المنتجات

ما تحتاج إلى معرفته حول الصوت والمؤتمرات

ما تحتاج إلى معرفته حول الصوت والمؤتمرات

الفيديو والمؤتمرات: ما هي طبيعتها
كيفية استخدام الشركات لميزات الصوت والمؤتمرات
الشروع في استخدام الصوت والمؤتمرات
أهم 5 أسئلة يترتب عليك طرحها على شريكك

الفيديو والمؤتمرات: ما هي طبيعتها

يؤدي دمج أنظمة الصوت والبيانات إلى تسهيل التواصل والمشاركة في المعلومات. سيكون باستطاعة أعضاء فريق العمل العثور على بعضهم بسرعة، أينما كانو، اكما سيتم توجيه العملاء والشركاء إلى أفضل الموارد بشكل سريع أيضاً من خلال توحيد شبكة الهواتف وأجهزة الكمبيوتر الموجودة في الشركة.

مع نمو أعمالك، ستتيح لك تقنية أساليب الاتصالات القائمة على بروتوكول الإنترنت IP إضافة موظفين جدد، مكاتب بعيدة، وموظفين عاملين من منازلهم بأدنى قدر من الجهد والتكاليف. في كل خطوة ينفذها فريق عملك، سيتلقى مساعدة أدوات الاتصالات التي يحتاج إليها من أجل المساعدة على تحقيق النجاح لأعمالك.

جمع كل الأمور معاً

لتفهم طبيعة أساليب الاتصال الموحدة، عليك أن تأخذ بعين الاعتبار كل الأدوات التي تستخدمها شركتك الآن: هاتف المكتب، الهاتف النقال، الفاكس، الإنترنت، والبريد الصوتي إضافة إلى احتمال وجود أجهزة أخرى. ثم فكّر في كل التطبيقات التي تستخدمها والتي تساعد على تحسين الإنتاجية: التقاويم، وعقد مؤتمرات واجتماعات مع العملاء، والبريد الإلكتروني والمراسلات. الآن أصبح باستطاعة كل هذه الأدوات أن تعمل معاً، عوضاً عن عملها كأدوات منفصلة ومتميّزة، بحيث تشكّل حلاً واحداً يسهّل الأمور التالية:

  • عقد الاجتماعات من مواقع بعيدة باستخدام تقنية الصوت، الفيديو، أو ويب
  • مساعدة أعضاء فريق العمل على العثور على بعضهم البعض بدون مطاردات هاتفية
  • الوصول إلى التقنيات الرئيسية عبر الأجهزة اللاسلكية
  • توصيل العملاء بالشخص المناسب وفي الوقت المناسب
  • السماح للموظفين بالعمل من أي مكان
  • إضافة موظفين جدد ودمجهم بسهولة مما يساهم في توفير الوقت والمال
  • حماية أعمالك من القراصنة، الفيروسات، والمخاطر الأخرى التي تحيط بالأمان

نقدم فيما يلي توضيحاً لكيفية عمل أجزاء نظام أساليب الاتصالات الموحدة معاً والتي تضم قدرات الصوت والمؤتمرات لتحقيق كل هذه الأمور.

التقنية الهاتفية باستخدام IP
خدمة هاتفية متصلة عبر شبكة بياناتك، وتشمل طنين الطلب، تحويل المكالمات، وضع المكالمات قيد الانتظار، المكالمات الجماعية (مؤتمرات)، وميزات أخرى. تتيح هذه الخدمة للموظفين تحويل المكالمات إلى أي شخص في الشركة، بغض النظر عن مكان تواجده، كما تتيح للعاملين عن بُعد الوصول إلى كل الخدمات الهاتفية عبر اتصال شبكة خاصة ظاهرية بالمكتب.

البرنامج
يتيح برنامج الصوت والمؤتمرات للموظفين إعداد المكالمات الجماعية أو المؤتمرات لعقد الاجتماعات، المشاركة في العروض التقديمية، مشاهدة بعضهم البعض عبر مؤتمرات الفيديو، المراسلة الفورية، وذلك من ضمن أمور أخرى. بإمكان هذه الأمور كلها أن تصبح متوفرة عبر نقطة انطلاق واحدة سهلة الاستخدام.

حلول لمشاكل الحضور
لم تعد هناك حاجة لإجراء مطاردات هاتفية ولا إضاعة الوقت للوصول إلى أحد الأشخاص المتواجدين خارج المكتب. تطبيقات "الحضور" (التي توفر حالة الأشخاص المتصلين بالإنترنت في الوقت الحقيقي) تتيح لك التحقق من توفر زميل في العمل في الوقت الحقيقي بالإضافة إلى التحقق من موقع تواجده ومن المعلومات المتعلقة بكيفية الاتصال به.

المراسلات الموحدة
تخيّل حصولك على كل بريدك الإلكتروني، رسائلك الصوتية، والفاكسات مباشرة من بريدك الإلكتروني. ميزة المراسلات تتيح لك ذلك، مما يوفر لك طريقة سهلة للبقاء على تواصل مع الأدوات التي تستخدمها بشكل يومي.

مؤتمرات غنية بالوسائط
تتيح حلول المؤتمرات للعاملين عن بُعد وفرق العمل عقد مؤتمرات باستخدام قدرات الصوت، الفيديو، وويب أو مزيج من هذه القدرات الثلاث. تمكّن المؤتمرات الغنية بالوسائط عقد اجتماعات يمكن خلالها للكل المشاركة بطريقة سهلة وكذلك التعاون بشكل أفضل.

عودة للأعلى

كيفية استخدام الشركات لقدرات الصوت والمؤتمرات

تعمل أدوات الصوت والمؤتمرات على تحسين الاتصالات من أجل خدمة العملاء بشكل أفضل، وتمكين الموظفين من العمل أثناء التنقل إضافة إلى تزويد الشركاء بالوصول إلى سلسلة التزويد.

فيما يلي بعض الطرق التي توضح كيفية استفادة الشركات من حلول الصوت والمؤتمرات وأساليب الاتصالات الموحدة:

الاتصال بالعملاء

  • توفير وصول العملاء السهل والفوري إلى شركتك
  • عرض معلومات متعلقة بالعميل على شاشة الموظفين عند اتصال العميل

من خلال تقنية مركز الاتصال بالعملاء، كجزء من حل أساليب الاتصالات الموحدة، تستطيع شركتك توفير مجموعة من خيارات الاتصال بالعملاء عبر الهاتف أو الفاكس، البريد الإلكتروني، أو ميزة "النقر للتحادث". يعمل الحل على ربط كل هذه الخيارات معاً لتمكين فريق العمل لديك من توفير خدمات سريعة وموجهة.

قابلية التحرك

  • تمكين الوصول إلى المكتب من مناطق بعيدة، سواء عبر الصوت، الفيديو، أو البيانات
  • توفير خيارات غنية لعقد المؤتمرات عن بُعد
  • تحسين إمكانية الوصول إلى العاملين عن بُعد وتحسين سرعة استجابتهم

لم يعد الموظفون يعملون في مكاتبهم فقط، فهم يعملون في الخارج ويعقدون اجتماعات مخصصة لعقد صفقات بيع ويتواجدون في المطار والمنزل أو في نواحي أخرى ضمن الشركة. باستطاعة العاملين دمج كل مكالماتهم الواردة الخاصة بالأعمال (إلى الهواتف النقالة أو هاتف المكتب المنزلي أو أي هاتف مؤقت يُستخدم للعمل من المنزل) ضمن رقم هاتف واحد مخصص للأعمال وهكذا يمكنهم تلقي هذه المكالمات من أي مكان كانوا يعملون فيه.

التعاون

  • وصول سهل إلى أدوات التعاون
  • استخدام التقويم والمراسلات لتسهيل التنسيق

تمكّن حلول الصوت، المؤتمرات، وأساليب الاتصالات الموحدة الوصول إلى أدوات التعاون الضرورية لعقد الاجتماعات والمؤتمرات عبر الصوت وويب، الفيديو، البريد الصوتي وغير ذلك ضمن واجهة واحدة سهلة الاستخدام على مجموعة من الأجهزة السلكية واللاسلكية.

تخفيض التكاليف وتحسين الإنتاجية

  • تساعدك هواتف IP على توفير التكاليف المترتبة على رسوم الهاتف
  • تسهّل الشبكة التي تجمع ما بين الصوت والبيانات عمليتي التثبيت والإدارة
  • تخفض المراسلات الموحدة فترة الوقت التي تستغرقها إدارة الرسائل
  • تؤدي المؤتمرات التي تتم بواسطة الصوت وويب إلى تحسين الإنتاجية إضافة إلى تخفيض تكاليف السفر

في الواقع، قد ساهمت الشبكة التي تجمع الصوت والبيانات في توفير مبالغ تصل إلى آلاف الدولارات سنوياً في مصاريف المكالمات البعيدة وفي التكاليف الإدارية وتكاليف السفر، مما عزّز الوصول إلى إنتاجية أكبر.

عودة للأعلى

البدء في استخدام الصوت والمؤتمرات

هل أنت جاهز للبدء؟ إليك لائحة بالأمور التي عليك أخذها بعين الاعتبار:

حالة شبكتك الحالية
كقاعدة عامة، توفر الشبكات الجديدة أساساً أقوى لقدرات الصوت والمؤتمرات. مع البدء بالعملية، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

  • العمر ـ إذا كان عمر شبكتك يتجاوز الخمس سنوات، فهناك احتمال كبير بأن تكون بحاجة إلى تجديد.
  • معلومات بائع التجزئة ـ باستطاعة بائع التجزئة أن يجري تقييماً لتحديد سعة الشبكة ودرجة جهوزيّتها.

نظام الهاتف الذي تستخدمه
إذا كنت بصدد الانتقال إلى نظام هاتف IP، فما هو مصير نظام الاتصالات الصوتية الموجود؟ لست بالضرورة إلى إزالة شبكة الهاتف الخاصة PBX؛ يمكنك الانتقال إلى شبكة موحدة وفق ما تحدده. هذا الأمر سيسمح لشركتك بالانتقال إلى نظام هاتف IP الجديد وفق ما تحدده.

التزام الموظفين
لكي تتمكّن شركتك من تحقيق عوائد على استثماراتها، ستحتاج إلى نظام سيستخدمه الموظفون بالفعل. ساعد موظفيك على تفهم:

  • الأسباب التي تدعوك إلى إدخال هذه التغييرات - يشكل استخدام نظام جديد حافزاً مشجعاً للموظفين كما أنهم يتقبّلون أية تعديلات يتم إدخالها إذا ما تفهموا الأهمية الكامنة وراءها بالنسبة لهم وللشركة على حد سواء.
  • ما يحتاجون إلى القيام به - يميل الأشخاص إلى الاستثمار في التغييرات التي يشاركون في إحداثها. شارك مع موظفيك في بحث الطرق التي ترغب في أن يعملوا من خلالها أو شارك معهم في المعلومات أثناء مرحلة الانتقال أو بعد اكتمالها.
  • كيفية استفادتهم ـ الفائدة التي ستنتج عن استخدام قدرات الصوت والمؤتمرات ستكون ملحوظة. كرر هذه الفوائد على الموظفين مما يحملهم على الترحيب بالتغيير القادم.

التدريب
تفتح قدرات الصوت والمؤتمرات الطريق أمام طرق جديدة ومساعدة تتيح للموظفين المشاركة في المعلومات والبقاء على اتصال. سيوفر التدريب وصولاً سهلاً وسريعاً إلى الإنتاجية المتزايدة والاتصالات المحسّنة وتوفير الوقت. يُنصح بالتدريب لضمان الاستفادة من هذه الأدوات بشكل تام بالإضافة إلى اكتساب الموظفين أهم الفوائد من الاستثمار الذي أجريته. استشر شريك بيع التجزئة حول التوقيت الأفضل لإجراء التدريب وكيفية توصيل الفوائد لفريق العمل لديك.

الأمان
تحتاج شركتك إلى حماية بنيتها التحتية، معلوماتها، وتطبيقاتها. التخطيط لإقامة نظام أمان جيد يضمن التغطية المناسبة من أجل مقاومة التهديدات الحالية والناشئة.

  • هل أنت بحاجة إلى مستويات وصول مختلفة لمختلف أعضاء فريق العمل؟
  • هل ستكون قادراً على مراقبة الأشخاص الذين سيتوفر لديهم الوصول إلى المعلومات والشبكات انطلاقاً أي نوع من أنواع الأجهزة؟
  • ما هي الطريقة التي سيعمل من خلالها النظام على حماية اتصالات الشركة وتقييد الوصول غير المرغوب فيه إلى معلومات الشركة؟
  • هل يوفر الحل الذي اعتمدته الحماية على المدى القريب و والمدى البعيد؟

عودة للأعلى

أهم 5 أسئلة يترتب عليك طرحها على شريكك حول هذا الحل

إليك 5 أسئلة عليك طرحها على الشركاء المحتملين الذين يوفرون الحلول المصمّمة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB):

  1. هل أنت متخصّص في التعامل مع الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB)؟ تتوفر لدى سيسكو شبكة من الشركاء المعتمدين الذين يركزون بشكل خاص على توفير الحلول التقنية بالإضافة إلى دعم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB). عدد كبير من هؤلاء الشركاء هم أصحاب شركات صغيرة ومتوسطة الحجم، لذا فهم على إلمام بالتحديات المهنية التي تواجهها وكذلك الأهداف الراسخة في ذهنك. وقد أثبت الشركاء المعتمدون من قِبل سيسكو مؤهلاتهم في التقنيات التخصصية. فقد تلقوا كل ما يحتاجون إليه من تدريب ودعم وخدمات بحيث يمكنهم تصميم حلول الشبكات المصمّمة خصيصاً لأعمالك ونشر هذه الحلول وتحسينها. كما أنهم على اطلاع دائم على أحدث التغييرات التي يتم إدخالها على البرامج والأجهزة بالإضافة إلى المنتجات والخدمات التي ستطرحها سيسكو قريباً في الأسواق.
  2. ما هو نوع الخدمة والدعم الذي تقدمه بعد الانتهاء من عملية البيع؟ اطرح على شريكك أسئلة مفصلة حول الدعم الذي يمكنه تقديمه لك بعد إتمام عملية البيع. على سبيل المثال: هل يقدم الشريك الدعم بعد ساعات العمل أو في الحالات الطارئة؟ إذا كان الأمر كذلك، ففي أي وقت من الأوقات سيكون ذلك الدعم متوفراً؟ يجب أن يتم تفصيل مستويات الدعم المعيّنة في اتفاقية مستويات الخدمات (SLA) كما عليك أن تأخذ بعين الاعتبار قيام العديد من شركاء سيسكو بتقديم خدمة الدعم الفني الحائزة على الجوائز في مجالها، والتي توفر الوصول في أي وقت من الأوقات إلى مهندسي سيسكو وإلى مجموعة واسعة من الموارد التقنية.
  3. كيف يمكن لهذا الحل أن يتكامل مع بيئة تقنية المعلومات الموجودة لديّ؟ باستطاعة الشريك المعتمد من قِبل سيسكو مناقشة متطلباتك المهنية وتقييم الأنظمة التي تستخدمها حالياً والبنية التحتية لشبكتك. وانطلاقاً من هنا، سيكون باستطاعة الشريك المعتمد من قِبل سيسكو تقديم خيارات الحل التي تعمل على تلبية احتياجاتك التي تعتبر ضرورية اليوم، وتنمو بشكل متوازٍ مع نمو أعمالك مع مرور الوقت، والتي تتناسب مع متطلبات ميزانيتك.
  4. كيف يمكن لهذا الحل مساعدتي على توفير المال ومراقبة مصاريفي؟ حل شامل توفره سيسكو أكثر سهولة من حيث المحافظة عليه ودعمه من حل آخر يقدمه باعة متعددون. كذلك الأمر، عند تخصيص مبالغ في ميزانيتك للتحسينات المطلوب إدخالها على الشبكة، عليك أن تأخذ دوماً في الحسبان التكاليف الخاصة بأية برامج غير مضمّنة في مشتريات الأجهزة؛ والصيانة؛ والتدريب، والدعم، وموظفين إضافيين (عند الحاجة إليهم)؛ وعوامل أخرى. بحسب تقدير شركة الأبحاث غارتنير، فإن هذه التكاليف غير المباشرة تشكل نسبة تصل لغاية 60% من إجمالي النفقات المخصصة للتقنيات في المؤسسة. ونتيجة لذلك، يمكنك تحقيق أفضل مستوى ممكن لإجمالي تكلفة الملكية من خلال تعاملك مع الشريك المعتمد من قِبل سيسكو.
  5. ما هي العناصر التي نحتاج إلى تجهيزها؟ قبل التثبيت، استفسر لدى شريكك عن المعلومات التي يحتاج تزويده بها حول الشبكة والمستخدمين والإجراءات المهنية ومتطلبات الأمان لإجراء عملية ترقية للشبكة تتميّز بأكبر قدر ممكن من السلاسة. كما استفسر لدى شريكك عن الأخطاء أو التحديات الشائعة التي تواجهها شركات مثل شركتك لدى إجراء عملية ترقية للشبكة، وكيفية تجهيز نفسك لمواجهتها.

هل لديك أسئلة؟

اتصل بشريك معتمد من قِبل سيسكو لمعرفة المزيد والحصول على ما تحتاجه تماماً.

عودة للأعلى