Smart Business Roadmap

Integrar las comunicaciones de voz y datos en una misma red puede simplificar la administración de TI y ahorrar dinero.

Comenzar a implementar una red convergente es una labor mucho menos abrumadora que poner en marcha un nuevo negocio. Sin embargo, igual que para un plan de negocios de éxito, una red satisfactoria requiere estrategias eficaces y cifras realistas.

Hace veinte años, no se pondría en funcionamiento un negocio sin contar con un sistema telefónico. Hace diez años, no se abriría un negocio sin computadoras. ¿Cuáles son las herramientas de comunicación imprescindibles si se desea comenzar un negocio hoy día? ¿Teléfonos? ¿Computadoras? ¿Acceso a Internet? ¿Correo electrónico? ¿Aplicaciones comerciales? ¿Acceso inalámbrico? Ahora puede simplificar la decisión haciendo converger todas sus herramientas de comunicación en una sola red.

Comunicaciones convergentes

Los tiempos en los que para iniciar un negocio había que diseñar, implementar y administrar dos redes diferentes para las comunicaciones de voz y datos están desapareciendo gracias a las capacidades de las tecnologías de Comunicaciones IP.

"Ya no se necesitan sistemas independientes para voz y datos", comenta Lance Reid, director general de NetLogic, partner de SMB Select con certificación Premier de Cisco especializado en redes convergentes. "La tecnología actual permite combinar los dos sistemas en la misma red, con lo que existe una sola infraestructura, se reducen los costos y se requieren menos cambios. Si empieza desde cero, tiene sentido aprovechar esta funcionalidad".

Es una nueva ecuación matemática tecnológica: uno más uno es igual a uno. Una red convergente puede ayudarle a ahorrar dinero de dos formas:

• Reduce el gasto de capital porque está instalando una infraestructura de red en lugar de dos
• Disminuye los gastos operativos porque su personal de TI sólo necesita ofrecer soporte a una red

Analizar los costos: iniciales y futuros

Tenga presentes estas consideraciones al evaluar las soluciones de comunicaciones:

• Compare el costo inicial de una red convergente (incluidos los routers, switches, software, infraestructura única de cableado y teléfonos IP) con el de redes diferentes para datos y voz (incluidos los routers, switches, software, dos infraestructuras de cableado y teléfonos tradicionales, además del servicio telefónico y un sistema PBX o servicio Centrex). El costo de una red convergente puede ser mucho menor.
• Compare los costos continuos de administración del sistema, incluidos el mantenimiento y las tareas de administración de la red, como trasladar, agregar y cambiar las computadoras y los teléfonos de los usuarios. Con las comunicaciones IP, agregar o trasladar usuarios no cuesta nada, y es una tarea tan sencilla como enchufar los teléfonos IP a la red. Con un sistema PBX tradicional, cada cambio requiere un recableado costoso que debe realizar la compañía telefónica.
• Evalúe la posibilidad de subcontratar la administración de su red convergente utilizando los servicios de un proveedor de servicios administrados para ahorrar costos de mano de obra y parte de los gastos de capital; esto puede resultar bastante económico para las compañías más pequeñas que tienen recursos limitados de personal de telefonía y TI.
• Prevea la trayectoria de crecimiento de su compañía. ¿Qué sucederá cuando su negocio comience a crecer? ¿Y qué pasa si sus competidores comienzan a usar aplicaciones de VoIP, como las de administración de relaciones con el cliente habilitadas mediante IP, que les ofrecen una ventaja competitiva? Es más fácil actualizar un sistema convergente que dos sistemas diferentes.

"Aun cuando no quiera comprar teléfonos IP hoy mismo, estará comprando equipos que los admitirán en el futuro", sugiere Reid. "Al adquirir los switches y routers, asegúrese de que sean compatibles con las funciones avanzadas que quizá desee añadir en el futuro".

Evaluar los usos y aplicaciones

Al evaluar el rendimiento de la inversión de una red convergente, la cuestión que se plantea es, ¿cómo la usaré? A medida que las aplicaciones de VoIP se ponen a disposición de una variedad de funciones comerciales, la respuesta más frecuente será, que para incrementar la productividad mediante un funcionamiento más eficiente. Por ejemplo, si su compañía recibe comunicaciones importantes por correo electrónico, fax y correo de voz, una aplicación de mensajería unificada puede mejorar la productividad de los empleados, tanto dentro de las instalaciones como a distancia. Puesto que todos los mensajes individuales aparecen en una misma bandeja de entrada (correo electrónico, fax y voz), los empleados pueden ver todos sus mensajes a la vez, y leerlos y escucharlos selectivamente para responder en el formato que mejor les parezca.

La posibilidad de guardar los archivos de voz y de datos en una misma carpeta puede mejorar en particular la eficiencia del equipo de ventas y otros empleados que tienen que manejar muchas consultas, tareas de colaboración y documentos.

¿Serían sus empleados más eficientes si pudieran conectarse de forma inalámbrica a la red de la compañía? La conexión de redes inalámbrica se está convirtiendo en una aplicación clave para el equipo de ventas y para los técnicos de servicio de campo, así como para los trabajadores de almacenes, atención sanitaria y la construcción. La conexión de redes inalámbrica puede ser otra capacidad incluida en la implementación de una nueva red convergente.