Mejorar el trabajo en equipo para optimizar la competitividad

Por Michael Astle

Las empresas en crecimiento que aprendieron a trabajar en equipo logran sorprendentes resultados. Cuentan con un mayor dinamismo, toman decisiones más fundadas y son más competitivas.

El trabajo en equipo debería ser algo natural en las empresas en crecimiento. Con un número pequeño de empleados en sólo una o pocas ubicaciones geográficas, la comunicación y el trabajo en equipo para lograr una meta común parecerían sencillos. Sin embargo, el trabajo en equipo no suele ser algo natural.

Las empresas en crecimiento enfrentan el mismo imperativo de trabajar en equipo que las grandes empresas internacionales, a fin de fortalecer su ventaja competitiva, mejorar su eficiencia operativa y aumentar sus márgenes de ganancia, y también enfrentan los mismos retos. Según un estudio reciente realizado por The Economist Intelligence Unit entre 394 ejecutivos, las empresas que adoptaron la cultura de la colaboración, la confianza y el deseo de trabajar en equipo siguen careciendo de los procesos, los parámetros de medición y los incentivos necesarios para colaborar de manera eficaz. Cuando se implementan esos componentes fundamentales, las empresas en crecimiento pueden medir sus resultados exitosos y trabajar en equipo con mayor eficacia.

Consideremos, por ejemplo, el caso de una agencia de publicidad, Unit 7, que participó en el estudio. Antes de adoptar una estrategia de colaboración que resolviera los problemas entre los gerentes de cuentas y el personal creativo, esta empresa enfrentaba enormes dificultades para conquistar nuevos clientes y para mantener los existentes. Las tensiones entre los dos equipos se traducían en una comunicación cada vez más limitada y poco frecuente, por lo que aumentaba el resentimiento, decaía el estado de ánimo general y, lo peor de todo, se respondía a los clientes con una terrible lentitud.

"El lado creativo era invisible aquí", señaló Joe Gupani, director creativo de la firma. Al darse cuenta de que las cosas tenían que cambiar para mejorar su imagen, y aumentar sus ingresos, Unit 7 contrató a una antropóloga empresarial para que analizara la situación y recomendara cambios.

¿Qué hizo Marsha Shenk, la antropóloga? No hizo más que recomendar un cambio radical de la manera en que los empleados de la compañía se comunicaban y colaboraban. Shenk identificó dos aspectos clave para el éxito: por un lado, el personal creativo necesitaba tener más participación en las decisiones estratégicas y de trabajo con las cuentas, y por el otro, debía eliminarse el antiguo proceso jerárquico de toma de decisiones que tenía la firma, en que la participación de los empleados de niveles básicos era escasísima.

Para plasmar el nuevo énfasis en la colaboración, la empresa también realizó cambios físicos: un nuevo nombre y un espacio de oficina más moderno y más abierto que estimulaba a los empleados a dialogar con más frecuencia y no sólo en las reuniones formales. Además, la empresa creó el nuevo cargo de “director de colaboración”, que tenía encomendada la tarea de reunir a los equipos de distintas áreas y seguir sus avances.

Los resultados son sorprendentes. Ahora, el equipo creativo participa con entusiasmo en la gestión de las cuentas y comprende mejor las necesidades y los deseos de cada cliente. Este trabajo en equipo no sólo ha permitido a Unit 7 producir trabajos de mayor calidad y con más rapidez, sino que también ha fortalecido el prestigio de la firma, lo que se tradujo en nuevas oportunidades de negocios y mayores ingresos. Por ejemplo, una compañía de tarjetas de crédito, que estaba evaluando la posibilidad de cambiar de agencia de publicidad, renovó su contrato con Unit 7 después de que el personal creativo y de cuentas impresionara al cliente con su trabajo en equipo y su amplio abanico de ideas. En otro caso, un importante proveedor de servicios médicos seleccionó a Unit 7 porque la agencia logró generar y presentar varias ideas sólidas de marketing con rapidez.

Además, la agencia incorporó empleados y grupos que en el pasado no habrían tenido nada que ver con el proceso de generación de ideas. Los gerentes de cuentas de nivel inicial comenzaron a participar en las reuniones de estrategia con los ejecutivos de alto rango. Hasta el CFO de la agencia hizo sugerencias para la campaña publicitaria de un cliente que la agencia incorporó con increíbles resultados.

Debido al claro compromiso con la colaboración de la alta dirección, los procesos definidos y los parámetros para medir los resultados, los efectos positivos de un enfoque del negocio basado en la colaboración se multiplicaron en todos los niveles de la organización. El efecto más mencionado: la capacidad de la empresa para tomar decisiones con más rapidez, lo que aumenta su dinamismo en un entorno empresarial competitivo.

Para las empresas en crecimiento como Unit 7, el uso de tecnologías de colaboración es imprescindible a la hora de aumentar el dinamismo y mejorar la toma de decisiones. ¿Por qué? Porque necesitan aprovechar todas las ventajas que pueden conseguir en el entorno empresarial ultracompetitivo de hoy en día. Las tecnologías de colaboración no sólo crean puentes que eliminan las distancias entre distintas sedes de una empresa (lo que mejora la colaboración interna), sino que también facilitan y agilizan el trabajo en equipo con partners, proveedores y clientes.

La clave es encontrar las herramientas adecuadas para cada tipo de colaboración. Tomemos, por ejemplo, el caso de Unit 7. Uno de los objetivos de la colaboración que habían definido los gerentes era incluir los empleados que en el pasado no participaban en el proceso de generación de ideas y con ello crear una organización más plana. Las tecnologías de colaboración que permiten compartir y comunicar ideas entre un grupo, como los wikis y las herramientas de uso compartido de documentos, sirven de apoyo para lograr este objetivo. Los empleados de nivel inicial pueden hacer visibles sus ideas con facilidad y los gerentes de alto rango pueden aprovechar estas ideas e incorporarlas en las decisiones comerciales con más rapidez.

En una empresa, que trata de trabajar en equipo con otras organizaciones, como partners o clientes, las tecnologías de conferencias en línea y TelePresence pueden ser ventajosas para ayudar a lograr sus objetivos. Estas tecnologías permiten a las personas colaborar con más frecuencia y lograr mejores resultados, además de reducir los costos en concepto de viajes y telecomunicaciones.

En resumidas cuentas, una combinación equilibrada de una cultura, procesos y parámetros de medición, habilitados por la tecnología, es el secreto para lograr una colaboración exitosa. Las empresas que adoptan la colaboración, implementan los procesos y parámetros de medición adecuados desde los gerentes ejecutivos hasta los empleados de nivel básico, y seleccionan las herramientas adecuadas para el tipo de colaboración que es importante para ellas, logran resultados inmediatos de gran alcance, es decir, logran mejorar su ventaja competitiva, optimizar su eficiencia y aumentar sus ingresos y márgenes de ganancia.

*Artículo cortesía de Bmighty.com