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Corporación de Abastecimiento y Servicios Agricolas

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CASA implanta telefonía IP para garantizar seguridad alimenticia de 9 millones de venezolanos

Situación: Solución: Beneficios:
Se requería mejorar la comunicación entre las 12 gerencias de la Corporación para hacer más eficiente el proceso de logística de distribución de alimentos a nivel nacional. Implantación de una moderna solución de Comunicaciones Unificadas de Cisco que conecta 34 puntos distribuidos en todo el país de manera que la comunicación entre departamentos sea más eficiente y así se incremente la productividad de los colaboradores.
  • Procesamiento de las órdenes en 1 día, en comparación con el sistema anterior que tomaba una 15 días.
  • Mejor control del proceso de órdenes a través de la Internet.
  • Incremento mayor al 80% en la productividad de la Corporación.
  • Automatización de la logística de distribución de alimentos a nivel nacional.

¿Qué tienen en común el presidente de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (CASA), el conductor del camión No 86, el analista de despacho y el jefe del silo ubicado en Barrancas del Orinoco.  Simple, todos utilizan la telefonía IP de Cisco.

Fue en 2005 cuando CASA decidió implantar la plataforma de comunicaciones unificadas de Cisco para mejorar la forma y velocidad de contacto entre sus distintas gerencias (alrededor de 20,) que sin duda impacta en su objetivo: la distribución de 3.700 toneladas diarias de alimentos en todo el territorio nacional. Una responsabilidad considerada por el Gobierno como estratégica, pues se trata de satisfacer la necesidad de alimentación de millones de venezolanos. Hasta la fecha 9 millones de personas cuentan con los productos de la dieta básica en su mesa.

Para conocer el impacto de la tecnología en la corporación, basta con visitar el departamento de despacho ubicado en el piso 6 de la Corporación, mejor conocido como el “motor de CASA”. Una frase que resume la responsabilidad que tiene esta área encargada de recibir y procesar las órdenes de despacho de más de un centenar de empresas proveedoras, para un total de 13 rubros (arroz, azúcar, lácteos, por mencionar algunos. Cada rubro tiene un mínimo de 7 proveedores). El mismo departamento que entrega todos los días, a las 4 de la tarde en punto, el reporte final de las órdenes de despacho a la directiva reunida en la sala situacional.
Un mes después de la puesta en marcha de la telefonía IP de Cisco, la expresión de los cuatro analistas de despacho es de tranquilidad y confianza. “El nuevo sistema (Discovery) nos permite procesar de una manera más sencilla y rápida las órdenes. Ahora realizamos en apenas un día, la programación de una semana. Antes, la ejecución del mismo trabajo, tomaba 15 días”, expresó Alexander Fonseca, jefe del departamento de despacho.

Los viejos tiempos

Meses atrás, el ambiente y ritmo de trabajo en el mismo departamento era otro. La comunicación con los 38 coordinadores de productos se realizaba vía fax o correo electrónico –utilizaban cuentas gratuitas como yahoo o hotmail- y las órdenes se vaciaban en una hoja de Excel. “Por ejemplo, si se detectaba algún inconveniente con las órdenes de despacho de azúcar hacia El Tigre (estado Anzoátegui, zona oriental de Venezuela), se llamaba a los coordinadores, enviábamos un fax con la orden, se volvía a contactar a la misma persona para verificar si la comunicación había llegado y finalmente se procedía a despachar. En el departamento sólo teníamos un teléfono. Desde que se montaron los equipos IP no queremos saber nada de procesos manuales”, explicó Yesenia Serrano, analista de despacho.

La misma analista que antes de la implantación se encargaba de llamar a todos los coordinadores de productos y preguntarles el número de toneladas a despachar. “Al final del día uno salía con la oreja roja porque sólo teníamos un teléfono. Ahora tenemos 4 equipos IP”, recordó Serrano. “Si volvemos a la instrumentación de antes me muero” dijo Nathaly Montilla, otra analista.

Productividad

Actualmente el reporte se ingresa a la página Web de la Corporación, y a través del sistema Discovery se chequea estado por estado. “Podemos generar información por día, por semana, por mes y hasta por año. Tenemos mayor control del proceso, el trabajo es más eficiente. Ahora entregamos el reporte final una hora antes de lo previsto”, advirtió Fonseca con satisfacción.

Un estudio realizado a finales de 2006 entre gerentes, analistas y jefes de departamento arrojó que el uso de esta tecnología incrementó más de 80 por ciento la productividad en la corporación. Y es que en organizaciones como CASA, con una estructura a nivel nacional (28 plantas de silos, 6 centros de acopio, 2 frigoríficos y más de 100 proveedores) y por su función de garantizar la seguridad alimenticia del país, la comunicación es un factor clave.
 
“Nuestro objetivo inicial era desarrollar una infraestructura de redes que respaldara el proceso de logística. Afortunadamente, CASA contaba con un sistema de cableado de datos que aprovechamos para implantar la telefonía IP. Así empezamos a solucionar el cuello de botella que existía con la comunicación entre los distintos departamentos.  No disponíamos de extensiones, solo 20 líneas analógicas. En algunos departamentos el personal tenía que hacer cola para llamar por teléfono. En los silos por ejemplo, se realizan en promedio entre 5 y 10 llamadas diarias hacia la oficina de Caracas o viceversa. Era un imperativo contar con un sistema de comunicación robusto. La necesidad, la trayectoria y reconocimiento de Cisco en el mercado motivaron la selección”, comentó Jorge Márquez, jefe del departamento de redes y comunicaciones.

 

La solución incluye 340 teléfonos IP (modelos 7970, 7971, 7960, 7940, 7920 y 7912) y 20 IP Communicator. Actualmente CASA tiene 20 sitios remotos que se distribuyen entre los silos (15), centros de acopio (3) y frigoríficos (2). En total son 34 puntos. La implantación tomó 7 meses. El equipo promotor del proyecto está integrado por Jorge Márquez, jefe del departamento de redes y comunicaciones y líder del proyecto; Johana Olarte, Directora de informática del Ministerio de Alimentación Leonardo Castellanos,  Coordinador de redes y comunicaciones del Ministerio de Alimentación ; y Damián Alvarez, Líder del proyecto por parte de Cisco System.

Pronto

A propósito de los resultados obtenidos, el departamento de informática de CASA tiene previsto levantar el servicio de telefonía IP en la nueva sede –ubicada en el Edificio Las Fundaciones. “Estamos en plena mudanza, y gracias a las bondades de esta tecnología no hemos tenido interrupciones”, dijo Márquez, quien además agregó que también prevén ampliar la telefonía en los silos. “Queremos tener tres teléfonos por silos y que todo el M inisterio de Alimentación cuente con plataforma IP, mensajería unificada y el sistema de video conferencia).

Acerca de CASA

Empresa líder del Estado venezolano, adscrita al Ministerio de Alimentación, motor principal de la producción nacional, eficaz, eficiente, proactiva y garante de la seguridad alimenticia del país.

Acerca de Cisco

Cisco (NASDAQ: CSCO) es el líder mundial en redes que transforman la manera como la gente se conecta, comunica y colabora. Información acerca de Cisco está disponible en www.cisco.com. Para noticias, por favor diríjase a www.ciscoredaccionvirtual.com.

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