner over wat het beste moment is voor uw training en hoe uw team optimaal op de hoogte kan worden gebracht van de voordelen.

Beveiliging
Uw bedrijf hoort zijn infrastructuur, informatie en toepassingen te beschermen. Het plannen van een goede beveiliging zorgt voor een dekking waarmee bestaande en zich ontwikkelende bedreigingen kunnen worden afgewend.

  • Heeft u verschillende toegangsniveaus nodig voor verschillende leden van uw team?
  • Kunt u vanaf elke type apparaat controleren wie er toegang heeft tot informatie en netwerken?
  • Hoe beschermt het systeem bedrijfscommunicatie en wordt ongewenste toegang tot uw bedrijfsgegevens ingedamd?
  • Biedt uw oplossing op korte en lange termijn voldoende bescherming?

Terug naar boven

De 5 belangrijkste vragen aan uw partner over deze oplossing

Hier volgen vijf belangrijke vragen die u kunt stellen aan potentiële partners die MKB-oplossingen bieden:

  1. Specialiseert u zich op het werken met bedrijven in de MKB-sector? Cisco beschikt over een netwerk van gediplomeerde partners die zich speciaal richten op het verschaffen van technologische oplossingen en ondersteuning aan de MKB-sector. Veel van deze partners zijn zelf MKB-bedrijven, dus zij begrijpen als geen ander uw zakelijke uitdagingen en de doelen die u nastreeft. De gediplomeerde partners van Cisco hebben zich bewezen in gespecialiseerde technologieën. Ze beschikken over de training, ondersteuningsmogelijkheden en services om netwerkoplossingen voor uw bedrijf te ontwerpen, op te zetten en te optimaliseren. Tevens zijn ze op de hoogte van de allernieuwste software- en hardwareontwikkelingen, alsmede de op stapel staande Cisco-producten en -oplossingen.
  2. Wat voor een service en ondersteuning biedt u na de verkoop? Stel uw partner specifieke vragen over de ondersteuning die hij of zij kan bieden na de verkoop. Bijvoorbeeld: biedt de partner ondersteuning buiten kantooruren of ondersteuning in noodgevallen? Indien ja, op welke uren is deze ondersteuning beschikbaar? De specifieke ondersteuningsniveaus moeten zijn opgenomen in een serviceniveau-overeenkomst (SLA). Vergeet ook niet dat veel Cisco-partners onderscheiden technische ondersteuning bieden waarmee u altijd toegang hebt tot Cisco-engineers en een groot aantal technische bronnen.
  3. Hoe wordt de nieuwe oplossing geïntegreerd in mijn bestaande IT-omgeving? Een Cisco-partner kan uw bedrijfsbehoeften bespreken en uw huidige systemen en netwerkinfrastructuur analyseren. Daarna kan een Cisco-partner oplossingen presenteren die zijn afgestemd op uw huidige behoeften, de groei van uw bedrijf in de toekomst en uw budgetvereisten.
  4. Hoe kan ik met deze oplossing geld besparen en mijn kosten in de hand houden? Een end-to-end-oplossing van Cisco is eenvoudiger te onderhouden en te ondersteunen dan een oplossing van meerdere leveranciers. Daarnaast moet u bij het begroten van uw netwerkverbetering altijd rekening houden met de kosten van software die niet bij uw hardware wordt geleverd, onderhoud, training, ondersteuning, extra personeel (indien noodzakelijk) en andere factoren. Onderzoeksbureau Gartner schat dat deze indirecte kosten wel 60% vormen van de totale uitgaven aan technologie binnen een organisatie. Dit betekent dat u voor de meest gunstige totale bedrijfskosten het beste in zee kunt gaan met uw Cisco-partner.
  5. Wat moeten we doen om ons voor te bereiden? Vraag voor de installatie aan uw partner wat voor gegevens over uw netwerk, gebruikers, bedrijfsprocedures en beveiligingseisen hij of zij nodig heeft om het netwerk zo soepel mogelijk bij te werken. Vraag uw partner tevens wat de meest voorkomende vergissingen of uitdagingen zijn die bedrijven als het uwe kunnen tegenkomen bij het bijwerken van netwerken, en hoe u zich hiertegen kunt wapenen.

Vragen?

Neem contact op met een Cisco-partner voor meer informatie over wat u precies nodig hebt.

Terug naar boven

Laat ons u helpen

  • Cisco SMB Shop
  • Vind Internationale Contacten
  • Vind een Cisco-partner