음성 및 컨퍼런스란?
기업의 음성 및 컨퍼런스 이용 방법
음성 및 컨퍼런스 이용 전에
파트너에게 해야 할 5가지 주요 질문
음성 및 컨퍼런스란?
음성 및 데이터 시스템을 결합하면 연결 상태를 더욱 원활히 유지하고 정보를 간편하게 공유할 수 있습니다. 비즈니스 전화와 컴퓨터 네트워크를 결합하면 팀원들은 어느 위치에 있든 서로를 보다 쉽게 찾을 수 있으며, 고객과 잠재 고객들은 최적의 담당자나 정보에 신속히 연결될 수 있습니다.
비즈니스가 성장함에 따라 IP 기반 커뮤니케이션 기술을 이용하여 신입 직원, 원거리 사무실이나 재택 근무하는 직원들을 최소의 노력과 지출로 추가할 수 있습니다. 각 단계마다 비즈니스의 성공에 필요한 커뮤니케이션 도구를 이용할 수 있습니다.
전체를 하나로 통합
통합 커뮤니케이션에 대해 이해하려면 회사에서 현재 사용하는 전화기, 휴대전화, 팩스, 인터넷, 음성 메시지 등 모든 도구를 고려해야 합니다. 그런 다음에는 일정표, 컨퍼런스 및 미팅 클라이언트, 이메일 및 메시징 등의 모든 생산성 애플리케이션도 고려해야 합니다. 이제, 개별적으로 분산되었던 도구들이 결합된 하나의 솔루션으로 동작하면서 다음과 같은 이점을 제공합니다.
- 오디오, 비디오 또는 웹 기술을 이용하여 원거리에서 미팅을 소집할 수 있습니다.
- 팀원들이 서로를 곧바로 찾을 수 있으므로 연락이 두절되는 사태가 없어집니다.
- 무선 장치로 주요 기술에 액세스할 수 있습니다.
- 고객을 적절한 시간에 관련 있는 사람과 연결할 수 있습니다.
- 직원들이 어느 위치에서나 작업할 수 있습니다.
- 신입 직원을 간편하게 추가 및 통합하여 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.
- 해커, 바이러스 및 기타 보안 위험으로부터 비즈니스를 보호합니다.
다음은 음성 및 컨퍼런스 기능을 갖춘 통합 커뮤니케이션 시스템의 각 부분이 어떻게 결합하여 기능을 발휘하는지에 대한 설명입니다.
IP 텔레포니
데이터 네트워크를 통해 연결되는 전화 서비스(다이얼 톤, 전달, 대기, 전화 회의 및 기타 표준 기능 포함)입니다. 직원들은 어느 위치에서든 회사 안의 누구에게나 통화를 전달할 수 있으며, 원거리의 직원들은 사무실과 연결되는 안전한 가상 사설망(VPN)을 통해 모든 전화 서비스에 액세스할 수 있습니다.
소프트웨어
직원들은 음성 및 컨퍼런스 소프트웨어를 이용하여 간편하게 미팅을 위한 컨퍼런스 호출을 설정하고 프리젠테이션을 공유하며 화상회의를 통해 서로를 보고 즉시 메시지를 교환할 수 있습니다. 이 모두를 사용이 간편한 하나의 프론트 엔드에서 이용할 수 있게 되었습니다.
프레젠스 솔루션
전화 연락 두절 상태 또는 사무실 밖에 있는 사람에게 연락하기 위해 시간을 낭비하는 일이 없어집니다. 가용한 사람의 실시간 상태 정보를 온라인으로 제공하는 "프레젠스" 애플리케이션을 이용하여 동료의 가용성, 위치 및 연락처 정보를 실시간으로 확인할 수 있습니다.
통합 메시징
이메일 사서함에서 이메일, 음성 메시지, 팩스 등을 모두 확인할 수 있습니다. 통합 메시징 기능을 이용하면 매일 사용하는 도구에 항상 간편하게 연결할 수 있습니다.
리치 미디어 컨퍼런스
원거리 사용자와 팀은 컨퍼런스 솔루션을 통해 음성, 비디오, 웹 또는 이 세 가지의 조합을 이용하여 컨퍼런스를 소집할 수 있습니다. 리치 미디어 컨퍼런스를 이용한 미팅으로 모든 사람이 쉽게 참여하고 보다 잘 협력할 수 있습니다.
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기업의 음성 및 컨퍼런스 이용 방법
음성 및 컨퍼런스 도구를 이용하면 보다 나은 고객 서비스를 제공하고 직원들이 어디에서나 작업할 수 있습니다. 또한 파트너에게 공급망 액세스를 제공하는 데 유용하도록 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다.
다음은 기업이 음성, 컨퍼런스 및 통합 커뮤니케이션 솔루션을 이용하기 위한 몇 가지 방법입니다.
고객 센터
- 고객들에게 간편하고 신속한 비즈니스 액세스 제공
- 고객이 호출하면 직원의 화면에 고객 정보 표시
통합 커뮤니케이션 솔루션의 일부인 고객 연락 센터 기술을 이용하면 전화, 팩스, 이메일, "라이브 메신저(click-to-chat)" 등의 다양한 연락 옵션을 제공할 수 있습니다. 지원 팀은 이 솔루션을 통해 이들 옵션을 모두 결합함으로써 보다 빠르고 대상이 명확한 서비스를 제공할 수 있습니다.
이동성
- 음성, 비디오, 데이터 중 원하는 방법으로 원거리에서 사무실 액세스
- 원격 컨퍼런스를 위한 풍부한 옵션 제공
- 이동 중인 직원의 연결성 및 대응성 향상
직원들은 더 이상 자신의 책상에서만 일하지 않고 현장 영업 시, 공항, 집 또는 회사 내의 다른 위치에서도 작업할 수 있습니다. 작업자들은 휴대 전화, 집 전화 또는 모든 임시 원격 작업용 전화로 수신되는 비즈니스 호출을 하나의 비즈니스 전화번호로 통합하여 어느 위치에서 일하든 즉시 받을 수 있습니다.
공동 작업
- 협업 도구에 간편하게 액세스
- 일정표 작성 및 메시징을 통한 간편한 조정
음성, 컨퍼런스 및 통합 커뮤니케이션 솔루션을 이용하면 기존의 다양한 유무선 장치를 사용해야 하던 것에서 간편하게 한 가지 인터페이스로 통합됩니다. 이를 통해서 음성 및 웹 컨퍼런스, 비디오, 음성 메시지 등 미팅을 여는 데 필요한 협업 도구에 액세스할 수 있습니다.
비용 절감, 생산성 개선
- IP 전화 시스템으로 전화 요금 절약
- 통합된 음성 및 데이터 네트워크로 설치 및 관리 간소화
- 통합 메시징으로 메시지 관리에 소요되는 시간 단축
- 음성 및 웹 컨퍼런스로 생산성 향상 및 출장비 절약
실제로, 통합된 음성 및 데이터 네트워크를 이용하면 장거리 통화 요금, 관리비, 그리고 출장비를 매년 수천 달러 이상 절감하고 생산성은 더욱 높일 수 있습니다.
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음성 및 컨퍼런스 이용 전에
시작할 준비가 되었습니까? 다음은 시작하기 전에 고려할 사항입니다.
현재 네트워크 상태
일반적으로 새로운 네트워크는 음성 및 컨퍼런스를 위해 보다 강력한 토대를 제공합니다. 시작하기 전에 다음 사항을 고려하십시오.
- 사용 기간 - 네트워크를 구축한 지 5년 이상 되었다면 새롭게 재구성할 적절한 시점입니다.
- 리셀러 투입 - 리셀러 파트너가 평가를 실시하여 네트워크 용량 및 준비 상태를 확인할 수 있습니다.
전화 시스템
IP 전화 시스템으로 이전하는 경우 기존의 음성 커뮤니케이션 시스템은 어떻게 해야 할까요? 회사의 PBX를 반드시 제거할 필요는 없고, 회사 상황에 따라 통합 네트워크로 마이그레이션하면 됩니다. 그렇게 하면 상황에 따라 적당한 속도로 새로운 IP 전화 시스템으로 이전할 수 있을 것입니다.
직원들의 참여
회사가 투자 수익을 거두려면 직원들이 실제로 사용하게 될 시스템을 갖추어야 합니다. 다음에 대한 직원들의 이해가 필요합니다.
- 변화가 필요한 이유 - 직원들이 변화가 그들 자신과 회사에 어떤 중요성을 갖는지 이해하게 되면 새로운 시스템을 사용하고 그들 자신에게 행해지는 모든 조정을 감내할 동기를 갖게 됩니다.
- 해야 할 일 - 직원들은 자신의 업무와 관련된 변화에 더 많이 투입되게 됩니다. 이전 과정 또는 이전이 완료된 후 작업 또는 정보 공유를 위해 직원들이 어떤 역할을 해야 하는지 알려주어야 합니다.
- 얻게 될 혜택 - 음성 및 컨퍼런스를 통한 보답은 중요한 것입니다. 이러한 혜택에 대해 직원들에게 반복적으로 설명하여 변화를 환영하는 분위기를 조성해야 합니다.
교육
음성 및 컨퍼런스는 직원들이 정보를 공유하고 연결 상태를 유지하기 위한 새롭고 강력한 방법입니다. 교육은 생산성 증가, 커뮤니케이션 향상 및 시간 절약을 위한 신속 간편한 수단입니다. 교육은 이러한 도구가 충분히 활용되는지, 그리고 직원들이 투자에 대한 최대의 성과를 얻고 있는지를 확인하는 유용한 방법입니다. 교육에 가장 적합한 시간과 팀에게 주어지는 혜택에 대해 이해시킬 수 있는 최적의 방법을 리셀러 파트너에게 알려주십시오.
보안
회사는 인프라, 정보 및 애플리케이션을 보호해야 합니다. 바람직한 보안 계획은 현재의 위협 및 새롭게 등장하는 위협을 차단하는 데 적합한 보호가 이루어지도록 합니다.
- 팀원들마다 서로 다른 액세스 수준이 필요합니까?
- 어떤 종류의 장치에서든 정보와 네트워크에 액세스할 수 있는 사람을 통제할 수 있습니까?
- 시스템은 회사 커뮤니케이션을 어떻게 보호하며 회사 정보에 대한 무단 액세스를 어떻게 제한합니까?
- 솔루션은 단기적으로나 장기적으로나 보호를 제공하고 있습니까?
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다음은 중소기업 솔루션을 제공할 파트너에게 해야 할 5가지 중요한 질문입니다.
- 중소기업과 전문적으로 거래합니까? 시스코는 중소기업에게 기술 솔루션 및 지원을 제공하는 데 특히 역점을 두고 있는 인증 파트너들로 구성된 네트워크를 보유하고 있습니다. 이 파트너들 중 다수는 그들 자신도 중소기업이므로, 귀하의 비즈니스 과제와 목표를 누구보다도 잘 이해합니다. 시스코 인증 파트너는 특정 기술 분야에서 그 기술을 검증받은 전문가들입니다. 그들은 고객의 비즈니스를 위한 네트워크 솔루션을 설계, 배포 및 최적화하기 위한 교육, 지원 및 서비스를 보유하고 있습니다. 또한 이들은 언제나 최신 소프트웨어와 하드웨어 업데이트뿐 아니라 새로운 시스코 제품 및 솔루션을 갖고 있습니다.
- 판매 후에 제공되는 지원 서비스에는 어떤 것이 있습니까? 파트너가 판매 후 제공할 수 있는 지원에 대해 자세히 물어보십시오. 예를 들어, 파트너는 퇴근 후 또는 비상 시 지원을 제공합니까? 만일 그렇다면 그 지원은 어떤 시간에 이용할 수 있습니까? 구체적으로 제공되는 지원 수준을 서비스 수준 계약(SLA)에 명시해야 합니다. 또한 많은 시스코 파트너들이 시스코 엔지니어와 광범위한 기술 리소스를 언제든지 이용할 수 있는 기술 지원 서비스를 제공한다는 점을 잊지 마십시오. 이 기술 지원 서비스는 수상 경력도 갖고 있습니다.
- 이 새로운 솔루션은 기존의 IT 환경과 어떻게 통합됩니까? 시스코 파트너는 귀하의 비즈니스 요구 사항에 대해 의논하고 현재의 시스템 및 네트워크 인프라를 평가할 수 있습니다. 그런 다음에는 현재의 요구를 만족하는 솔루션 옵션을 제공하고 비즈니스와 함께 성장하도록 하며, 또한 귀하의 예산 범위를 벗어나지 않도록 할 수 있습니다.
- 이 솔루션은 비용 절감 및 경비 관리에 어떤 도움을 줍니까? 시스코의 엔드 투 엔드 솔루션은 멀티 벤더 솔루션보다 유지 관리 및 지원이 간편합니다. 또한 네트워크 향상을 위한 예산을 세울 때는 하드웨어 구매 시 포함되지 않은 모든 소프트웨어 비용, 유지 관리, 교육, 지원, 추가 담당자(필요한 경우) 및 기타 요소들을 반드시 고려해야 합니다. 리서치 회사인 Gartner는 그러한 간접비가 조직의 총 기술 비용의 60%에 달하는 것으로 추정합니다. 따라서 시스코 파트너와 함께 작업한다면 최선의 TCO를 달성할 수 있을 것입니다.
- 도입 준비를 위해 해야 할 일은 무엇입니까? 설치하기 전에 파트너가 최대한 유연하게 네트워크 업그레이드를 수행할 수 있도록 네트워크, 사용자, 비즈니스 절차 및 보안 요구 사항에 대해 어떤 정보를 필요로 하는지 물어보십시오. 또한 네트워크를 업그레이드할 때 귀사와 같은 기업이 직면하는 공통적인 과제 또는 간과된 사항은 무엇인지도 물어보십시오.
궁금한 점이 있으십니까?
자세한 내용과 필요한 정보는 시스코 파트너에게 문의하십시오.
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