Lo que usted necesita saber sobre voz y conferencia

Sistemas de voz y conferencias: Conceptos
Cómo utilizan los negocios los sistemas de voz y conferencias
Introducción a los sistemas de voz y conferencias
5 preguntas principales que realizar a su Socio de Negocios

Sistemas de voz y conferencias: Conceptos

La combinación de los sistemas de voz y datos de la compañía facilita la forma de ponerse en contacto y de compartir información. Al unificar las redes telefónicas e informáticas de la empresa, los miembros de un equipo pueden ponerse en contacto fácilmente, estén donde estén, y los clientes actuales y potenciales pueden dirigirse rápidamente a los recursos más adecuados.

Mientras su negocio crece, la tecnología de comunicaciones basada en IP permite agregar nuevos empleados, oficinas remotas y teletrabajadores con mínimo esfuerzo y dinero. En cada paso, su equipo tiene las herramientas de comunicación necesarias para ayudarle a que su negocio tenga éxito.

Unión de todos los elementos

Para comprender las comunicaciones unificadas, tenga en cuenta todas las herramientas que su negocio utiliza actualmente: teléfono de la oficina, teléfono móvil, fax, Internet, correo de voz, entre otros. A continuación, piense en todas las aplicaciones de productividad que utiliza: calendarios, clientes de conferencias y reuniones, correo electrónico y mensajería. Ahora, en lugar de utilizar herramientas diferentes y por separado, estarán funcionando todas de forma conjunta como una solución que facilita las siguientes acciones:

La celebración de reuniones desde ubicaciones remotas utilizando audio, video o tecnología Web
Ayuda a los miembros del equipo a localizarse entre ellos inmediatamente. Se olvidarán de la "busqueda" telefónica
El acceso a tecnologías clave mediante los dispositivos inalámbricos.
La posibilidad de conectar a los clientes con la persona adecuada en el momento justo.
Permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar
Añadir e integrar a nuevos empleados ahorrando tiempo y dinero
Proteger su negocio de piratas informáticos, virus y otros riesgos de seguridad

A continuación se describe cómo cada parte de un sistema de comunicaciones unificadas con sistemas de voz y conferencias funciona de forma conjunta.

Telefonía IP
Servicio telefónico: incluyendo tonos, transferencia y retención de llamadas, conferencias y otras características estándar: todas conectadas mediante la red de datos. Los empleados pueden transferir llamadas a cualquier persona de la compañía, independientemente de la ubicación; los empleados remotos tienen acceso a todos los servicios telefónicos mediante una conexión VPN (Virtual Private Network, Red privada virtual) con la oficina.

Software
El software de voz y conferencias permite a sus empleados configurar fácilmente las llamadas en conferencia para reuniones o presentaciones; también permiten a los participantes de la conferencia verse y enviarse mensajes instantáneamente, entre otros. Todo esto estará disponible a través de un servidor único muy fácil de utilizar.

Soluciones de presencia
Olvídese de la "busqueda" telefónica y del tiempo perdido intentado contactar a alguien que está fuera de la oficina. Las aplicaciones de "presencia" (que proporcionan el estado en tiempo real de los usuarios disponibles online) permite comprobar la disponibilidad, ubicación e información de contacto de un colaborador en tiempo real.

Mensajería unificada
Imagine que puede obtener todo su correo electrónico, mensajes de voz y faxes directamente desde su casilla de correo. La mensajería unificada permite todo esto y le proporciona una forma fácil de permanecer conectado con las herramientas que utiliza diariamente.

Conferencias con medios de alta calidad
Las soluciones de conferencias permiten a los equipos y trabajadores remotos realizar conferencias utilizando voz, video o la Web o bien una combinación de las tres. Las conferencias de alta calidad permiten la realización de reuniones en las que todos pueden participar fácilmente y colaborar mejor.

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Cómo utilizan los negocios los sistemas de voz y conferencias

Las herramientas de voz y conferencias mejoran las comunicaciones y le ayudan a proporcionar un servicio mejorado al cliente, permiten a los empleados atender sus innumerables obligaciones y proporcionan acceso a la cadena de suministro a sus Socio de Negocioss.

A continuación se describen algunas de las formas en las que los negocios aprovechan las soluciones de voz, conferencias y comunicaciones unificadas:

Contacto con el cliente

Proporciona a los clientes un acceso fácil e instantáneo a su negocio
Presentación emergente inmediata de la información del cliente en la pantalla del empleado conforme llama el cliente

Con la tecnología del centro de contacto del cliente como parte de una solución de comunicaciones unificadas, su compañía puede ofrecer una gran variedad de opciones de contacto telefónico, por fax, por correo electrónico o por chat. La solución une todas estas opciones para permitir a su equipo de soporte proporcionar un servicio más rápido y más centralizado.

Movilidad

Permite el acceso a la oficina desde las áreas remotas, ya sea mediante voz, video o datos
Proporciona opciones de alta calidad para realizar conferencias remotas
Mejora la capacidad de respuesta y alcance del trabajador móvil

Los empleados no sólo trabajan desde sus escritorios, también atienden ventas solicitadas por teléfono, se desplazan al aeropuerto, trabajan desde su casa o desde otras áreas de la compañía. Los trabajadores pueden consolidar todas sus llamadas comerciales entrantes (a teléfonos móviles, teléfonos de la oficina o de la casa o cualquier teléfono de teletrabajo temporal) en un único número de teléfono comercial e inmediatamente recibirlas en el lugar en el que estén trabajando.

Colaboración

Fácil acceso a las herramientas de configuración
Aplicaciones de calendario y mensajería para facilitar la coordinación

Las soluciones de voz, conferencias y comunicaciones unificadas permiten acceder a las herramientas de colaboración necesarias para celebrar reuniones, conferencias Web y de voz, video, correo de voz, entre otras, mediante una sencilla interfaz única en una variedad de dispositivos alámbricos e inalámbricos.

Costos reducidos, productividad mejorada

Los sistemas telefónicos IP le ayudarán a ahorrar los costos telefónicos
Una red combinada de voz y datos simplifica la instalación y administración
La mensajería unificada reduce la cantidad de tiempo empleado en administrar mensajes
Los sistemas de conferencias Web y de voz mejoran la productividad y reducen los costos de desplazamiento

De hecho, el uso de una red combinada para voz y datos ha ahorrado a algunas compañías miles de dólares anuales en llamadas de larga distancia, costos administrativos y gastos de viaje y ha impulsado una mayor productividad.

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Introducción a los sistemas de voz y conferencias

¿Está preparado para empezar? Tenga en cuenta los siguientes puntos:

El estado de la red actual
Como regla general, las redes más recientes proporcionan unas bases más sólidas para los sistemas de voz y conferencias. Cuando inicie el proceso, tenga en cuenta:

Antigüedad: Si la red tiene más de cinco años, ésta es una buena oportunidad para actualizarla.
Retroalimentación de Socio de Negocios: Su Socio de Negocios puede realizar una evaluación para determinar la capacidad y disposición de la red.

El sistema telefónico
Si se está desplazando a un sistema telefónico IP, ¿qué hace con su sistema de comunicaciones de voz existente? No es necesario que elimine la PBX de la compañía, puede migrarla a una red unificada paulatinamente. Esto permitirá a su compañía desplazarse al nuevo sistema telefónico IP de forma progresiva.

Adquisiciones por parte de los empleados
Para que su compañía obtenga beneficios en sus inversiones, necesitará tener un sistema que los empleados realmente utilicen. Sus empleados deben comprender:

El motivo por el que se están realizando los cambios: Los empleados estarán motivados para utilizar un nuevo servicio y aceptar cualquier ajuste que les afecte si comprenden la importancia del cambio y lo que supondrá para ellos y para la compañía.
Acciones que deben realizar: Las personas se motivan más con los cambios en los que están implicados. Comparta con sus empleados las formas en las que usted necesita que ellos trabajen o compartan información durante la transición y hasta su total finalización.
Beneficios que obtendrán: Las ganancias que recibirán por los sistemas de voz y conferencias serán significativas. Comunique estos beneficios continuamente a los empleados para que acojan el cambio con actitud positiva.

Capacitación
Los sistemas de voz y conferencias abren una puerta a nuevas formas en las que los empleados comparten información y se mantienen en contacto. La capacitación proporciona un acceso rápido y fácil a la productividad aumentada, comunicaciones mejoradas y ahorro de tiempo. Se recomienda realizar la capacitación para asegurarse de que se aprovechan al máximo estas herramientas y que los empleados obtienen un considerable beneficio de sus inversiones. Hable con su Socio de Negocios sobre el momento ideal de la capacitación y sobre cómo comunicar mejor los beneficios a su equipo.

Seguridad
Su compañía necesita proteger su infraestructura, información y aplicaciones. La planificación de seguridad adecuada asegura que esta cobertura está lista para impedir las amenazas actuales y emergentes.

¿Necesita diferentes niveles de acceso para varios miembros de su equipo?
¿Podrá controlar quién accede a la información y a las redes desde cualquier tipo de dispositivo?
¿Cómo protege el sistema las comunicaciones de la compañía y restringe el acceso no deseado a la información de la compañía?
¿Su solución proporciona protección a corto y largo plazo?

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5 preguntas principales que realizar a su Socio de Negocios sobre esta solución

A continuación, se muestran las cinco preguntas clave que puede realizar a los Socio de Negocioss potenciales que ofrecen soluciones para PYMEs.

¿Está especializado en el trabajo con pequeñas y medianas empresas (PYMEs)? Cisco dispone de una red de Socio de Negocioss certificados que se centran específicamente en suministrar soluciones de tecnología y soporte para PYMEs. Muchos de estos Socio de Negocioss son PYMEs, por lo que comprenden perfectamente los retos empresariales a los que se debe enfrentar y los objetivos que tiene. Los Socio de Negocioss certificados de Cisco han comprobado sus aptitudes en tecnologías especializadas. Disponen de la capacitación, el soporte y los servicios necesarios para diseñar, implementar y optimizar las soluciones de red para su negocio. Se mantienen siempre actualizados con los últimos cambios de software y hardware, así como con los próximos productos y soluciones de Cisco.
¿Qué tipo de servicio y soporte ofrece después de la venta? Realice preguntas detalladas a su Socio de Negocios sobre el soporte que puede ofrecer después de la venta. Por ejemplo: ¿Ofrece el Socio de Negocios soporte de emergencia o fuera del horario de oficina? En caso afirmativo, ¿cuál es el horario de disponibilidad de soporte? Los niveles de soporte específicos se deben detallar en un acuerdo de nivel de servicio (SLA). Tenga también en cuenta que muchos Socio de Negocioss de Cisco ofrecen un servicio de soporte técnico que ofrece acceso permanente a los ingenieros de Cisco y una amplia gama de recursos técnicos.
¿Cómo se integrará esta nueva solución con mi entorno de TI? Los Socio de Negocioss de Cisco pueden analizar los requisitos de su negocio y evaluar los sistemas actuales y la infraestructura de red. A partir de este punto, los Socio de Negocioss de Cisco pueden presentar las opciones de soluciones que satisfarán sus necesidades actuales, crecerán con su negocio a lo largo del tiempo y se ajustarán a sus requisitos de presupuesto.
¿Cómo me ayudará esta solución a ahorrar dinero y a controlar mis costos? El mantenimiento de las soluciones de extremo a extremo de Cisco es más sencillo que el de las soluciones de varios proveedores. Además, al realizar el presupuesto de mejora de la red, tienen siempre en cuenta el costo de cualquier software no incluido en las adquisiciones de hardware, de mantenimiento, capacitación, soporte, personal adicional (si es necesario), entre otros factores. La empresa de investigación Gartner calcula unos costos indirectos de hasta el 60% de los gastos totales en tecnología de la organización. Como resultado, al trabajar con su Socio de Negocios de Cisco, podrá obtener el mejor TCO posible.
¿Qué tenemos que hacer para prepararnos? Antes de la instalación, pregunte a su Socio de Negocios qué información necesita que le proporcione sobre su red, usuarios, procedimientos de negocio y requisitos de seguridad para que la actualización de la red sea lo más gradual posible. Pregunte también a su Socio de Negocios cuáles son los errores y retos más comunes a los que se enfrentan los negocios como el suyo al actualizar sus redes y cómo debe prepararse para superarlos.